15 april 2013

Documentenbeheer en tablets

image for Documentenbeheer en tablets image

De komst van de tablet in de kantooromgeving

De komst van de tablet in de kantooromgeving
In december 2012 werd in Nederland meer geld besteed aan tablets dan aan pc’s, notebooks en netbooks bij elkaar. Wellicht is dit cijfer beïnvloed door de feestdagen, maar tekenend is het wel. In de privé-omgeving rukt de tablet steeds verder op maar ook uit veel kantooromgevingen zijn tablets niet meer weg te denken. Met name projectmedewerkers en bestuurders van bedrijven en overheidsinstellingen worden tijdens vergaderingen graag gezien met een tablet, het liefst eentje met een statusverhogend logo van een appeltje erop.
ICT-beheerders zijn over het algemeen wat minder gecharmeerd van tablets. De afwijkende besturingssystemen waaronder deze apparaten veelal draaien, zoals iOS van Apple en Android van Google, stellen hen voor extra uitdagingen in het beheer en de beveiliging. Aan de andere kant is er de trend van BYOD (Bring Your Own Device) die er juist op inzet dat gebruikers zelf bepalen welke hardware ze willen gebruiken en daar hoort vaak een tablet bij. BYOD past goed bij Het Nieuwe Werken (HNW) en het zal dan ook niet verwonderen dat bij organisaties die inzetten op HNW de penetratiegraad van tablets groter is dan bij andere.
Bij DIV is net als bij ICT het enthousiasme voor tablets in de werkomgeving vaak beperkt. Dat heeft te maken met het feit dat op veel tablets kopiedocumenten werden gebruikt. In 2011 schreef ik in dit blad dat het beheer van documenten op de iPad een grote uitdaging was, omdat er toen nog helemaal geen mogelijkheden waren om documenten vanuit het DMS toegankelijk te maken.1 We zijn nu twee jaar verder en gezien de onstuimige groei van het aantal tablets in kantooromgevingen is het de hoogste tijd voor een update om te kijken hoe het beheer van documenten op tablets waaronder de iPad nu geregeld kan worden.

Beheerde documenten in het DMS en onbeheerde documenten op tablets
Bij de meeste overheidsorganisaties wordt ervan uitgegaan dat documenten die beheerd moeten worden in de dynamische fase een plekje krijgen in één DMS dat meestal één geheel vormt met een RMA voor documenten met een archiefstatus. Steeds vaker maakt het DMS/RMA onderdeel uit van een zaaksysteem, zodat naast documentbeheer ook procesondersteuning geboden kan worden. Eerlijkheidshalve moet worden opgemerkt dat in de praktijk het beheer van alle documenten in één DMS nog lang niet overal geregeld is. Naast het DMS functioneren vanuit het verleden bijvoorbeeld ook financiële administraties en procesapplicaties als beheeromgeving voor documenten. Het streven naar beheerde documenten, het liefst in één beheeromgeving, is wel vrijwel universeel.

Twee strategieën voor documentenbeheer op tablets
Zonder documenten kunnen tablets niet goed functioneren in de kantooromgeving. Die documenten worden meestal via cloudoplossingen of via e-mail op tablets geplaatst. Rechtstreekse toegang op je tablet tot de documenten van je organisatie via een DMS zou natuurlijk veel handiger zijn. Dat past bovendien veel beter in het streven om kopiedocumenten zo veel mogelijk terug te dringen. Net nu veel organisaties op het kantoornetwerk aardige successen beginnen te boeken met het terugdringen van kopieën, zouden die via de achterdeur van de tablet weer de organisatie binnenstromen. Kortom, documenten op tablets kunnen niet buiten het documentenbeheer in het DMS blijven. Dat geldt eens te meer nu documenten op een tablet een rol gaan spelen in de processen en daarmee een bewaarstatus krijgen. Het gebeurt bijvoorbeeld steeds vaker dat documenten op een tablet worden goedgekeurd voor een vergadering.
Bij het opnemen van documenten op tablets in de beheerde omgeving van het DMS zijn grofweg twee strategieen mogelijk. De eerste is kiezen voor tablets met een besturingssysteem of aanvullende besturingssoftware, waarmee het gebruik van je DMS op de tablet mogelijk wordt alsof je in een kantooromgeving werkt. De tweede is kiezen voor aanvullingen op je DMS die het gebruik van documenten op tablets mogelijk maken. Daarbij ben je afhankelijk van de mogelijkheden die je DMS-leverancier biedt.

Strategie 1, de tablet als kantoorcomputer
Een op het eerste gezicht erg eenvoudige oplossing is kiezen voor een tablet met een besturingssysteem dat hetzelfde werkt als dat van de desktops en notebooks in je organisatie. Daar zal je DMS normaal gesproken op draaien zonder dat er aanpassingen nodig zijn. Natuurlijk moet je wel beseffen dat je DMS meestal ingericht is met bepaalde hardware in gedachten. Als je in de inrichting bent uitgegaan van het tonen van je documenten en metadata op een breedbeeldscherm zal je veel moeten scrollen op een tablet met een lagere resolutie.

Windows
Al sinds Windows XP zijn er tablets beschikbaar met een besturingssysteem van Microsoft. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat tablets pas vanaf Windows 7 moeiteloos werken, maar tabletfunctionaliteit is ook in Windows 7 nog steeds een toevoeging op een basis die niet is ontworpen voor de tablet. Met de komst van Windows 8 is er sprake van een echte ommekeer. Hoewel Microsoft het ongetwijfeld tegenspreekt zou je Windows 8 in mijn ogen een besturingssysteem kunnen noemen dat pas echt goed werkt in combinatie met een aanraakscherm. Een tablet is dus zonder meer het juiste platform voor Windows 8. Goedkope tablets die geleverd worden met Windows RT bieden onvoldoende compatibiliteit met het bedrijfsnetwerk. Die in het segment met Windows 8 en Windows 8 Pro garanderen dat wel. In dat segment zie je langzaam het onderscheid tussen tablets en notebooks verdwijnen. Vaak krijgen tablets een koppelbaar toetsenbord en een groter scherm. De gebruikservaring op een tablet van 13,3 inch maakt een enorm verschil met die op een iPad van 9,1 inch, hoe hoog de resolutie van de iPad 4 ook moge zijn. Op dergelijke tablets is het natuurlijk goed werken met het DMS van je organisatie, maar aan de topmodellen hangt wel een pittig prijskaartje.

Citrix en vergelijkbare oplossingen
Veel organisaties gebruiken Citrix of een vergelijkbare oplossing voor het verlenen van de toegang tot de applicaties van de organisatie. Citrix Receiver maakt het mogelijk om ook op je tablet te werken met een DMS. Omdat er een Citrix Receiver is voor nagenoeg ieder besturingssysteem is het werken op bijna elke tablet mogelijk. Hoe goed dat gaat is natuurlijk wel afhankelijk van de snelheid en mogelijkheden van je tablet.

Strategie 2, kiezen voor een aangepast DMS
Door niet te kiezen voor aangepaste hardware maar voor aangepaste software krijg je de beschikking over software die echt is ontworpen voor de tablet. Een beperkte inventarisatie leert dat slechts een aantal DMS-oplossingen echt geschikt is voor tablets. Bedenk wel dat bij al deze oplossingen geldt dat documenten die gemaakt zijn met Microsoft Office niet met dezelfde software aangepast kunnen worden voor iPads en Android-systemen. Dat komt door het simpele feit dat Microsoft nog geen officesuite beschikbaar stelt voor deze besturingssystemen. Er gaan al tijden geruchten dat die er wel komt, maar in welke vorm blijft nog gissen. Vooralsnog betekent het een flinke handicap voor de dynamische documenten in je DMS.

Een DMS-app voor de tablet?
Een zoektocht naar apps voor je tablet bij Google en Android levert eigenlijk verrassend weinig resultaten op. De enige serieuze app is die voor eDOCS van Open Text, het voormalige Hummingbird voor de iPad. Deze app is ontwikkeld door Matrix Logic Corporation, een implementatiepartner van Open Text in de Verenigde staten. Of deze app in Nederland gebruikt wordt heb ik niet kunnen achterhalen.

Toegang tot je DMS via de browser
Een andere weg naar een DMS op je tablet is toegang tot het DMS via een browser. Hiervoor heb je een web basedapplicatie nodig. Ik heb getracht bij de grote drie Nederlandse leveranciers Decos, BCT en Circle te achterhalen wat zij doen voor de tablet.
Decos is op het gebied van web based-DMS koploper in ons land. Het zal dan ook niet verwonderen dat Decos voor zijn nieuwe versie D 5.2 een volledig uitgewerkte oplossing biedt voor een DMS op een tablet. De brochure geeft een duidelijke toelichting op wat er kan. Ook wordt eerlijk aangegeven waar de beperkingen liggen, namelijk in het aanmaken en bewerken van bestanden. Een praktijktest heb ik nog niet kunnen doen. BCT levert wel enkele mogelijkheden voor de tablet zoals een vergaderapp en de mogelijkheid om Corsa met WebAccess NxT via een browser te benaderen. Helaas biedt de brochure over WebAccess NxT geen uitsluitsel over hoe dit op een tablet in zijn werk gaat. Bij Circle was het zoekresultaat nog magerder. Ik heb op de website geen aanwijzingen kunnen vinden die erop wijzen dat web based met Verseon mogelijk is. Wellicht is het interessant als Od een tafelgesprek organiseert met de belangrijkste DMS-leveranciers over hun toekomstvisie, want ik ben denk ik niet de enige die daarin geïnteresseerd is.

Conclusie
De iPad-revolutie heeft tablets razend populair gemaakt. Ook bij de overheid dringen tablets steeds meer door. Om te zorgen dat documenten op tablets niet een eigen onbeheerd gebied gaan worden, is toegang tot het DMS via de tablet noodzakelijk. Hierbij kan gekozen worden voor een strategie via het besturingssysteem of via aanpassing van de DMS-software. Het is van belang dat jouw organisatie het maken van een keuze niet te lang op zijn beloop laat. Het mooiste is als DIV en ICT hierin gezamenlijk optrekken.

Info@helder.com, Wim Helder is oprichter van Helder Communicatie.


1 Zie Od 2011, nummer 4.