1 juni 2009

Digitalisering: probleem of uitdaging?

image for Digitalisering: probleem of uitdaging? image

Het was een unieke DIV-dag. Immers, deze dag werd georganiseerd door vier samenwerkende archiefdiensten en met name de archiefinspecties. Workshops werden gegeven door de archiefinspecteurs van de organiserende archiefdiensten. Niet alleen daarom was de dag uniek, maar ook vanwege de kleinschaligheid, het niet-commerciële karakter en de gratis deelname voor de doelgroep: ‘alle DIV’ers’. De archiefinspecties hebben zich hiermee duidelijk geprofileerd, nu dan ook bij de uitdaging van het digitaliseren.

Het was een unieke DIV-dag. Immers, deze dag werd georganiseerd door vier samenwerkende archiefdiensten en met name de archiefinspecties. Workshops werden gegeven door de archiefinspecteurs van de organiserende archiefdiensten. Niet alleen daarom was de dag uniek, maar ook vanwege de kleinschaligheid, het niet-commerciële karakter en de gratis deelname voor de doelgroep: ‘alle DIV’ers’. De archiefinspecties hebben zich hiermee duidelijk geprofileerd, nu dan ook bij de uitdaging van het digitaliseren.

Hot item
De opkomst en de waarderingen uit de evaluatieformulieren lieten zien dat de dag een enorm succes was. Van de zestien bij de archiefdiensten aangesloten gemeenten en het waterschap waren er tachtig deelnemers; zeker voor herhaling vatbaar, wat de organisatoren dan ook hebben besloten. Er gaan geruchten dat ook archiefdiensten in andere regio’s iets dergelijks willen gaan organiseren. Blijkbaar wordt in een behoefte voorzien door dit goede idee uit Gelderland! DIV en Archiefinspectie samen op weg; het Record Continuum Model!

Maar de vraag is natuurlijk waarom het zo’n succes was. Blijkbaar is digitalisering zo’n ‘hot item’ binnen de gemeenten en met name binnen DIV dat iedereen daar wel, op wat voor niveau dan ook, mee bezig is. Daarbij komt dat de digitalisering nergens geheel vlekkeloos verloopt en DIV’ers veel behoefte hebben aan handvatten, best practices en kennisdeling. Het programma van de studiedag was daarop afgestemd.

Verwachtingen
In ieder geval werden door de keuze van de inleiders al verwachtingen gewekt: Geert-Jan van Bussel met humor, ironie en vakkennis. Als handvat in zijn presentatie gebruikte Van Bussel het onderzoeksdocument van Evert Florijn, waarin de toekomst van de afdeling DIV wordt geschetst in relatie tot de toekomstige invulling van het informatiemanagement in organisaties.

Ferdinand Ector vertelde uit de losse pols en was duidelijk gericht op de praktijk. Hoe ga je om met de wens bouwvergunningen te digitaliseren. Welke kernuitdagingen kom je tegen en wat is de relatie met een e-depot. In ieder geval stelde hij voor strategische keuzes te maken, goed te letten op de kwaliteit en een dergelijk traject projectmatig aan te pakken.

Hans de Wit stelde bij het verandertraject de mens centraal. Met de titel van zijn presentatie ‘Meanderen binnen een waterschap’ legde hij dan ook de vinger op de zere plek. Het is geen rechte weg naar digitalisering. Het verandertraject op zich kronkelt door het DIV-landschap en de organisatie.

Leren van elkaar
Met de drie lezingen in de achterzak werden de workshops gestart. Leren van elkaar en gezamenlijk over soms prikkelende stellingen nadenken bleek dan ook praktisch en leerzaam te zijn.

Overbrengen
De eerste workshop onder begeleiding van Marjolijn van Rooij, archiefinspecteur SALD, had als onderwerp ‘Overdragen? Dat doen we niet meer!’.
De centrale vraag die in de workshop aan de orde kwam, was of digitalisering een verandering teweeg zal brengen in de overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats. Door middel van een discussie kwamen de verschillende voor- en nadelen van overbrenging aan bod. De deelnemers werden verdeeld in drie groepen die belanghebbenden in deze kwestie vertegenwoordigden; gemeenten, archiefdienst en bezoekers/onderzoekers. Vooral voor de deelnemers van de laatste twee groepen was het een uitdaging om eens met een andere pet op naar dit probleem te kijken. Tijdens de presentatie die elke groep hield, bleek dat men hierin zeer goed geslaagd was. 

De groep die de gemeente vertegenwoordigde, koos duidelijk tegen overbrenging. Ze waren van mening dat digitale bestanden beter door de gemeente beheerd konden worden dan door een archiefdienst. De deelnemers die vanuit de archiefdienst keken, waren de tegenovergestelde mening toegedaan en vonden overbrenging aan een archiefdienst noodzakelijk. Dit had uiteraard een pittige discussie tot gevolg. Opvallend genoeg was de groep bezoekers tot de conclusie gekomen dat het voor hen niet relevant was waar een archief zich bevond, zolang de raadpleging maar goed en duidelijk geregeld was.

De eindstand was dus één groep vóór overdracht, één groep tegen en één groep neutraal. Toen echter de vraag werd gesteld hoe men vanuit zijn of haar eigen perspectief tegen overbrenging aan keek, bleek dat het merendeel van de groep vóór overdracht naar de archiefdienst stemde.

Scannen
In de workshop van Eleonore Eggink, archiefinspecteur AA, werd de stelling ‘Scannen betekent weggooien’ behandeld.
Het doel van de workshop was, naast het discussiëren over een van de subthema’s, ook vooral het elkaar informeren over de fase van het proces waarin men zit en wat de mogelijke struikelblokken in het traject van scannen en digitaliseren zijn.

De workshop werd bezocht door eenentwintig deelnemers. Dat gaf de mogelijkheid om subgroepjes te maken, die de volgende subthema’s behandelden:

  1. Alles weggooien, liefst zo snel mogelijk!
  2. Bijlagen scannen doen we niet!
  3. Controle na scanning? Hoezo?
  4. Scannen is hoofdzaak! Registreren is een zaak van later!

Het bleek dat sommige gemeenten al ver in het proces van scannen en digitaliseren staan en andere gemeenten nog slechts aan de vooravond van dit proces.
Voor de meeste deelnemers blijkt het een ingewikkeld proces waar veel bij komt kijken. Er moet nogal wat worden geregeld om te komen tot scannen en het vervolgens vernietigen van originelen. Ook het inbouwen van controlemomenten vergt veel extra tijd, terwijl men inziet dat daarvoor wel noodzaak bestaat.
Het scannen van verschillende formaten wordt als lastig ervaren, wat soms opgelost wordt door het opvragen van de digitale versie bij de afzender/aanvrager. Daardoor bestaat de kans dat digitale stukken niet (tijdig) volledig zijn en het beschikbaar stellen van de juiste informatie mis loopt.

Sommige gemeenten hebben al ervaring met het (gedeeltelijk) digitaal werken, maar zien daarmee ook een sterke toename van het afdrukken van die digitale stukken. Het digitaal lezen van stukken wordt over het algemeen nog niet als prettig ervaren.

Iedereen is het erover eens dat scanning en registratie onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Registratie is noodzakelijk om de stukken weer terug te vinden. Punt van aandacht en zorg is het voldoen aan de digitale duurzaamheid en de juridische bewijslast.

Toekennen van classificaties
In de workshop begeleid door Maaike Bergmans, archiefinspec teur RAZ, werd gediscussieerd over de vraag of het toekennen van classificaties in een digitale omgeving overbodig zou zijn.
De deelnemers werden verdeeld in aparte groepjes met als opdracht argumenten voor en tegen de stellingen te bedenken:

  1. In een digitale omgeving is het gebruik van de Basis Archief Code (BAC) overbodig.
  2. In een digitale omgeving is een zaaktypencatalogus veel beter toepasbaar dan de BAC.

Hoewel niet iedereen het eens was met zijn of haar indeling, gingen de deelnemers aan de slag om minstens drie argumenten te verzinnen waarom zij voor of tegen waren. Voor sommigen was dit soms moeilijk, omdat ze eigenlijk de toebedeelde mening niet deelden. Maar dit vormde juist de uitdaging van de workshop. Desalniettemin bleek iedereen vrij snel toch argumenten te kunnen bedenken.

Stelling twee bleek iets moeilijker dan stelling één, vanwege het feit dat niet iedereen even bekend was met een zaaktypencatalogus. Om die reden is tijdens de voorbereiding gewisseld in de groepssamenstelling, met als resultaat dat zowel in het ‘mee-eens-groepje’ als in het ‘niet-mee-eens-groepje’ iemand zat die wist wat een zaaktypencatalogus is.

Na vijftien minuten kwam iedereen weer bijeen om de argumenten in de groep te bespreken. Hierbij kwam met name het voortbestaan van de BAC aan de orde. Hoewel de BAC zijn nut al heel lang bewijst, werden er ook vragen gesteld bij de toekomst van deze classificatie in de digitale omgeving. Vooralsnog wordt de BAC door DIV op de achtergrond nog graag gebruikt.
Maar men was het er wel over eens, dat deze voor de ambtenaar geen betekenis heeft. De conclusie was dat in een digitale omgeving de BAC uiteindelijk zijn waarde zal verliezen ten gunste van bijvoorbeeld een zaaktypencatalogus.

Selecteren en vernietigen
De laatste workshop werd gehouden onder leiding van Henriëtte Marsman, archivaris WRIJ. In de vorm van een kringgesprek werd het thema ‘selecteren is niet meer nodig omdat alles toch digitaal is’ besproken. Aan de hand van een aantal prikkelende stellingen werd door de deelnemers gediscussieerd over de problematiek rond selectie en vernietiging. Het werd een heel levendige discussie, waarbij de gespreksleider ervoor zorgde dat iedereen de gelegenheid kreeg zijn zegje te doen. 

Een van de aardigste discussies – maar dat was te voorzien – was die met de stelling over de personeelsdossiers van markante personen. Moeten we personeelsdossiers van markante personen bewaren en wie zijn dan wel die markante personen? Een andere stelling, waarbij de relatie met ICT in de knel kwam, was: ‘Selectie en vernietiging hoeft niet meer, want we hoeven ons geen zorgen meer te maken over de opslagruimte in de archiefruimtes en de archiefbewaarplaatsen. Trouwens, als alles digitaal is kunnen we die ruimtes mooi inzetten voor nuttiger dingen dan het opslaan van archiefstukken.
Schijfruimte is een probleem van ICT, niet van ons’. Uiteraard was niet iedereen het daarmee eens.

De stellingen gingen over het bewaren van plannen van derden, gegevens over lozingen in het kader van het WABO-loket, gegevens die al in geautomatiseerde systemen voorkomen en documenten die horen bij niet gehonoreerde vergunningaanvragen.
Niet voor alle stellingen was tijd, maar omdat er sprake is van een volgende DIV-dag komen die vanzelf aan de orde.

hvanrijn@hhdelfland.nl