Tekst Freek Vincken
Freek Vincken is adviseur bij NCOD
Beeld Shutterstock
De laatste jaren zijn de wet- en regelgeving in Nederland sterk veranderd en daarmee is ook de manier waarop de overheid omgaat met informatie en digitale diensten grondig getransformeerd. Deze nieuwe wetten zijn bedoeld om de burger een sterkere positie te geven in het ontvangen van informatie en om het zakendoen met de overheid eenvoudiger te maken.
Hoewel dit een positief doel is, voelen veel gemeenten zich overweldigd door de hoeveelheid regels, de complexiteit en de tegenstrijdigheden tussen de verschillende wetten. Bovendien zijn veel van deze wetten moeilijk uit te voeren, wat zorgt voor extra druk binnen de gemeentelijke organisaties.
Kan het anders?
De hoge werkdruk bij gemeenten maakt de implementatie van nieuwe wetten vaak lastig. Er is binnen de organisatie meestal niet voldoende capaciteit om de veranderingen effectief door te voeren. Daardoor zien gemeenten zich genoodzaakt om met enige haast een nieuw project op te zetten, een programmamanager aan te nemen en een bewustwordingscampagne te lanceren. Dit gebeurt vaak enkele keren per jaar, steeds weer om op tijd klaar te zijn voor de volgende wettelijke ingangsdatum, die vervolgens vaak wordt uitgesteld.
Ondertussen voelen collega’s die zich bijvoorbeeld bezighouden met rioleringsbeheer of het voorkomen van schooluitval, zich belast met nieuwe regels, tools, of veranderingen in houding en gedrag.
Dit roept de vraag op: kan het ook anders? Hoe kan een organisatie ervoor zorgen dat nieuwe wetgeving niet als verstorend, maar juist als versterkend voor de gemeentelijke ambities wordt ervaren? Een onderscheid tussen “wat moet je hebben?” en “wat moet je doen?” kan hierbij helpen. Enerzijds zijn er enkele structurele elementen van belang, maar structuur alleen is niet genoeg. Medewerkers moeten zich ondersteund voelen, hun verantwoordelijkheden en doelen kennen en begrijpen dat nieuwe wetten niet alleen om zaken als paspoorten en fietspaden gaan, maar ook om het continu verbeteren van werkprocessen. Alleen dan kan een nieuwe wet als kans worden gezien in plaats van als een last.
Wat moet je hebben?
Er zijn vier essentiële bouwstenen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van de gemeente:
- Procesgericht werken. Zorg ervoor dat de bedrijfsvoering procesgericht is ingericht. Informatie en documenten worden zo gekoppeld aan specifieke processen of zaken binnen de organisatie. Hierdoor kan informatie makkelijker worden teruggevonden en is het delen ervan al ingebouwd in het proces.
- Proceseigenaren. Voor elk proces binnen de organisatie moet er een proceseigenaar zijn. Deze proceseigenaar is verantwoordelijk voor de implementatie en coördinatie van de informatiewetten binnen het specifieke domein en functioneert als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen.
- Verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Leg de verantwoordelijkheid voor werkprocessen bij alle medewerkers. Zij moeten zich bewust zijn van hun rol in het waarborgen van transparantie en openbaarheid. Het delegeren van verantwoordelijkheden zorgt ervoor dat medewerkers zich gemotiveerd voelen om proactief bij te dragen aan de naleving van nieuwe wetten, wat bijdraagt aan een cultuur van openheid en vertrouwen.
- Portfoliotafel. Organiseer een portfoliotafel waarin de implementatie van nieuwe wetgeving in samenhang met andere lopende en geplande projecten wordt aangepakt. Dit biedt de mogelijkheid om knelpunten te signaleren, prioriteiten te stellen en de voortgang van projecten in samenhang te monitoren. Het is van belang dat de overlegstructuur multidisciplinair is, met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en niveaus.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 40: Alles is informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
