, 9 november 2018

DIV & IV archiveren samen

image for DIV & IV archiveren samen image Case

Een nationale politie. Sinds 2013 is het een feit. Alle regiokorpsen, het Korps Landelijke Politiediensten en een afdeling ICT gingen hierin op. De reorganisatie bracht veel moeilijkheden met zich mee, maar ook kansen. Zo lag de weg open voor een nieuwe en gezamenlijke aanpak voor het archiveren van informatie. Resultaat: een steeds verdergaande integratie van de documentaire informatievoorziening (DIV) binnen de algemene informatievoorziening (IV).

Een nationale politie. Sinds 2013 is het een feit. Alle regiokorpsen, het Korps Landelijke Politiediensten en een afdeling ICT gingen hierin op. De reorganisatie bracht veel moeilijkheden met zich mee, maar ook kansen. Zo lag de weg open voor een nieuwe en gezamenlijke aanpak voor het archiveren van informatie. Resultaat: een steeds verdergaande integratie van de documentaire informatievoorziening (DIV) binnen de algemene informatievoorziening (IV).

Het samengaan van alle politiekorpsen was een mijlpaal”, vertelt Aart van der Kooij, senior beleidsadviseur Duurzame Toegankelijkheid bij de Nationale Politie. “Daarvoor waren het losse eilanden zonder centrale beleidsstructuur.” Dat gold ook voor de DIV-functie. In de oude organisatie was sprake van 26 regionale DIV-eenheden, die op vrijwillige basis met elkaar samenwerkten. “Er was geen sprake van centrale sturing. En dus ook niet van overkoepelend beleid.”

“Voor het eerst in het bestaan van de politie werd zelfs een beleidsfunctie voor DIV ingericht. De uitvoerende DIV-functie kwam terecht bij het Politie Diensten Centrum. Hoewel in de voorbereiding wel werd besproken om de DIV-functie onder te brengen bij de IV-functie, viel de keuze daar niet op.” Van der Kooij: “Terwijl ze technisch en inhoudelijk toch veel overlap hebben.” Na de reorganisatie in 2013 werd duidelijk dat archivering geen opzichzelfstaande voorziening is, maar een belangrijk en integraal onderdeel van de IV-functie bij de politie. “En dus onderdeel van het dagelijkse politiewerk.”

Nodige stappen

Van der Kooij: “Het besef druppelde binnen dat we de digitale toevloed van informatie alleen aankonden door het goed te integreren binnen de organisatie.” Daarbij hielp een rapport van de Erfgoedinspectie over het beheer van digitale informatie. Terwijl het stof van het samengaan van de korpsen nog neerdwarrelde, beschreef de inspectie dat de werkwijze van de Nationale Politie voor verbetering vatbaar was. Bijvoorbeeld door een overstap te maken naar volledig digitaal archiveren. En door archivering niet langer als enkel een facilitaire aangelegenheid te zien.

Nog niet overtuigd

Wat de politie nodig had, was een eenduidige visie op digitaal informatiebeheer. Maar de twee verantwoordelijke stromingen stonden ver van elkaar af. Van der Kooij: “Er barstten heel wat discussies los. Bijvoorbeeld over verantwoordelijkheden. Mede doordat de DIV-functie niet was ondergebracht in de IV-functie vonden collega’s van die afdeling dat de DIV-mensen zich te veel op hun terrein begaven.

In die periode had DIV nog een volstrekt ‘papieren’ imago. Daardoor was lang niet iedereen overtuigd van de meerwaarde van samenwerking rondom digitaal archiveren. Wat hielp was dat de beleidsfunctie DIV klein was gehouden (drie fte op een organisatie van 65.000 medewerkers). Vanaf de start van de Nationale Politie is daarom het zoeken van samenwerking met stakeholders, en dan vooral met de collega’s van de IV, één van onze strategische uitgangspunten geweest. In die beginperiode was de organisatie één groot green field, waarbinnen nog geen sprake was van vaste patronen en gevestigde relaties. Het ideale moment dus om het gesprek aan te gaan over de rol van DIV in het brede veld van informatievoorziening en coalities te smeden.”

Twee kanten van dezelfde medaille

Het toeval wilde dat net in deze periode het normenkader Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie (DUTO) het licht zag. “Binnen de politie hebben we dit kader van de archiefwereld direct omarmd en gebruikt om aan de collega’s van informatievoorziening duidelijk te maken wat de aard en meerwaarde van DIV is. We wilden graag laten zien dat alle disciplines eigenlijk met hetzelfde bezig zijn; namelijk een goed ingerichte informatiehuishouding.

DIV en IV zijn in feite twee kanten van dezelfde medaille. Het feit dat DUTO de taal van informatiemanagers en informatiearchitecten ‘spreekt’, gecombineerd met vaardigheden die we hebben opgedaan tijdens een cursus storytelling, zorgde ervoor dat de samenwerking met onze collega’s van de beleidsdirectie IV een stevig fundament kreeg.”

Een vruchtbare en structurele samenwerking

De opbloeiende samenwerking tussen DIV en IV werd versterkt door een gezamenlijk opgesteld toekomstbeeld op duurzame toegankelijkheid van politie-informatie. Dit zorgde er onder andere voor dat de beleidsdirectie IV verantwoordelijk werd voor het normenkader DUTO. “En dus voor de normen en standaarden die nodig zijn voor duurzaam digitaal informatiebeheer”, zegt Van der Kooij. Mede daardoor – en door het gericht zoeken naar verbinding – werd duurzame toegankelijkheid een serieus gespreksonderwerp. “Inmiddels kunnen we spreken van een vruchtbare en structurele samenwerking op dit vlak”, vertelt Van der Kooij trots. “Sterker nog … we vragen ons steeds vaker af waarom DIV geen onderdeel is van de directie IV. De afgelopen vier à vijf jaar hebben we heel wat hobbels moeten overwinnen, maar de aanvankelijke scepsis is van tafel.”

Gegevensautoriteit

“Binnen de directie IV is de Gegevensautoriteit (GA) onze belangrijkste gesprekspartner.” Steeds meer organisaties kennen de rol van GA. Soms ook aangeduid als de Chief Data Officer (CDO). De GA is verantwoordelijk voor een stabiele en hoogwaardige gegevenshuishouding die het gehele politieproces ondersteunt, inclusief samenwerking met partners. De GA stelt kaders en richtlijnen op die ervoor zorgen dat de politie (en haar partners) op het juiste moment over de juiste gegevens van voldoende kwaliteit beschikt en houdt toezicht op de naleving daarvan.

Geleidelijke veranderingen

Alle veranderingen bij de Nationale Politie resulteerden in een gezamenlijke aanpak voor het archiveren van informatie. “Het rapport van de Erfgoedinspectie destijds had gelijk dat wij nog veel papieren archieven hadden en dat ons nog veel digitale uitdagingen te wachten stonden. Zeker omdat we veel informatie opsloegen in operationele systemen die niet geschikt zijn voor archivering. Nu zijn we een paar jaar verder en is er veel verbeterd.” Voorbeelden waarop Van der Kooij doelt, zijn onder meer nieuw opgestelde uitvoeringskaders en protocollen. “Betrokken medewerkers weten daarmee beter welke eisen worden gesteld aan de verwerking van gegevens.”

Een prominente plaats voor duurzame toegankelijkheid De vorming van de Nationale Politie leidde ook tot de noodzaak een nieuwe selectielijst op te stellen voor het bewaren of vernietigen van informatie. “Die lijst is gebaseerd op het Referentiemodel Bedrijfsprocessen Politie en sluit dus helemaal aan op de praktijk.” Met het oog op een ophanden zijnde wijziging in de privacywetgeving – de AVG kwam eraan – bleek de selectielijst ook een handig middel in de discussie over bewaartermijnen. Met de lijst was het relatief simpel om duurzame toegankelijkheid een prominente plek te geven in de beleidsnota Privacy & Security by design; Architectuurprincipes voor de omgang met gegevens. Dankzij die nota is archivering nu geen losstaand belang meer, maar een integraal onderdeel van het informatiebeleid van de politie.”

Strafrechtketen

De samenwerking tussen DIV en IV straalt ook uit buiten de organisatie. De Nationale Politie maakt onderdeel uit van het programma Versterking Prestaties Strafrechtketen, een initiatief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat moet ervoor zorgen dat partners in de strafrechtketen processtukken digitaal uitwisselen met partners in de executiefase. Ook met advocatuur en burgers. “We konden redelijk snel duidelijk maken dat dit programma nooit een succes zou worden zonder een goede en tijdige archivering.” Gevolg: van de zes bouwlijnen waarlangs de informatievoorziening werd ontwikkeld, was de bouwlijn Archief er eentje. “Het doel van deze bouwlijn is zorgen voor duurzaam informatiebeheer. Dat moet al geborgd zijn vanaf de start van het proces en pas eindigen op het moment dat de politie informatie moet vernietigen of moet overbrengen naar het Nationaal Archief.”

Toetsen op duurzame toegankelijkheid

Het normenkader DUTO, dat informatieprofessionals handvatten geeft om informatie duurzaam toegankelijk te maken, is een belangrijk instrument geworden voor de Nationale Politie. “Eerder dit jaar hebben we de zeventig meest risicovolle politieapplicaties getoetst”, zegt Van der Kooij. “Onder meer op privacy, security en DUTO-eisen.

Naar aanleiding van de uitkomsten heeft de eerste applicatie-eigenaar al contact met ons opgenomen. Het systeem bleek aan vrijwel geen enkele eis te voldoen. Ik verwacht de komende tijd nog wel meer moeilijke vragen en gesprekken op dit vlak.” De DIV-organisatie van de politie bereidt zich voor op deze en nog veel meer uitdagingen die de digitalisering van de informatievoorziening met zich meebrengt.

Nieuwe technieken, nieuwe richtlijnen

Hoewel Van der Kooij trots is op een aantal stappen die de Nationale Politie al heeft gezet, blijft hij kritisch. “Bodycams, bewakingscamera’s, sensoren in politieauto’s, vloggende buurtagenten: veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Sneller dan toen we nog met papier werkten. Voordat je het weet is er alweer een nieuwe techniek of een nieuw medium dat om richtlijnen vraagt. En een actiegerichte organisatie als de politie wacht écht niet totdat daar beleid voor is.”

Voorbereiden op verandering

De afdeling DIV is binnen de Nationale Politie opgenomen als beleidsonderdeel van de Staf Korpsleiding. “Een onderdeel dat bewust klein is gehouden”, zegt Van der Kooij. “Samen met onze collega’s van DIV Uitvoering zijn we druk bezig met het creëren van nieuwe functies, zoals product owners, adviseurs en recordmanagers. Ook verbreden we onze kennis en competenties, bijvoorbeeld advies- en netwerkvaardigheden en projectmanagement.” Desondanks blijft samenwerking volgens hem het toverwoord. “Niet alleen intern, zeker ook samenwerkingen met externe partners en stakeholders zoals het Nationaal Archief. Er komen veel vragen op ons af en we hebben nog lang niet alle antwoorden. Ik denk dat we lastige, maar bijzonder interessante tijden tegemoet gaan. Dat geeft onrust, maar schept ook nieuwe kansen. Kansen die we hier – mede door de doorontwikkeling van de politieorganisatie – met beide handen aanpakken.”

 

Nine Pankras is eindredacteur en tekstschrijver bij Bureau Tekst.

Marlène Rooseman is tekstschrijver bij en directeur van Bureau Tekst.