Dropbox voor documenten in de cloud

Je kunt geen tijdschrift over ICT openslaan zonder een flink aantal keren het woord ‘cloud’ tegen te komen. Toch is het voor buitenstaanders zoals DIV’ers een vaag begrip. Niettemin is er ook voor ons vakgebied reden genoeg om te kijken naar cloudoplossingen zoals het hier besproken Dropbox.

Je kunt geen tijdschrift over ICT openslaan zonder een flink aantal keren het woord ‘cloud’ tegen te komen. Toch is het voor buitenstaanders zoals DIV’ers een vaag begrip. Niettemin is er ook voor ons vakgebied reden genoeg om te kijken naar cloudoplossingen zoals het hier besproken Dropbox.

De cloud, wat betekent dat voor gebruikers
Lang niet altijd levert een letterlijke vertaling van Engelstalige begrippen uit de ICT-wereld meer inzicht op in wat er mee bedoeld wordt. Zo schiet je met de vertaling van cloud = wolk weinig op. Het helpt al iets als je weet dat ICT’ers in architectuurplaatjes wolkjes tekenen voor zaken die via het internet benaderd kunnen worden. Dat kan apparatuur zijn maar ook gegevens en software. Kenmerkend voor de cloud is dat de gebruiker de apparatuur, gegevens of software kan benaderen, zonder dat hij merkt dat het gaat om iets dat niet op zijn eigen computer staat. Zo draait software in de cloud net alsof de programma’s op de lokale pc staan. Zo kunnen documenten opgeroepen of opgeslagen worden, alsof het opslag op de lokale pc betreft, terwijl ze in werkelijkheid niet op de lokale pc en ook niet op het lokale netwerk, maar op de cloud server van de data-aanbieder staan. Dat datacentrum kan ergens anders in Nederland of waar ook ter wereld staan.

De cloud voor documenten
In eerste instantie lijkt het voor de gebruiker wellicht niet zo heel anders of je documenten opslaat op een lokaal netwerk of in de cloud. Documenten op het netwerk kun je immers ook delen met anderen. Als de opslag plaatsvindt in een DMS/RMA kan ook het versiebeheer en de archivering netjes geregeld worden. Toch voegt die cloud met de juiste software iets toe. Dergelijke software zorgt dat je met ieder apparaat dat is aangemeld in je cloud documenten kunt bekijken en deze kunt bewerken, zonder dat je zelf handelingen voor het beheer hoeft uit te voeren. Zo kun je bijvoorbeeld een laatste aanpassing van een document nog even snel via je smartphone raadplegen. Voor de duidelijkheid met documenten bedoel ik niet alleen tekstdocumenten, maar bijvoorbeeld ook foto’s, presentaties en spreadsheets. De software rond cloud-toepassingen voor documentbeheer is nog volop in ontwikkeling. De oplossingen overlappen elkaar voor een deel maar niet helemaal. Sommige software is vooral gericht op opslag en toegang, andere meer op bewerking en versiebeheer. Veel spelers willen een graantje meepikken in deze groeimarkt. Zo heeft Apple zijn iCloud, Google onder meer Google Drive en Google Docs en Microsoft Skydrive en Office 365. Dropbox is een nieuwe speler in deze markt met inmiddels miljoenen installaties wereldwijd. Basisopslag van enkele gigabytes is bij de meeste spelers gratis. Voor opslag van grotere hoeveelheden of met meer mogelijkheden moet betaald worden.

Dropbox

Dropbox is door zijn eenvoud een goede introductie in de mogelijkheden van cloud-gebaseerd documentbeheer. Elk bestand dat je op Dropbox zet, wordt automatisch opgeslagen in de cloud en tevens naar alle aangemelde computers, tablets en smartphones gestuurd. Wijzigingen worden automatisch bijgehouden door middel van versiebeheer. Zo hoef je nooit meer een bestand naar jezelf te emailen. Het is ook mogelijk om Dropbox te delen met de apparatuur van anderen. Ze moeten dan wel eenmalig het e-mailadres en wachtwoord van jouw Dropbox kennen. Als je niet al je bestanden wilt delen, is het mogelijk het delen te beperken tot bepaalde mappen.
De meeste netwerkbeheerders zijn voorlopig niet erg happig om Dropbox op het netwerk van hun organisatie toe te laten. Als een gebruiker Dropbox niet kan of wil installeren, zit rechtstreeks delen er niet in. Toch is het ook dan mogelijk om documenten eenvoudig te delen. Van documenten of mappen in je Dropbox, kun je namelijk een link maken en die opnemen in een e-mail. Zo’n mail wordt razendsnel verstuurd en omdat het alleen om een link gaat is bestandsgrootte geen issue.

Dropbox op je computer
Bij het installeren van Dropbox op je computer, wordt er een map gemaakt om je bestanden op te bewaren. Standaard staat die map direct onder je gebruikersgegevens op hetzelfde niveau als bijvoorbeeld de map ‘Mijn documenten’ en ‘Mijn afbeeldingen’, maar als je advanced kiest bij het installeren kun je ook een willekeurige andere locatie kiezen. Het gedrag van de Dropbox-map is hetzelfde als van elke andere map, maar met het grote verschil dat als je de map bijwerkt met een nieuw bestand of een nieuwe versie van een bestand, de wijzigingen ook worden opgeslagen op alle andere apparaten waarop je Dropbox hebt neergezet.

Voor privé-gebruik is zo’n oplossing ideaal. Je krijgt de voordelen van universele toegang en versiebeheer van een volwassen DMS zonder het gedoe van inchecken en dergelijke eromheen.
Dropbox werkt zo simpel dat de rondleiding die je krijgt als je het installeert slechts uit vier instructieschermpjes bestaat. In de screendump is de introductiepagina van een Dropbox-webpagina afgebeeld. Je webpagina is overigens toegankelijk via een veilige https-verbinding.

Dropbox op andere apparaten
Het geweldige aan Dropbox is de automatische synchronisatie van documenten op zoveel verschillende soorten apparatuur. Voor mobiele apparaten begin je natuurlijk met het downloaden van de app. Als die eenmaal geïnstalleerd is, geef je het e-mailadres en wachtwoord van je Dropbox door. De rest doet Dropbox zelf voor je.

Dropbox wijkt af van andere cloud-diensten door het feit dat de documenten niet alleen in de cloud worden opgeslagen maar ook op alle aangemelde apparaten. Voor snelle en universele toegang is dit natuurlijk een groot voordeel. Aan dit voordeel kleeft wel het nadeel dat er op elk apparaat een kopie van een document aanwezig is. Weliswaar worden de kopieën keurig gesynchroniseerd, maar het blijft een feit dat de grip op wie de documenten kan of mag inzien minder wordt als ze op diverse apparaten aanwezig zijn.
Het is ook een optie om een bepaalde folder te delen met anderen. Die krijgen dan alleen inzicht in wat je in die folder zet, zonder dat je de hele Dropbox-site beschikbaar moet maken of zonder dat je uitgaand van heel Dropbox individuele mappen moet uitsluiten.

Dropbox op je iPod

Dropbox en het DMS/RMA
De grootste uitdaging van documenten in cloud-oplossingen als Dropbox is het archiefbeheer. Het is al moeilijk om de archiefdocumenten die gemaild worden af te vangen voor het DMS/RMA. Nu komt er de uitdaging bij van documenten die gedeeld worden in de cloud en zich helemaal onttrekken aan het zicht van de archiefbeheerder. Wees hierop vooral alert bij projectarchieven. Ik heb het al eens meegemaakt dat de volledige documentenverzameling van de nieuwbouw van een gemeentehuis zich in de cloud bevond, inclusief alle correspondentie met architecten, uitvoerders en ander partijen. Het is een hele uitdaging om zo’n digitale verzameling achteraf om te vormen tot een beheerd archief. Het gemak van dergelijke documentenverzamelingen in de cloud voor de gebruiker is onmiskenbaar, maar je zult toch vanaf de start duidelijk moeten maken dat ook archiefbeheer onderdeel van een project is en dat dit verder gaat dan een mappenverzameling in de cloud.

Het delen van een bepaalde folder met anderen

Conclusie
Documenten in de cloud met een pakket als Dropbox bieden zowel kansen als risico’s. Dropbox is een eenvoudig maar krachtig instrument om documenten op te slaan in de cloud. Als je de cloud deelt met anderen is het ook een prima tool voor samenwerking aan documenten. Voor mensen die op verschillende plekken en met verschillende apparaten werken is dit een uitkomst die de zorgen over de juiste versie van een document voorgoed uit de wereld kan helpen. Voor archivering zitten er risico’s aan de cloud. Vroeg of laat zal ook jouw organisatie te maken krijgen met documenten in de cloud. Zorg dat je er iets van afweet, zodat je gesprekspartner bent bij de invoering van dergelijke oplossingen. Ze raken zeker het archiefbeheer van je organisatie.

Wellicht dat in de toekomst er echte geïntegreerde oplossingen komen voor archiefbeheer in de cloud. Sommige organisaties hebben daar met oplossingen als Microsoft SharePoint al aanzetten toe gegeven, maar ook daarover is het laatste woord nog niet gezegd en geschreven. Tot die tijd raad ik iedereen aan om in ieder geval privé met een tool als Dropbox aan de slag te gaan. Dat voorkomt heel wat heen en weer mailen en het rondzwerven van verschillende versies van je eigen documenten.

Info@helder.com