Duurzaam toegankelijke informatie?

“Hoe moet onze informatie huishouding er nou precies uitzien? Daar is binnen veel overheidsorganisaties geen eenduidig beeld over. En ook niet over de kansen en bedreigingen in die informatie huishouding,” constateert Tom Leenders, strategisch adviseur van het Nationaal Archief. “Prikkels om verbeteringen door te voeren, zijn ook niet altijd eenduidig. En bovendien regelmatig verkokerd. Want de business kijkt naar verbeteringen ten behoeve van het primaire proces, de DIV’er kijkt naar archivering, opslag en toegang, en de beveiligingsexpert naar veiligheid.

“Hoe moet onze informatie huishouding er nou precies uitzien? Daar is binnen veel overheidsorganisaties geen eenduidig beeld over. En ook niet over de kansen en bedreigingen in die informatie huishouding,” constateert Tom Leenders, strategisch adviseur van het Nationaal Archief. “Prikkels om verbeteringen door te voeren, zijn ook niet altijd eenduidig. En bovendien regelmatig verkokerd. Want de business kijkt naar verbeteringen ten behoeve van het primaire proces, de DIV’er kijkt naar archivering, opslag en toegang, en de beveiligingsexpert naar veiligheid. Die aspecten komen niet per definitie bij elkaar. Afwegingen uit de business zijn vaak leidend. Maar de kans is groot dat de business zelf last krijgt van keuzes die niet integraal gemaakt zijn.”

Reconstrueren
“Neem een gemeentelijk klantcontactcentrum (KCC). Hun systemen en applicaties zijn vooral ingericht voor een goede bediening van de backoffice, en vooruit: ook de burger. Maar afwegingen over hoe je verder omgaat met de ontstane informatie, worden zelden meegenomen in het functioneren van die applicaties en systemen. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat informatie makkelijk wordt teruggevonden? En vertrouwelijk wordt behandeld als het moet? Stel dat de raad vragen stelt over de contacten met een gehandicaptenplatform over de herprofilering van een straat. En je kunt die informatie niet terugvinden en het contact niet reconstrueren…. Dan sta je er slecht voor als organisatie. Informatieprofessionals hebben verschillende soorten expertise. De kunst is om al die informatie-aspecten – duurzaamheid, privacy en veiligheid – te verbinden met de bredere organisatiebelangen. Om (ook) de business de meerwaarde te laten zien van zaken die niet direct ten dienste staan van de primaire processen.”

Wat is die meerwaarde en hoe maak je die zichtbaar? Leenders: “Daar kom je achter op het moment dat er iets verandert in de primaire processen – en daarmee in de informatiehuishouding. Een uitgelezen moment om inzicht te krijgen in de drijvende krachten achter die verandering, zodat je vervolgens al snel kunt aanhaken vanuit jouw expertise in archivering en duurzame toegankelijkheid. Werk daarbij samen met andere informatie-experts. Samen kun je in die designfase al vanuit de breedte kijken naar systemen en applicaties: hoe werkt het en hoe zou het moeten werken? Wat willen we er op de korte én op de langere termijn aan hebben? Zorg voor een plek aan de ontwerptafel. Dat voorkomt dat je er later – en op een lager niveau – nog wat over moet zeggen.”

Nieuwe set skills
Over de diverse tools en toetsingskaders – DUTO, KIDO, handreikingen enzovoort – die de afgelopen jaren voor én met decentrale overheden zijn ontwikkeld, daarover is Leenders duidelijk: “Tools zijn er vooral om te hélpen. Als ze aansluiten op de vraag van jouw organisatie, gebruik ze dan vooral. DIV’ers hebben enorm veel expertise in huis. En die is gebruikt voor de ontwikkeling van deze tools. En ook inzet en (door)ontwikkeling moet gebeuren in een community van experts.
Maar ons vak draait om meer dan tooling alleen. Van informatie-experts wordt ook een nieuwe set aan skills gevraagd, bijvoorbeeld in project- en applicatiemanagement. Zaken die veel meer tegen de business aanzitten. En dat is precies de kant die wij op moeten.”

Kijken en faciliteren
De fusie van vijf waterschappen tot waterschap Brabantse Delta. Plus de overstap naar een nieuw flexkantoor en volledig digitaal zaakgericht werken. Dat waren bij Brabantse Delta de ‘verandertriggers’ om duurzame toegankelijkheid te borgen in de informatiehuishouding. Daar groeide de organisatie naar toe, aldus Tineke Rouschop, kwaliteitsadviseur Recordmanagement bij Brabantse Delta: “Ons DMS diende lang als ‘zaaksysteem’ en als het centrale digitale bedrijfsarchief. Werken in het DMS faciliteerden we ook, met maatwerk. Toen al bleek dat informatie beter toegankelijk was voor medewerkers. Ook de compliance verbeterde. Maar het aantal applicaties nam almaar toe. Vooral op het vlak van vergunningverlening, toezichthouden, handhaven en HRM-processen. Daardoor daalde ook het aandeel van ons DMS. De omslag is nu dat we niet krampachtig willen vasthouden aan het DMS als centraal archief. We willen vooral kijken en faciliteren: hoe kunnen we die duurzame toegankelijkheid, die archieffunctie, het best borgen? Dat blijkt het best mogelijk aan het begin van onze werkprocessen. En in de beginfase van onze applicaties – het liefst bij de aanbesteding al, of bij requirements en de toetsing. Wij proberen overal vooraan te zitten.”

Bruikbaar, Bestendig en Beschikbaar
Duurzaam toegankelijke informatie borgen in de organisatie. Dat kun je heel ingewikkeld maken. Maar simpel werkt beter, betoogt Rouschop: “Wij maakten een lijstje met de 3 B’s: duurzaam toegankelijke informatie = Bruikbaar, Bestendig en Beschikbaar. Dat lijstje gebruiken we voor alles. Als requirements aan applicaties en processen. We adviseren ermee en toetsen erop. En omdat het zo lekker bekt, kun je mensen er ook informatieminded mee maken. Informatie die jij maakt, moet Beschikbaar, Bruikbaar en Bestendig zijn. Voor jou, maar ook voor een ander. Nu en later. Duurzame toegankelijkheid is een integraal kwaliteitsaspect van onze bedrijfsvoering. ‘Informatie’ is onderdeel van het organisatiebrede Kwaliteitsteam. Met daarin ook onder meer risicomanagement, assetmanagement en KAM (kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu). Mijn team werkt ook samen met informatiemanagement, ICT en front office.
Kwaliteit is soms lastig te vertalen naar financiële baten. Feit is dat we veel geld besparen op het beheer van alle analoge archieven, door ze weer zelf te beheren. Met de besparing kunnen we de duurzame toegankelijkheid fors verbeteren. Feit is ook dat we nu beter in control zijn. Hoewel er nog steeds ‘witte vlekken’ zijn: exotische applicaties en mailboxen waar meer in zit dan zou moeten. Sommige dingen kun je lastig afdwingen. Daarom focussen we op gebruiksgemak. En het is ook een kwestie van volhouden, volhouden, volhouden.”

Inzicht geven, verantwoorden en verbeteren
Bij de gemeente ’s-Hertogenbosch doen ze het weer anders. Daar werkten informatieprofessionals vanaf 2013 met risico analyses. Daarin wordt per afdeling onderzocht wat de werkprocessen zijn, welke informatie daaruit voortkomt en wat de risico’s zijn als die informatie niet duurzaam toegankelijk is. “We bedachten daar geen ingewikkeld formats voor. Maar zijn het gewoon gaan doen,” zegt Marieke Klomp, auditor/kwaliteitsmedewerker Informatiemanagement van de gemeente ’s-Hertogenbosch. “In onze analyses gaven we aan: dit zijn de archiefwettelijke verplichtingen, dit is het gemeentelijk beleid inzake bedrijfsvoering en dit is wat wij zien: dat er een verschil zit tussen wat er gepresteerd en gevraagd wordt aan informatieopslag en -beheer. Wat wij wilden, is inzicht geven. Zodat afdelingshoofden zelf keuzes kunnen maken en kunnen aansturen.”

“Die risicoanalyses hebben ons veel gebracht: we zijn nog zichtbaarder geworden in de organisatie en kunnen het gesprek aangaan over informatiebeheer – anders dan zaakgericht werken. Dat gaan we vasthouden. Maar de analyse zelf wilden we verbeteren, vooral als het gaat om de verbinding met de bedrijfsplanning en de implementatie van verbetermaatregelen. De risicoanalyses waren een stap richting duurzame toegankelijkheid. Maar niet de enige. Vorige zomer bracht onze gemeentearchivaris de KPIrapportage uit aan raad en bestuur. Het rapport bevatte ook een verbeter plan. We brachten deze twee met elkaar in verbinding, en ontwikkelen nu de risicoanalyses door tot een informatie beheerplan. Zo’n plan heeft drie doelen. Het geeft inzicht in de staat van de informatiehuishouding. Richting de toezichthouder kunnen we KPI’s onderbouwen en het is een basis voor het continu verbeteren van het informatiebeheer.”

Samen werken
Klomp: “We laten de analyse ook aansluiten op integrale organisatiestandaarden, en koppelen terug in bestaande overleggen. Het gaat erom dat bevindingen en verbetermaatregelen voor duurzame toegankelijkheid hun plek vinden in onze bedrijfsplanning en bedrijfsvoering. Zo gaan we de tool MAVIM inzetten. Dat is de standaard voor het modelleren van processen en het vastleggen van het applicatielandschap, en ook eigenschappen van die applicaties. Samen met ICT hebben we MAVIM nu zo aangepast dat er ook bewaartermijnen in kunnen. Wanneer afdelingen plannen indienen bij ICT, worden wij ingeschakeld om vanuit onze expertise naar deze plannen te kijken. We zoeken altijd de samenwerking. Want werken aan de kwaliteit van de informatiehuishouding kan alleen samen.”

Mireille.Reijs@nationaalarchief.nl, Mireille Reijs is namens communicatiebureau Nawwara, Redacteur van Archief2020.