1 september 2009

Digitalisering van het factuurproces

image for Digitalisering van het factuurproces image

Volgens recent marktonderzoek duurt de verwerking van een inkomende factuur gemiddeld 19 dagen. De kosten hiervan zijn gemiddeld 9 euro. Bovendien bevat gemiddeld 20 procent van de inkomende facturen een fout. De verwerking duurt dan gemiddeld 9 dagen langer terwijl de verwerkingskosten 23 euro hoger uitvallen. Daarnaast heeft 47 procent van de organisaties geen of slechts een beperkt inzicht in de prestaties van het factuurverwerkingsproces. Dat reduceert de kans op correcte verslaglegging en de mogelijkheid tot verbetering van het proces. 

Volgens recent marktonderzoek duurt de verwerking van een inkomende factuur gemiddeld 19 dagen. De kosten hiervan zijn gemiddeld 9 euro. Bovendien bevat gemiddeld 20 procent van de inkomende facturen een fout. De verwerking duurt dan gemiddeld 9 dagen langer terwijl de verwerkingskosten 23 euro hoger uitvallen. Daarnaast heeft 47 procent van de organisaties geen of slechts een beperkt inzicht in de prestaties van het factuurverwerkingsproces. Dat reduceert de kans op correcte verslaglegging en de mogelijkheid tot verbetering van het proces. 

Functies 
De factuur is voor iedere organisatie een essentieel document in de bedrijfsvoering. Het document heeft diverse functies. Zo heeft zij een bewijsfunctie van de tussen een leverancier en de afnemer gemaakte afspraken over de levering van een product of dienst. Daarnaast is er een fiscale functie: de factuur is van belang voor de berekening van omzet- en winstbelastingen.
Verder fungeert de factuur als signaal dat een (deel van een) opdracht moet worden betaald. Denk aan de facturatie van omvangrijke projecten waarbij de leverancier maandelijks of bij het bereiken van bepaalde mijlpalen een deel van de vordering mag innen. Ook speelt de factuur een rol bij de communicatie tussen leverancier en afnemer. Op de factuur is bijvoorbeeld extra informatie te plaatsen over de bereikbaarheid van de financiële administratie rondom feestdagen, veranderingen in de adres- of betaalgegevens of aanbiedingen.

Verwerkingsproces
Op dit moment is het factuurverwerkingsproces bij de meeste organisaties grotendeels een zaak van papier en handmatige verwerking. Facturen, pakbonnen en orders komen doorgaans op papier binnen. Dat had tot voor kort niet alleen praktische maar ook juridische redenen. De Belastingdienst eiste immers een controleerbare administratie met aantoonbare authenticiteit en integriteit van de gegevens en documenten. Sinds februari 2009 mogen facturen aan zakelijke klanten echter ook in de vorm van bijvoorbeeld een PDF per e-mail worden verstuurd. De handmatige verwerking van gegevens is tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien zorgt deze aanpak ervoor dat er weinig inzicht is in de voortgang van het proces en de financiele consequenties van de factuurstroom. Dat is in een periode van afnemende budgetten en toenemende wet- en regelgeving onwenselijk. Er is dus een groeiende behoefte aan oplossingen voor een betere ondersteuning van de besluitvorming, sneller beschikbare voortgangsgegevens en auditrapporten, en goedkopere transactieverwerking. 

Technologieën 
De afgelopen jaren zijn diverse technologieën geïntroduceerd zoals e-facturatie, elektronisch betalen, documentmanagement (DM) en workflowmanagement (WFM). Deze bieden een overheidsinstantie, samen met veranderde juridische kaders, nieuwe mogelijkheden om de processen op de crediteurenadministratie drastisch te verbeteren en resultaten te boeken zoals een sterke kostenverlaging, betere compliance en een beter cashmanagement. Zo is berekend dat met de intelligente inzet van Capture, documentmanagement en workflow een gemiddelde kostenreductie van ruim 17 euro per factuur mogelijk is. 

Voorbereiding 
Het invoeren van Capture, documentmanagement en workflow binnen een organisatie vereist de nodige voorbereiding. Het is in dat verband raadzaam om te kiezen voor een gefaseerde aanpak. Die zorgt voor een betere onderbouwing van besluitvorming over de wenselijkheid, haalbaarheid en de prioriteit van de verbeterpunten. Verder zijn bij zo’n aanpak de veranderingen en tastbare resultaten sneller zichtbaar. Ook is beter gebruik te maken van de beschikbare interne capaciteit. Welke technieken op dit gebied in welk tempo geïntroduceerd kunnen worden, is sterk afhankelijk van een aantal factoren. Voorbeelden hiervan zijn de omvang van het factuurverwerkingsproces, de kenmerken van de factuurstroom, het aanpassingsvermogen van de organisatie en haar leveranciers, de huidige situatie en ambitie, en de beschikbare financiële middelen.

Stapsgewijs verbeteren 
Een goed begin voor het gefaseerd verbeteren van het factuurproces is het inrichten van een digitaal archief en de introductie van digitale routering. Dankzij een digitaal archief hebben medewerkers op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang tot de factuurdossiers. Ze beschikken zo over een actueel inzicht in de status van een factuur en van het proces. Het archief bevat alle relevante documenten – zoals facturen, creditfacturen, pakbonnen, bestellingen en gerelateerde (e-mail)correspondentie. De documenten zijn op verschillende manieren aan het digitaal archief toe te voegen. Papieren documenten zijn met behulp van scanapparatuur te digitaliseren. Digitale documenten, zoals fax, e-mail, XML en Word-documenten, zijn vanuit e-mail of Office-pakketten te importeren en toe te voegen aan het archief. De documenten krijgen in de regel handmatig een registratiekenmerk, zodat ze voor verdere verwerking zijn toe te wijzen aan medewerkers. Dit vergemakkelijkt ook het terugvinden van de facturen. De (volgorde van de) uit te voeren (accordering)taken wordt/worden bepaald door de registratiekenmerken van het document, de beslissingen van de werkverdeler en de beslissingen die tijdens de workflow zijn genomen.

De belangrijkste voordelen van een digitaal archief zijn: 

  • Facturen raken niet meer zoek.
  • De organisatie kan sneller werken doordat documenten op ieder moment en vanaf iedere locatie toegankelijk zijn.
  • Het is makkelijker te voldoen aan wet- en regelgeving doordat het afhandelen van facturen via vooraf vastgestelde workflows met notificaties en escalaties verloopt.
  • Er is beter cashmanagement door betalingskortingen, aantrekkelijker betalingstermijnen en het voorkomen van boetes.
  • Er is beter inzicht in de prestaties en knelpunten van het proces door het automatisch verzamelen van processtatistieken.
  • Probleemfacturen zijn sneller en goedkoper op te lossen.

Automatische herkenning 
De tweede stap is het introduceren van automatische herkenning en automatische gegevensinvoer. Doel is om factuurgegevens zo snel, efficiënt en foutloos mogelijk te verwerken, te integreren met de financiële applicatie(s) en mogelijke problemen vroegtijdig te detecteren en daar actie op te ondernemen. Zo zijn het tijdrovende controleren van foutgevoelige informatie en het handmatig invoeren van gegevens in de postregistratie en het financiële pakket aan te pakken. In deze stap worden facturen automatisch gesorteerd en factuurgegevens automatisch geëxtraheerd. De registratiekenmerken worden waar mogelijk automatisch vastgelegd en gevalideerd. De hedendaagse technieken voor het classificeren en herkennen van documenten en gegevensvelden maken hiervoor een geavanceerde en bijna volledig geautomatiseerde oplossing mogelijk. 
De belangrijkste voordelen van deze fase zijn: 

  • snellere registratie van factuurgegevens met een minimum aan handmatige gegevensinvoer;
  • hogere kwaliteit van de gegevens in het financiële pakket;
  • efficiënter werken, doordat facturen sneller aan een behandelaar zijn toe te wijzen;
  • automatische detectie van probleemfacturen inclusief hun foutsoort(en);
  • beter inzicht in de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers;
  • betere beveiliging van financiële gegevens;
  • sneller inzicht in de (verwachte) financiële positie door het automatisch verzamelen van processtatistieken.
Od september 2009, blz. 5
Figuur. Gefaseerd verbeteren van het factuurproces

Geautomatiseerde geschiloplossing 
De derde stap behelst het geautomatiseerd oplossen van geschillen. Zo kan een organisatie de tijd – en daarmee de kosten – die zij besteedt aan het beantwoorden van vragen en het oplossen van geschillen minimaliseren. Onderzoek heeft aangetoond dat ongeveer 20 procent van de facturen nader onderzoek vereist. Bovendien neemt 10 tot 15 procent van de leveranciers contact op met de klant met eenvoudige vragen over de factuur. De afhandeling hiervan kost zo’n 26 tot 41 procent van de tijd van de financiële administratie. Dit betekent dat er veel te besparen valt in de kosten van communicatie tussen bijvoorbeeld een gemeente en haar leveranciers. Deze stap richt zich dan ook op het verbeteren van de communicatie met de leverancier. Tijdens de eerder geïmplementeerde stappen is al informatie te verzamelen over de omvang van het probleem en de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers. De meeste documentmanagementsystemen beschikken standaard over een (beveiligde) webinterface, die afzonderlijke leveranciers toegang kan geven tot hun factuurdossier. Nu is een probleem direct te bespreken met de betreffende ambtenaar en kunnen partijen een geschil snel oplossen.

E-facturen verwerken
Als resultaat van deze fase kunnen facturen snel en efficiënt worden ontvangen en verwerkt ongeacht de manier waarop de factuurgegevens worden aangeleverd. De minimale handmatige interventie en de afgesproken structurering maken dit tot de ‘heilige graal’ van de factuurverwerking in termen van kos tenbesparing en verwerkingssnelheid. De overheid heeft zich echter via een convenant met het bedrijfsleven alvast ambitieuze e-facturatiedoelen gesteld: in 2010 wordt minimaal 10 procent van de door de overheid ontvangen facturen elektronisch aangeleverd, in 2014 en 2017 moet het percentage zijn gestegen tot respectievelijk 80 en 100 procent.

Breed inzetbaar
Het optimaliseren van het verwerkingsproces van inkomende facturen is bij veel overheden nog een papieren en handmatige aangelegenheid. De komende vijf jaar zullen de overheden naast een toenemend percentage e-facturen nog vaak papieren facturen worden aangeboden. De toenemende volwassenheid van de technologie en de toenemende noodzaak tot kosten besparing effenen de weg voor overheden om het factuurver werkingsproces stapsgewijs en gecontroleerd te optimaliseren.
De stapsgewijze aanpak is essentieel zodat ook voldoende aandacht kan worden gegeven aan onder andere de organisatorische en personele aspecten van de veranderingen.

Uiteindelijk leidt de inzet van Capture, documentmanagement en workflow ook tot voordelen voor andere onderdelen van de organisatie. Door hun brede inzetbaarheid kunnen bijvoorbeeld ook de inkoop en het contractmanagement efficiënter verlopen. Ook lenen deze technologieën zich bij uitstek als basis voor een Shared Services Center. Hier zijn al zeer succesvolle praktijk voorbeelden van bekend.

richard.fransen@interaccess.nl

Richard Fransen is senior Consultant ECM bij Inter Acces.