Digitaal duurzaam: het moet in één keer goed!

Op een mooie septembermiddag organiseerden IMG100.00+, VNG en KING in Almere een themamiddag, gewijd aan digitale duurzaamheid in verband met de nieuwe Omgevingswet. De burgemeester aldaar, Franc Weerwind, spreekt met gezag over dit onderwerp. Hij is namelijk ook voorzitter van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid.

Op een mooie septembermiddag organiseerden IMG100.00+, VNG en KING in Almere een themamiddag, gewijd aan digitale duurzaamheid in verband met de nieuwe Omgevingswet. De burgemeester aldaar, Franc Weerwind, spreekt met gezag over dit onderwerp. Hij is namelijk ook voorzitter van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid.
Weerwind opende met de gevleugelde woorden: “Wie zijn verleden niet kent, begrijpt het heden niet en heeft geen idee wat de toekomst kan brengen.” Iedereen zal zijn eigen voorbeelden kennen waarin kennis van de geschiedenis essentieel is. Uit zijn persoonlijke geschiedenis of uit de geschiedenis van zijn stad, regio of land. Er zijn ook andere redenen om goed te zorgen voor onze informatie. Zo is de beschikbaarheid van informatie een belangrijke voorwaarde om een open en betrouwbare overheid te kunnen zijn. Het gaat ook over efficiënt werken. Onze collega’s in onze eigen organisatie, maar ook onze partners, hebben onze informatie nodig. Niet alleen nu maar ook de langere termijn. We hebben een geheugen nodig om te kunnen functioneren. We hebben terecht steeds meer aandacht voor de kwaliteit van onze informatie, voor de veiligheid ervan en voor de bescherming van privacy. Maar we sturen nog te weinig op het simpele gegeven dat informatie moet blijven bestaan.

Wat is er aan de hand?
Weerwind vervolgde: er is veel, heel veel digitale informatie. We weten eigenlijk niet hoeveel, en vaak weten we niet wat we ermee aan moeten. Onze mailboxen puilen uit, onze data verzamelingen worden groter en groter, en veel van onze informatie staat niet bij ons, maar bij leveranciers en ketenpartners. Hoe houd je hier overzicht over? Hoe kun je er iets in vinden? En als je wat vindt: hoe betrouwbaar is het dan?
Bij ons allemaal ligt een opgave. Dat maakt het meteen moeilijk. Het bewaren van informatie is een opgave van bestuurder tot dienstverlener en beheerder. En opgaven voor iedereen eindigen vaak in opdrachten aan… niemand. Het is een wicked problem, om met hoogleraar informatiemanagement Rik Maes te spreken.
Dit wicked problem wordt steeds complexer door de groeiende hoeveelheid informatie en door de toename van de toepassingsmogelijkheden. Bovendien raakt informatie steeds meer verspreid. We werken in ketens. Binnen die ketens moet informatie worden uitgewisseld en worden bewaard.

De urgentie
Dat overheden hun (digitale) informatie niet op orde hebben, is uit heel veel rapporten van parlementaire commissies, rekenkamercommissies, inspecties en onderzoeksbureaus, bekend. De urgentie om daar wat aan te doen neemt toe in het zicht van nieuwe wet- en regelgeving. Weerwind wees onder meer op de Wet hergebruik overheidsinformatie, de Wet meldplicht datalekken en de Wet open overheid. Deze laatste initiatiefwet gaat uit van het principe dat alle informatie die openbaar kan zijn, meteen ook beschikbaar moet zijn.
Om deze nieuwe wetten uit te kunnen voeren moet de basis op orde zijn. Het gebeurt nog vaak dat bewaarcondities geen onderdeel uitmaken van het selecteren, dan wel ontwerpen van onze informatiesystemen. Privacy en veiligheid krijgen gelukkig wel steeds meer aandacht. Maar er valt nog een wereld te winnen als we kijken naar het bewaren van informatie. Hoopgevend is de aandacht die nu wordt besteed aan digitale archivering bij de invoering van de Omgevingswet. Een ander goed voorbeeld is het project Archief Innovatie Decentrale Overheden (AIDO), waarin standaarden en handreikingen worden ontwikkeld. Goede voorbeelden zijn ook in het buitenland te vinden, bijvoorbeeld in Australië waar vanaf de jaren ’90 een vruchtbare samenwerking is ontstaan tussen universiteiten, ICT-bedrijven, informatie managers bij de overheid en bij archiefinstellingen. Het Australische programma Digital Continuity 2020 bestaat uit drie fundamentele uitgangspunten waar wij een voorbeeld aan kunnen nemen: informatie wordt gewaardeerd, informatie wordt digitaal beheerd en informatie is interoperabel (uitwisselbaar). Deze principes worden consequent doorgevoerd in de programma’s en projecten.

Het moet meteen goed!
Digitale informatie kan alleen goed behouden blijven als het vanaf ontvangst of van creatie, goed wordt vastgelegd. Het moet meteen goed! Achteraf repareren is in een digitale wereld vrijwel onmogelijk. Onze informatiesystemen moeten op duurzaamheid zijn ingericht. We moeten daarom samenwerken aan archivering by design. Weerwind ziet dat als een opdracht aan het nieuwe kabinet. De sprekers na hem bleken zijn boodschap al goed te hebben verstaan.

Archiveren by design in het Digitaal Stelsel Omgevingswet
Eric Dolle (VNG) gaf een algemene inleiding op de Omgevingswet en ging met name in op archiveren by design in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het eindrapport van de Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet1 bevat in hoofdstuk 5 een aantal scherpe conclusies, die illustreren dat er nog veel moet gebeuren en er een ware cultuuromslag zal moeten plaatsvinden:

• Gemeenten en hun ketenpartners werken, op het terrein van de Omgevingsvet, nog lang niet volledig digitaal. Digitaal archiefbeheer is amper ontwikkeld, voorzieningen daarvoor zijn nog in ontwikkeling. Voor een effectieve invoering van de Omgevingswet is het noodzakelijk dat zorgdragers maatregelen nemen om informatie digitaal te verwerken en om die digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. 
• Het ontbreekt aan duidelijkheid en afspraken tussen betrokken partijen over archivering en daarmee de duurzame toegankelijkheid van alle archiefwaardige informatie. 
• Onvoldoende duidelijkheid is er over de wijze waarop de verantwoordelijkheid nagekomen kan worden voor de archiefplicht betreffende informatie in gemeenschappelijke voorzieningen. 
• Archivering en daarmee duurzame toegankelijkheid van technisch complexe informatiesets is noodzakelijk, maar niet eenvoudig te realiseren. In de dagelijkse praktijk is hiermee zeer beperkt ervaring. 
• Vanwege de complexiteit kan het efficiënt en effectief zijn om de duurzame toegankelijkheid van technisch complexe informatiesets in gemeenschappelijke voorzieningen te realiseren in plaats van door iedere zorgdrager voor zich. 

Daaruit volgen 15 aanbevelingen:

1. Borg dat alle zorgdragers medio 2019 vervangingsbesluiten hebben voor de digitalisering van alle, niet digitaal ontvangen informatie in de processen ter uitvoering van de Omgevingswet. 
2. Borg dat alle zorgdragers deze digitale informatie duurzaam toegankelijk hebben, overeenkomstig archief weten regelgeving (zoals de zgn. Selectielijst archiefbescheiden). 
3. Laat de VNG door middel van ledenbrieven en andere communicatiemiddelen de zorgdragers oproepen om speciale aandacht aan bovenstaande twee punten te geven. 
4. Borg dat de uitvoering van de roadmaps voor vervanging en duurzame toegankelijkheid landelijk wordt gemonitord. 
5. Onderzoek wat het voor de uitvoering van de Omgevingswet betekent als er nog geen sprake is van volledige digitale duurzame toegankelijkheid. 
6. Onderzoek nut en noodzaak van gezamenlijke voorzieningen voor digitaal archiefbeheer en de diensten die dergelijke voorzieningen moeten bieden. 
7. Borg de monitoring van de voorzieningen die zorgdragers beschikbaar hebben om digitale informatie duurzaam te houden. 
8. Ontwikkel een juridisch kader vanwege de zorg voor het archief bij het overdragen (en mandateren of delegeren) van taken voor de uitvoering van de Omgevingswet. 
9. Zorg voor helderheid over de vraag of de termen bevoegd gezag, bronhouder en zorgdrager zonder meer op een lijn kunnen worden gesteld. 
10. Werk een aantal scenario’s uit van (keten)samenwerking met bijbehorend bevoegd gezag, bronhouder en zorgdrager en de consequenties voor archivering (wie, wanneer, wat). 
11. Stel een handreiking op voor zorgdragers over het inrichten van archivering c.q. duurzame toegankelijkheid bij samenwerking in ketenprocessen en de standaarden c.q. eisen waaraan voldaan moet worden vanwege onder meer privacybescherming en uitwisselbaarheid van informatie. 
12. Onderzoek hoe de duurzame toegankelijkheid gerealiseerd kan worden voor informatie in gemeenschappelijke voorzieningen in het DSO, overeenkomstig de Archiefwet. 
13. Borg dat duurzame toegankelijkheid van informatie een onlosmakelijk onderdeel wordt van het ontwerp, de realisatie, de implementatie en het beheer van het DSO. 
14. Onderzoek de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid van omgevingsplannen en andere digitale ICTtechnisch complexe informatieobjecten en de benodigde (gezamenlijke) voorzieningen daarvoor. 
15. Stel een handreiking op voor archivering van omgevingsplannen en andere ICT-technisch complexe informatieobjecten waarin de hiervoor genoemde aspecten aan de orde komen: overbrengen in een open en gedocumenteerd bestandsformaat, hanteren van een juiste preserveringsstrategie en beschikbaarheid van de juiste viewersoftware. 

Aan de slag: wie trekt de kar?
Volgende sprekers Fans Smit (IMG100.000+), Jamil Jawad en Peter Oude Heuvel (AIDO) belichtten de algemene ontwikkelingen op archiveringsgebied. ‘Archivering’ hoort niet alleen op de agenda van de Archiefcommissie, maar stijgt ook op de agenda van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid. De commissie ondersteunde de bestuurlijke brandbrief van april 2015, waarin wordt gewaarschuwd voor digitale dementie. ‘Archivering’ is een belangrijk onderdeel van de informatie-architectuur. Het e-depot wordt volwassen. De resultaten van AIDO komen beschikbaar. Het gevoel van urgentie groeit en innovatieve technologie ontwikkelt zich in hoog tempo. Maar wie trekt de kar écht? Bestuurder, dienstverlener, beheerder? Wie moet er binnen de organisatie zorgen voor voldoende financiële middelen, personele capaciteit, kennis en ervaring? Daarover liepen de meningen uiteen, al keek menigeen verwachtingsvol in de richting van de gemeentesecretaris en de CIO.

Kees.duijvelaar@vng.nl, Mr. K.A.M. (Kees) Duijvelaar is senior beleidsmedewerker bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

¹ Eindrapportage Verkenning Informatievoorziening Omgevingswet VNG, 18 april 2016, te vinden op http://kinggemeenten.nl/sites/king/files/Eindrapportage-VIVO-VNG-april-2016-v1.0.pdf.

² Brandbrief van 2 april 2015, Voorkom digitale dementie, te vinden op https://vng.nl/files/vng/20150417_brief_aido_1.1.pdf.