23 januari 2013

Dromen over een geactualiseerde database

image for Dromen over een geactualiseerde database image

Het is een goed gebruik dat we bij de lokale overheid een zorgvuldige procedure voor de selectielijst kennen en dat gemeenten hierin gezamenlijk de kaders afspreken rondom de selectie voor bewaring en vernietiging van archiefbescheiden. Fantastisch dat alle gemeenten ook machtiging verleend hebben aan de VNG om tot vaststelling te komen van een gezamenlijke lijst in het driehoeksoverleg. Een voorbeeld van efficiënt werken uit de oudheid, waar menig informatievraagstuk bij de overheid een voorbeeld aan kan nemen.

Het is een goed gebruik dat we bij de lokale overheid een zorgvuldige procedure voor de selectielijst kennen en dat gemeenten hierin gezamenlijk de kaders afspreken rondom de selectie voor bewaring en vernietiging van archiefbescheiden. Fantastisch dat alle gemeenten ook machtiging verleend hebben aan de VNG om tot vaststelling te komen van een gezamenlijke lijst in het driehoeksoverleg. Een voorbeeld van efficiënt werken uit de oudheid, waar menig informatievraagstuk bij de overheid een voorbeeld aan kan nemen.
Ik droom ervan dat er bij de nieuwe regelgeving door de VNG een database wordt samengesteld, waarin items voor de selectielijst direct worden geplaatst. Het mooiste is dan dat bij de regelgeving ook meteen selectieregels voor bewaren en vernietigen en bijzondere documenttypes worden opgenomen, waarop die selectie kan plaatsvinden. Dat zou goed passen in de door KING binnenkort vast te stellen zaaktypencatalogus. Zeg maar, integrale wetgeving inclusief uitwerking op selectieregels en realtime beschikbaarstelling in een database die ook bruikbaar in het hart van een DMS/RMA kan worden geïmplementeerd en onderhouden.

Het proces
Het proces vanaf december 2009, de datum waarop de eerste publicatie heeft plaatsgevonden, tot en met publicatie in de Staatscourant op 21 juni 2012, lijkt langdurig. Natuurlijk weten we dat er bij een zorgvuldige actualisering en bijwerking van wijzigingen vanaf juli 2004 tot 2009 veel werk komt kijken. In het proces naar de vaststelling hebben 78 gemeenten een inhoudelijk akkoord gegeven en zijn er tot 22 december 2009 door 51 organisaties in totaal 516 vragen gesteld. De vragen waren op 28 februari verwerkt, de kern van de beantwoording vindt u in de selectielijst onderaan pagina 12. In paragraaf 1.6 kunnen we lezen dat de vaststelling van wijzigingen van 1998 in 2005 heeft plaatsgevonden. Ruim zes jaar, dus er is bij deze actualisering sprake van een versnelling.
De peildatum bij de gemeentelijke organen en hun rechtsopvolgers gaat terug tot 1 juli 2008. Dit proces zou toch met een (terug)meldingsmechanisme op de al eerder gedroomde database vele malen gemakkelijker en sneller gerealiseerd hebben kunnen worden. Lees het procesdeel in de selectielijst er nog eens op na.
Het proces verdient veel lof waar het gaat om de reikwijdte en de veelheid van betrokken organen, waarvoor deze lijst geldig is.

De inhoud
In paragraaf 1.3 worden de geactualiseerde beleids- en taakvelden uitgewerkt. Voor een beheerder een boeiend vraagstuk hoe stukken die hierop betrekking hebben tussen 1996, lees 1 juli 2004, en heden, lees 1 juli 2009, zijn geordend in de archieven. Ik kan mij zomaar voorstellen dat uitvoeringszaken het achtste jaar na 1996, dus in 2008, gewoon zijn vernietigd, of erger dat ze voorlopig op bewaren zijn gezet en dat deze nog gereed staan voor nabewerking (ahummm). Ik blijf nog even dromen over een geactualiseerde database.
In paragraaf 1.4 vinden we de beginselen voor bewaring en vernietiging. Hier staan veel zinnige dingen, maar ik mis toch wel het zesluik dat in de PIVOT-methode BSD’s zo helder een matrix geeft voor te bewaren archiefbescheiden: beleid, evaluatie van beleid, bijzondere omstandigheden te bewaren. Een beginsel is ‘te bewaren’ en dan volgt een opsomming.
Liever heb ik niet, zoals in hoofdstuk 2 en 3, een niet-limitatieve lijst van stukken, waarop, als je wat mist, gewacht moet worden (sic?) tot vaststelling, tot er uiteindelijk een goede lijst komt van in principe te vernietigen beter te behandelen als te bewaren stukken… Taalkundig zal het allemaal wel kloppen, maar het kan zoals in BSD’s helderder geformuleerd worden.

Ik had verwacht dat we een generieke vernietigingslijst zouden krijgen. Gewoon in het kort wat te bewaren, generieke handvatten voor vernietiging, bewaartermijnen en bijzonderheden rondom belangen, vervallen belangen en dergelijke. Het is echter weer een omvangrijk boekwerk geworden. Hoe lang laat deze generieke lijst nog op zich wachten? En gaat de aansluiting met de referentie zaaktypencatalogus ooit plaatsvinden? KING levert binnenkort haar eerste referentielijst ZTC op, waarbij negen domeinen aan de slag gaan met het aanbrengen van verdieping. Een gemiste kans van de VNG om dit te coördineren? Of gaat de KING-werkgroep ‘inhoud’ van ZTC hier nog tijdig een slag slaan?

Implementatie
Het gaat bij de selectielijst om papieren en digitale archiefbescheiden en ook om griffiebescheiden die tevens onder het college van B&W vallen voor wat betreft het archiefbeheer. Wellicht aanleiding voor beheerders om te overleggen met de griffie en secretarissen van gemeenschappelijke regelingen. Datzelfde geldt voor de met name genoemde bescheiden GBA en Wabo. Goed om als beheerder helder uit te werken. Ik snap echter niet zo goed waarom deze twee wetten genoemd worden. Alle archiefbescheiden van andere wetgeving, bijvoorbeeld digitale bestemmingsplannen, vallen toch onder deze selectielijst?
Een ander uitgangspunt is ‘vernietigen tenzij’, dat aansluit bij de ‘verplichting tot vernietiging’ die we nog kennen bij de overheid op grond van de Archiefwet, artikel 3.

Gelukkig worden in de selectielijst ook de te bewaren archiefbescheiden opgesomd. Ik mis nog te vaak de ‘slag in de praktijk’ om te bewaren archiefbescheiden te monitoren op volledigheid: daar is met een lijst niet zo heel veel aan te doen; of wel? Zou het wellicht beter zijn om een lijst van te bewaren archiefbescheiden vlot te kunnen selecteren en daar een audit op te zetten? Een discussie tussen archivarissen uit de jaren 50 springt in mijn herinnering. De archivaris als bewaarder en ‘vernietiger’ is een deugd.
Misschien iets om in regionale werkgroepen uit te werken in het kwaliteitssysteem, zoals genoemd in art. 16 van de Archiefregeling, iets wat we al hadden moeten opzetten. Het beheer moet voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. In het kader van het generieke toezicht (punt 2 KPI’s) worden we hier nog maar weer op gewezen. Over het kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden is nog nagenoeg niets uitgewerkt. Hoe mooi zou het zijn als DIV hierin het voortouw eens neemt: er komt al zoveel vanuit archivarissen over ons heen!

Praktisch handvat?
Volgens mij is deze lijst in de vorm van een driehoeksoverleg totstandgekomen en hebben gemeenten de VNG gemachtigd om namens hen de selectielijst vast te stellen. Derhalve lijkt mij, kan ermee worden volstaan de lijst ter kennis te brengen aan het eigen college. Mijn aanbeveling is om hierbij een impactanalyse te voegen, waarin staat wat deze vaststelling voor de eigen organisatie betekent.
Daarbij hanteer ik de volgende bottom-up werkwijze:

  1. De lijst bespreken met teamleiders, afdelingshoofden, griffier en secretarissen van gemeenschappelijke regelingen (niet hebbende een Openbaar Lichaam) en bezien op bijzonderheden, tevens bespreken hoe nieuwe beleidsterreinen in het vervolg eerder met elkaar te identificeren zijn en een werkwijze af te spreken is.
  2. De lijst van voor vernietiging in aanmerking komende ‘dossiers’, die jaarlijks rond gaat, voorzien van een instructie, zodat als er een akkoord wordt gegeven op het vernietigen van het dossier, de medewerkers ook schaduwdossiers, digitale sporen op gemeenschappelijke schijven, websites, dropboxen en in databases betreffende dat dossier verwijderen (een haast ondoenlijke opgave, maar het is de consequentie van meervoudige opslag en enkelvoudig gebruik).
  3. Bij overbrengen van dossiers naar het semi-statisch archief deze lijst van ‘dossiers’ in het vervolg voorleggen en archiefbescheiden opvragen ter completering van de dossiers en een soortgelijk verzoek als bij 2 indienen.

Met de stappen twee en drie wordt bevorderd dat de papieren schaduwarchivering en de digitale archivering worden geïntegreerd en dat tevens een fundament wordt gelegd voor hernieuwde samenwerking in het proces met behulp van de inzet van een DMS/RMA of zaaksysteem.
Binnen drie maanden na landelijke vaststelling wordt de lijst ter kennis gebracht aan het college, inclusief de bevindingen, impactanalyse en verbeterpunten voor de verschillende bedrijfsonderdelen.

Veel waardering heb ik voor het feit dat in de gepubliceerde versie in geel en groen de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie – neem ik aan – zijn gearceerd en ook voor de heldere toelichting op de verschillende (nieuwe) onderdelen. De lijst is daarmee met enige voorbereiding door DIV ook een bespreekpunt geworden in de organisatie (zie punt 1 uit de aanpak).
Het is mijn wens dat de DIV’er als uitvoerder de selectielijst gaat lezen en interpreteren en de beleidsmedewerker DIV een bijdrage gaat leveren op bijvoorbeeld het BREED-netwerk om bevindingen en volgende mutaties te ‘delen’. Erg hoopvol ben ik hierover echter niet, want ik heb de verschillende mailings alweer voorbij zien komen van uitgevers/ opleiders/consultants die de lijst wel willen voorlezen. Een functie die ik op mijn Apple MacBook al heb, dus ik sla dit soort workshops over. Deelnemers aan zo’n training worden van harte uitgenodigd de meerwaarde en bevindingen in de vorm van lessons learned te delen. Ook hierbij wordt het BREED-netwerk weer van harte aanbevolen. SOD-online kan natuurlijk ook, hoewel de ambitie (refereert wel, appelleert/opiniëert niet of nauwelijks), bereik en actualiteit daarvan wat anders lijkt te liggen, want het aantal relevante hits op SOD-online ligt lager (groter tijdvak, negentien hits, waarvan elf Od-artikelen).

Database
Ik blijf nog even dromen dat er een generieke lijst komt in de vorm van een database die voorziet in dynamische goedkeuring/ vaststelling en terugmelding, zodanig dat de actualiteit gewaarborgd en de bruikbaarheid vergroot wordt. Zoals i-Navigator, de kenniskaart en zaaktypencatalogus van Split~Vision ….en oh, ja als die nog bestaat, de zgn. Brabantse lijst. Deze aanvullende producten zouden toch niet meer nodig moeten zijn?
En als die lijst dan een databasestructuur kent, kan deze ook opgenomen worden in de standaarden voor de overheid en softwareleveranciers van ECM (content management/ websites, DMS en RMA) en kan er verplicht worden deze prominenter binnen de software te plaatsen en jaarlijks te onderhouden voor die 15 tot 20% kosten die als onderhoud worden gefactureerd. 

aplat@hermes-am.nl, André Plat redactielid Od.

Te raadplegen websites: