20 november 2013

Digitale duurzaamheid topprioriteit

image for Digitale duurzaamheid topprioriteit image

Medio 2011 stuurden de toenmalige staatssecretaris van OCW en de minister van BZK de Archiefvisie naar de Tweede Kamer. De brief verkondigt het voornemen te komen tot een overheidsbreed archiefconvenant en de uitwerking van een innovatieagenda. Na intensief bestuurlijk overleg werden eind 2012 de handtekeningen gezet onder het Archiefconvenant 2012-2016, met als bijlage een innovatieagenda op hoofdlijnen. Voor uitvoering van de innovatieagenda heeft het ministerie van OCW circa € 2 miljoen per jaar beschikbaar gesteld voor de jaren 2013 tot en met 2016.

Medio 2011 stuurden de toenmalige staatssecretaris van OCW en de minister van BZK de Archiefvisie naar de Tweede Kamer. De brief verkondigt het voornemen te komen tot een overheidsbreed archiefconvenant en de uitwerking van een innovatieagenda. Na intensief bestuurlijk overleg werden eind 2012 de handtekeningen gezet onder het Archiefconvenant 2012-2016, met als bijlage een innovatieagenda op hoofdlijnen. Voor uitvoering van de innovatieagenda heeft het ministerie van OCW circa € 2 miljoen per jaar beschikbaar gesteld voor de jaren 2013 tot en met 2016. Programmamanager Anouk Baving en programmasecretaris Robbert Jan Hageman (gehuisvest bij het Nationaal Archief) rapporteerden erover in het Archievenblad van maart 2013.

Innovatieagenda
In navolging van de archiefvisie 2011 en het archiefconvenant 2012 omvat de innovatieagenda 2013-2016 vijf lijnen waaraan het programma moet bijdragen:

  1. Digitale duurzaamheid
  2. Openbaarheid en selectie
  3. Toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland
  4. Documenteren van de samenleving
  5. Kwaliteitszorg en bestelversterking

Het innovatieprogramma Archief 2020 is ingericht om met de sector te komen tot een digitale archieffunctie die toekomstvast is. Het programma bouwt voort op de voorstellen van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD) in 2009 voor een landelijke digitale infrastructuur. Voor de uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het ministerie van OCW, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW).
Namens de koepelorganisaties initieert ook de projectleider Archiefinnovatie decentrale Overheden (Daan Hertogs) activiteiten om overheden bewust te maken van het belang van digitaal archiveren, zodat er in vier jaar tijd met de innovatieagenda concrete en structurele producten worden opgeleverd voor overheden en hun archiefdiensten. Het programmabureau Archief 2020 stimuleert samenwerking in de keten en zorgt voor het optimaal benutten van kennis en ervaringen. Jaarlijks worden uitvoeringsplannen opgesteld.
Voor de beoordeling van projectvoorstellen hanteert het programma een afwegingskader. Naast een eigen bijdrage (matching) aan de projectkosten, dient het voorstel te voldoen aan een aantal inhoudelijke criteria.
De plannen zijn te vinden op www.nationaalarchief.nl/archief2020. Daar staat ook een samenvatting van de voorgeschiedenis van het programma.

Doelstellingen en nulmeting
De eerste maanden van dit jaar zijn programmamanager Anouk Baving en programmasecretaris Robbert Jan Hageman druk bezig geweest met het programmaplan Archief 2020. Doelstellingen moesten SMART’er. En afstemming met potentiële uitvoeringspartners in de sector was cruciaal. Op 31 mei ging het plan naar de opdrachtgever, de minister van OCW. En dus kon vanaf 1 juni de uitvoering echt beginnen.
Voor Archief 2020 is Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) inmiddels gestart met een nulmeting als basis voor periodiek onderzoek om de voortgang en impact van de innovatieagenda en het uitvoeringsprogramma vast te kunnen stellen. DEN richt zich in dit onderzoek op de ontwikkelingen bij archivarissen en archiefbeheerders. De nulmeting van de stand van zaken bij archiefvormers wordt eind 2013 opgezet in samenwerking met de overheidskoepels.

Tot zover de bureaucratie en de theorie.

Anouk Baving
Anouk Baving

Interview
Maar hoe realiseer je een en ander in de weerbarstige praktijk van alle dag? We vragen het Anouk Baving op een zonnige vrijdagmorgen bij het Nationaal Archief, waar haar bureau is gehuisvest.

Programmamanager Anouk Baving was na haar studie Engels en Cultuurbeleid, werkzaam bij het ministerie van OCW en als interim-manager. Nu is ze terechtgekomen bij het Nationaal Archief voor het overheidsbrede innovatieprogramma Archief 2020 dat loopt van 2013 t/m 2016.

Tijdens de KVAN-dagen in Amsterdam verzorgde Martin Berendse op 10 juni 2013 de formele aftrap van het programma Archief 2020. Volgens Berendse leidt samenwerking onder de vlag van Archief 2020 tot enkele mijlpalen. In 2014 moet er een gedragen beeld zijn van open toegang tot archieven. In 2015 moeten binnen de sector gemeenschappelijke afspraken zijn gemaakt over digitale depotvoorzieningen en wil het Nationaal Archief zichtbaarder zijn als kenniscentrum. Zo’n toegang op nationaal niveau overstijgt het instellingsniveau, zodat archieven te doorzoeken zijn over instellingsgrenzen heen. Dat is de netwerkgedachte. Hij verkondigde het met veel enthousiasme, maar 2014 komt akelig dichtbij. Hoe schat je de haalbaarheid in?
Anouk Baving: “De archiefvisie (2011) is het vertrekpunt en daarin hebben veel instellingen al inbreng gehad. Over de principes is de sector het dus eens. Instellingsonafhankelijke toegankelijkheid zoals het bibliotheekwezen dat kent, past bij het ‘open government’-beleid en stelt de gebruiker voorop. Maar wat betekent dat voor een archiefinstelling? Daarover verschillen de beelden. Het is een ontwikkelproces, waarin we samen optrekken met het Europese project APEx en met de sector nadenken over technische standaarden en hergebruik van informatie.
De andere mijlpalen vormen eveneens verandertrajecten rond de vraag wat nodig is om duurzame toegankelijkheid tot een succes te maken. Concreet? Samenwerking in pilotprojecten levert kennis, probleemstellingen en oplossingen op waar anderen weer van kunnen leren. De gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief werken bijvoorbeeld samen aan een e-depotpilot. Deze pilot levert een businesscase op rond de uitplaatsing van digitaal archief van de gemeente in het e-depot van de archiefinstelling. De duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie blijft zo voor formele overbrenging gewaarborgd. Ook anderen willen praktische kennis en ervaring opdoen over procedures, dienstverlening en kosten. Elders zal de toegankelijkheid van bijvoorbeeld Wabo-dossiers aandacht krijgen. Het programma draait zelf geen projecten, maar zoekt partners voor projecten, steunt hen zo mogelijk en werkt aan verspreiding van de in projecten opgedane kennis. Koplopers hoeven dan niet persoonlijk zelf het hele land voor te lichten. We zetten ook actief in op zaken die landelijk bij elkaar moet worden gebracht, bijvoorbeeld ontwikkelde metadatasets. In gezamenlijkheid kan een standaard worden ontwikkeld. Daar starten we dit jaar al mee. De versterking van het Nationaal Archief als kenniscentrum in het landelijk kennisnetwerk hoort daar ook bij. We benaderen de opgaven dus van meerdere kanten.”

Je bent nu enig tijd in functie. Wat doet een programmamanager zo de hele dag? Loopt het programma tot dusver zoals je gedacht had? Wat is je opgevallen?
“De uitvoering startte vier maanden geleden. Ik probeer geïnteresseerde partijen bij elkaar te brengen. ‘Samen uitproberen’ is van wezenlijk belang voor het behalen van de programmadoelen. Wat me is opgevallen in de archiefsector is dat men graag inhoudelijk debatteert, zonder een gezamenlijke beeld over de uitkomst. Het zou jammer zijn als ieder het wiel denkt te moeten uitvinden. Ook een meer projectmatige en resultaatgerichte aanpak wil ik stimuleren. Dat is minder vrijblijvend. Organisaties moeten, net als iedereen, keuzes maken en dat is soms lastig. Als je digitale dienstverlening de voorrang geeft boven fysieke dienstverlening, dan moet je daar meer mensen en middelen op inzetten. Een digitaal loket is niet voldoende. Dat geldt voor alle delen van de overheid, dus ook de archieven zelf. Dat kan betekenen dat je andere zaken niet meer doet. Ik wil de informatie- en archiefsector helpen zichtbaar te maken wat moet veranderen en hoe die veranderingen te realiseren. Ook de zichtbaarheid van Archief 2020 wil ik dit najaar daarom vergroten, zodat koplopers en vernieuwers ons sneller weten te vinden en anderen makkelijker de informatie vinden die ze zoeken.”

Een landelijke infrastructuur voor digitale informatie (en toegankelijkheid) overstijgt de bestuurlijke indeling (en verantwoordelijkheden) van rijk, provincie, gemeenten en waterschappen. Dat betekent dat het programma ‘Archief 2020’ hoog op de bestuurlijke en politieke agenda moet staan. Is er voldoende ‘politiek bewustzijn’ om te komen tot een landelijke digitale infrastructuur?
“De minister van OCW investeert al in Archief 2020. Daarnaast is er de komende jaren ook geld (28 miljoen RS/GJ) voor de digitale infrastructuur voor de rijkscollectie (fysiek en digitaal overgedragen archieven). Het Nationaal Archief krijgt daarin een regierol. Dat is een flinke impuls en daar spreekt bewustzijn uit. In Archief 2020 werken alle overheden samen en zal het gesprek over de ontwikkeling van een landelijke digitale infrastructuur dus breder gevoerd worden. Bestuurlijke betrokkenheid is van cruciaal belang als hefboom om de archiefsector in de overgang naar de digitale informatiemaatschappij te kunnen positioneren. En archiefdiensten moeten bestuurders helpen nadenken over oplossingen. Het zou helemaal mooi zijn wanneer dat gaat betekenen dat alle overheden bereid zijn te investeren in digitale duurzaamheid.”

Welke projectvoorstellen die door het veld zijn ingediend hebben je verrast?
“Het loopt nog niet storm. Sommige overheden en instellingen hebben Archief 2020 niet nodig om de eerste stappen te zetten, maar zoeken wel samenwerking. Anderen kost het moeite om ketenpartners en middelen bij elkaar te krijgen voor vernieuwing. Het gaat Archief 2020 niet om kwantiteit (er is geen subsidieregeling). Projecten moeten aan de programmadoelen bijdragen. Je moet bereid te zijn actief bij te dragen aan het project en geleerde lessen te delen. De zoektocht en de keuzes die je onderweg maakt, zijn even belangrijk als het eindresultaat.”

De traditionele grenzen tussen de vakgebieden DIV en archief vervagen onder invloed van de digitalisering van informatie. Hoe speelt het programma daar op in?
“Digitaal werken = digitaal archiveren. In het digitale tijdperk begint archiveren bij het ontstaan van documenten. De bekende rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de opsteller van een document, de DIV’er en de archivaris gaat daarmee op de schop. Het traditionele archiefwezen en informatiemanagement schuiven in elkaar. Het programmabureau zal in deze samen optrekken met koplopers. Er zijn instellingen waar archivarissen en recordsmanagers elkaar uitstekend kunnen vinden. Vanuit het Nationaal Archief is Martin Berendse intensief betrokken bij de informatiehuishouding van het rijk. Dat soort bewegingen zie je ook elders. Onvermijdelijk leiden ze soms tot discussies over rollen en bevoegdheden, maar daar mag het proces niet op stuklopen. De archivaris moet bij de Chief Information Officers aan tafel komen. Dat lukt niet als het beeld bestaat dat je alleen verzamelaar van erfgoed bent. Vervolgens is de sector aan zet om gemeenschappelijk praktische instrumenten aan te bieden voor de inrichting van de informatiehuishouding. Archiefinstellingen hoeven bovendien niet te wachten tot instelling x of y een e-depot ontwikkelt. Je kunt meteen al aan de slag aan de voorkant van het informatieproces.

Welke voorstellen mogen we van het programma verwachten omtrent de organisatie van het informatiemanagement/archiefwezen?
“In het archiefwezen van 2020 is een taak- en arbeidsverdeling goed denkbaar. Diverse kenniscentra vormen een netwerk. En naarmate je toegroeit naar een instellingsonafhankelijke toegankelijkheid, kunnen er juist specialismen ontstaan. Gebruikers, zowel ambtenaren als onderzoekers, worden dan optimaal bediend. Ik zou instellingen adviseren om na te denken over welke rol ze willen vervullen. Daarvoor is geen blauwdruk.”

Overheidsorganisaties hebben de afgelopen jaren honderden miljoenen geïnvesteerd in systemen om hun documenthuishouding beheersbaar en toegankelijk te krijgen. Recent komen daar investeringen bij om het zaakgerichte werken te ondersteunen. Zien deze organisaties hun investeringen minder waard worden door de archiefinnovatie. Wat vertel je ze?
“Het kan zijn dat overheidsorganisaties hebben geïnvesteerd in systemen die niet digitaal duurzaam zijn. Dat stond voorheen niet op de agenda. Het blijft hun eigen verantwoordelijkheid. Vroeg of laat krijgen ze ermee te maken dat informatie aan de voorkant – bij vorming – al duurzaam moet worden opgeslagen. Het werkproces blijft daarbij leidend. En het gaat om meer systemen en databases dan alleen een DMS. De inrichting van de digitale informatiehuishouding vraagt om bewuste keuzes, hoe je als overheid met informatie wilt omgaan. De technische oplossingen, zoals een e-depot, komen pas daarna.”

Een van de programmalijnen, het documenteren van de samenleving, omvat ook particuliere archieven, want de samenleving wordt niet alleen ‘gedocumenteerd’ in overheidsarchieven. Hoe wordt het particuliere domein betrokken bij het programma Archief 2020?
“We zullen kijken of tools die voor de overheid worden ontwikkeld ook bruikbaar zijn voor particuliere archiefvormers, zoals bedrijfsarchieven. De Collectie Nederland zie ik verder als een netwerk waarin je kunt verwijzen naar elkaar om gezamenlijk beter vindbaar te worden. Verwerven is geen doelstelling van het programma.”

In 2005 had De Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven als taak een kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid voor de gehele archiefsector te ontwikkelen. Kwaliteitszorg zit nu weer in het programma. Hoe gaan jullie daar mee om?
“Kwaliteitszorg heeft de volle aandacht van brancheorganisatie BRAIN en wij zullen volop samenwerken en gebruikmaken van wat al ontwikkeld is. De taskforce heeft indertijd enkele handreikingen opgeleverd voor de archiefsector. Archief 2020 zorgt dat standaarden en richtlijnen voor duurzame toegang duidelijker én bekender worden, voor zowel archiefvormers als archiefbeheerders. Beide gaan de komende jaren steeds digitaler werken. Naast innovatie willen we implementatie stimuleren door te informeren en praktijkervaringen te laten delen. Het programmabureau gaat niet zelf verzinnen wat goed is voor de archiefsector. Bestaande instellingen en samenwerkingsverbanden kunnen dat heel goed zelf.”

‘Openbaarheid’ is in theorie een groot goed, maar is in de Nederlandse praktijk wat achterop geraakt in vergelijking met andere landen. Moet er volgens jou een informatiewet komen zoals GroenLinks al enige tijd bepleit?
“Ik heb niet zozeer een mening over de informatiewet. Wel zie ik het spanningsveld tussen moderne eisen aan openbaarheid, auteursrecht en privacy, en de bestaande wetgeving die daar niet altijd een antwoord op heeft. In pilots zullen verschillende aspecten van openbaarheid zichtbaar worden. Ik ben wel benieuwd naar praktische oplossingen.”

Wanneer is het programma voor jou geslaagd?
“Om te beginnen kijk ik uit naar de dialoog tussen de digitale overheid en de archiefsector. De archivaris en de informatiemanager leren dan elkaars taal spreken. Ik zal me ervoor inspannen dat het niet bij praten blijft. Dat is in het belang van de overheid zelf en het publiek. Ik ben tevreden wanneer in 2017 bestuurders, overheidsdiensten èn archieven op landelijk, regionaal en lokaal niveau concrete stappen hebben gezet om belangrijke informatie digitaal duurzaam toegankelijk te houden.” 

R.spork@gar.rotterdam.nl, René Spork hoofdredacteur Archievenblad.
Gertjan.degraaf@dino4.nl, Gert-Jan de Graaf hoofdredacteur Od.