14 december 2015

DIV-benchmark gemeenten en provincies

image for DIV-benchmark gemeenten en provincies image

DIV-kosten
Onderdeel van de benchmark is het vergelijken van de DIV-kosten. De kosten bestaan uit ingekochte goederen en diensten, eigen personeel en kapitaallasten. Het grootste deel van de kosten heeft, gemiddeld genomen, betrekking op de personeelskosten (70%).

DIV-kosten
Onderdeel van de benchmark is het vergelijken van de DIV-kosten. De kosten bestaan uit ingekochte goederen en diensten, eigen personeel en kapitaallasten. Het grootste deel van de kosten heeft, gemiddeld genomen, betrekking op de personeelskosten (70%).

Kosten nu
Zoals weergegeven in figuur 1 is zichtbaar dat de kosten zich vanaf het jaar 2012, na een daling, hebben gestabiliseerd. Deze daling is mogelijk te verklaren doordat een groot deel van de deelnemers zich niet meer in de hybride situatie bevindt. Een hybride situatie resulteert gemiddeld in 20% hogere kosten.

Kosten DIV per inwoner
Figuur 1. Kosten DIV per inwoner

Deelnemers aan het onderzoek verwachten dat de kosten de komende jaren weer zullen stijgen. Er wordt meer geïnvesteerd in hoger opgeleid personeel.

Kosten in perspectief
Dit is herkenbaar als gekeken wordt naar de benodigde competenties van de DIV’er in de toekomst. En de competenties waar de huidige DIV medewerker over beschikt. Zo wordt gesteld dat de DIV’er van de toekomst beschikt over competenties als samenwerken, omgevingsbewustzijn en kwaliteitsgerichtheid. De huidig DIV’er beschikt volgens respondenten met name over competenties ten aanzien van nauwkeurigheid, aandacht voor details en vakgerichtheid.

DIV-kosten in perspectief
Figuur 2. DIV-kosten in perspectief
Bron: DIV Benchmark, Fier.fm (2015) + Facilitaire Kengetallen Gemeenten, Fier.fm (2015) 

Wellicht past dit ook bij de bredere rol die DIV krijgt in organisaties. Dit heeft deels te maken met de wijze waarop gemeenten omgaan met burgers. Steeds vaker verloopt contact via sociale media. Ook DIV heeft hierin een rol. Zo stelt 50% van de respondenten in het onderzoek dat zij een beleid hebben (of dat deze in voorbereiding is) ten aanzien van de archivering van sociale media. Een jaar eerder was dit nog 37% (!).
DIV is de afgelopen jaren in een stroomversnelling geraakt. Ontzettend veel ontwikkelingen dragen eraan bij dat de positie en invulling van DIV verandert. Juist daarom is besloten de DIV-benchmark de komende jaren verder voort te zetten. Het onderzoek wordt ondersteund door Froukje Terpstra en Remko Oosterwijk van Fier.fm.1

Competenties van DIV
De afgelopen vijf jaar kende de benchmark ook telkens een ander thema. Dit jaar was dat ‘De competenties van de DIV-medewerker’.
Dit thema kwam ook terug in de startbijeenkomst op 9 juni te Apeldoorn. Esther Maes (TU Delft) ging in haar presentatie dieper in op nieuwe ontwikkelingen, het veranderend vakgebied, het toekomstperspectief DIV en op veranderende functieprofielen.

Competenties veranderen
Ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld the internet of things, big data, online education, augmented reality gaan snel en veranderen de wereld en hebben dus invloed op DIV. Maar ook zaken als het vooraf invullen van het belastingformulier en het digitaal koppelen van rekeningnummers (facturen overbodig) veranderen het werkveld van DIV.
Daarnaast werd het functieprofiel van de vroegere en huidige DIV’er uitgebreid besproken. Dat is veranderd van uitvoerend naar adviserend, alhoewel veel organisaties nog wel in de overgangsperiode zitten van papier naar digitaal. De competenties veranderen daar in mee; moest iemand vroeger bijvoorbeeld accuraat zijn, nu is dat minder belangrijk, aangezien het werkpakket veranderd is. Adviesvaardigheden zijn nu veel belangrijker geworden.
Tijdens het workshopgedeelte werd gediscussieerd over de dilemma’s van digitaal werken in combinatie met deze ontwikkelingen. Is vertrouwelijke informatie nog wel van deze tijd? Bestaat vertrouwelijke informatie nog wel in een tijd waarin alles wordt gefilmd, gefotografeerd, getagd en gedeeld? Is het überhaupt nog wel mogelijk om systemen te beheren die flexibel en gebruikersvriendelijk zijn en tegelijkertijd informatie afschermen per gebruikersgroep?

En waarom schermen we eigenlijk zoveel informatie af van de buitenwereld – als die daarbuiten steeds meer toegankelijk is? Als meer en meer informatie vrij te vinden is via internet, waarom moeten burgers dan bijvoorbeeld betalen voor bepaalde zaken? Is een ander verdienmodel mogelijk?

Competenties nu en in de toekomst
In de slotbijeenkomst op 17 november in Amersfoort, werd de cyclus van meten en vergelijken in het bijzijn van een groot deel van de deelnemende organisaties afgesloten met een presentatie van de resultaten van de afgelopen periode.
Om het thema verder te benadrukken presenteerde Eric Kokke (GO opleidingen) zijn visie op de competenties voor de DIV’er van de toekomst. De basis voor zijn betoog waren de uitkomsten van de benchmark op dit gebied. In de benchmark konden de deelnemers uit 24 vooraf vastgestelde eigenschappen de meest passende competenties voor zowel de DIV’er van nu als de DIV’er van de toekomst selecteren (zie de figuren 3 en 4).
De uitkomst van de vraag naar de competenties van de huidige DIV-medewerker zijn niet opvallend. Dit zijn de traditioneel zo gewaardeerde eigenschappen als aandacht voor details, nauwkeurigheid en vakgerichtheid. Meer dan twee derde van de respondenten vindt die competenties op dit moment het meest vertegenwoordigd. Het overzicht bevestigt het beeld dat de meesten van ons hebben van de traditionele DIV-medewerker.
De resultaten van de vraag naar gewenste competenties voor de toekomstige DIV-medewerker zijn misschien verrassender. De drie van de meestgenoemde competenties voor de DIV’er van nu halen de Top 8 niet en zijn vervangen door meer generieke competenties zoals samenwerken, omgevingsbewustzijn en kwaliteitsgerichtheid. Dit soort competenties zijn niet anders dan bij de meeste andere beroepen, maar geven wel aan dat de DIV-functie aan het opschuiven is richting het meer adviserende, controlerende en regisserende werk. Eigenlijk is ‘klantgerichtheid’ de enige competentie die de transitie naar de toekomst heeft overleefd, maar (en dat is wel opvallend) op een veel lagere positie. Dit lijkt in eerste instantie niet overeen te komen met de verschuiving richting bijvoorbeeld de meer adviserende en regisserende rol.

Competenties DIV'er van nu
Figuur 3. Competenties DIV’er van nu

Competenties DIV'er van de toekomst
Figuur 4. Competenties DIV’er van de toekomst

Essentiële competenties
In de discussie aan de hand van deze benchmarkresultaten kwamen nog een aantal andere essentiële competenties voor de transitie naar de moderne DIV’er aan de orde. Aan de hand van de introductie van de ‘informatieheld’, als metafoor voor de nieuwe DIV’er, besprak Eric Kokke een aantal ‘nieuwe’ competenties. De ontwikkelingen in het vakgebied die Esther Maes in haar presentatie voor de deelnemende organisaties schetste tijdens haar presentatie tijdens de bijeenkomst in juni, diende hiervoor als basis.

Vooral nieuwsgierigheid (in de betekenis van het volgen van de ontwikkelingen en deze vertalen naar mogelijkheden voor de organisatie) en proactiviteit (de organisatie in zelf de projecten opzoeken) konden op instemming van de deelnemers rekenen. Kokke voegde daar nog aan toe dat een informatieheld ook bewust is van zijn toegevoegde waarde (bijdrage aan het doeltreffend laten verlopen van primaire processen) en zijn ‘klanten’ goed kent (behoeften, zoekgedrag, informatiebehoefte), zijn of haar verhaal goed kan vertellen (storytelling, kennis van de juiste communicatiekanalen) en de basisprincipes van marketing (afstemmen van de aanbod op de behoeften van de organisatie). Alleen dan kun je uitgroeien tot de informatieheld, die nodig is in tijden van information overload.  

E.A.M.Maes@tudelft.nlEsther Maes is redactielid Od.
Eric.kokke@goopleidingen.nlEric Kokke is redactielid Od.

Noot
1 Voor vragen over dit onderzoek kunt u terecht bij Froukje Terpstra via froukjeterpstra@fier.fm.