Het formuleren van duurzaamheidsbeleid is in eerste instantie van belang voor de organisatie zelf en voor de medewerkers. De medewerkers hebben uitgangspunten en een leidraad nodig bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. De keuzes die zij maken om zaken op een bepaalde manier aan te pakken dienen transparant te zijn en begrijpelijk voor hun collega’s.
Het formuleren van duurzaamheidsbeleid is in eerste instantie van belang voor de organisatie zelf en voor de medewerkers. De medewerkers hebben uitgangspunten en een leidraad nodig bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. De keuzes die zij maken om zaken op een bepaalde manier aan te pakken dienen transparant te zijn en begrijpelijk voor hun collega’s.
Maar er zijn nog andere belanghebbenden. Ook de aanleverende instellingen die hun materialen toevertrouwen aan de organisatie willen weten hoe hun materiaal toegankelijk gehouden gaat worden. Net zoals de gebruikers van het digitaal materiaal, nu en in de toekomst, een transparante verantwoording willen zien over hoe de digitale materialen behandeld zijn in de loop der tijd. Bij publiek ge!nancierde instellingen zal er daarnaast een impliciet moreel appel aan de organisaties worden gedaan om aan te tonen dat het belastinggeld verantwoord is uitgegeven. Ten slotte is het hebben van een helder geformuleerd duurzaamheidsbeleid een vereiste in elke vorm van certi!cering, of het nu gaat om het Data Seal of Approval, de nestor certi!cering, of de ISO 16363 certi!cering.2
Elementen van duurzaamheidsbeleid
Veel instellingen hebben moeite met het opstellen van duurzaamheidsbeleid. Zij vergeten daarbij dat er al veel (impliciet) duidelijk is. Het advies is dat eerst eens te inventariseren. Maar wat is nu een goed duurzaamheidsbeleid? Helaas publiceren nog niet veel instellingen hun duurzaamheidsbeleid.3 Ook de ‘Open Archival Information Standard’ (OAIS) geeft hiervoor geen duidelijke richtlijnen. Deze situatie en de wens om tot een praktisch overzicht te komen was aanleiding om in het Europese project SCAPE een catalogus van duurzaamheidselementen samen te stellen. Deze oorspronkelijke Catalogue of Policy Elements is in het kader van het werkprogramma Digitaal Erfgoed Houdbaar vertaald en in een wiki omgezet.
| Duurzaamheidsbeleid-wiki De Catalogus Duurzaamheidsbeleid is opgebouwd rond een tiental beleidsuitgangspunten, die ieder bestaan uit verschillende elementen. Van deze beleidselementen wordt onder meer beschreven waar het precies om gaat, waarom het van belang is, wat het risico is en wie betrokkenen en belanghebbenden zijn. Elk beleidselement wordt geïllustreerd met een (waar mogelijk ook Nederlands) voorbeeld. De catalogus beschrijft alle elementen van duurzaamheidsbeleid (preservation policy) en is daarmee een hulpmiddel voor organisaties bij het ontwikkelen van duurzaamheidsstrategieën en de implementatie ervan (zie de wiki: http://wiki.ncdd.nl/). |
Digitaal Erfgoed Houdbaar
Het werkprogramma wordt uitgevoerd door de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)4 in het kader van de nationale strategie voor digitaal erfgoed van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE).5 Deze strategie is erop gericht de rijkdom van het Nederlandse digitale erfgoed beter zichtbaar, bruikbaar en houdbaar te maken. Beter houdbaar betekent het garanderen van de toegang en (her) bruikbaarheid van digitale informatie voor de lange termijn. Hiervoor zijn (technische) voorzieningen nodig, maar ook kennis, inzicht in de digitale collectie die we (willen) verzamelen, en beleid. Alles bij elkaar moet dat leiden tot een netwerk van gemeenschappelijke voorzieningen die de toekomst van ons digitale geheugen kunnen garanderen. Duurzaamheidsbeleid is onmisbaar, omdat dit de kaders aangeeft op basis waarvan een organisatie handelt. De ontwikkeling van voorzieningen voor duurzame toegang, of het gebruik van gemeenschappelijke voorzieningen daarvoor vinden een basis in het beleid van een organisatie ten aanzien van duurzame toegang tot haar collecties.
Niveaus van beschrijving
Duurzaamheidsbeleid kan op verschillende detailniveaus worden beschreven. Het SCAPE Beleidskader Digitale Duurzaamheid onderscheidt de volgende niveaus
- Beleidsuitgangspunten (in SCAPE Preservation Guidance Policies) waarin een globale, abstracte visie is beschreven die weergeeft welke doelen de organisatie zich stelt bij het duurzaam toegankelijk houden van de digitale materialen. Je kunt dit ook zien als een beschrijving op strategisch niveau. Een voorbeeld is dat de organisatie zich zal laten inspireren door de OAIS-standaard bij het inrichten van de digitale infrastructuur.
- In de Beleidsuitwerking (In SCAPE Preservation Procedure Policies) zijn de verschillende aspecten nader uitgewerkt zodat medewerkers een leidraad hebben bij het inrichten van hun activiteiten op tactisch niveau. Dit beleid beschrijft hoe de organisatie de doelstellingen denkt om te zetten in concrete uitwerking. Het beleid op dit niveau is concreet genoeg beschreven om processen te ontwerpen, maar houdt zich tegelijkertijd bezig met de collectie als geheel en gaat dus niet in op heel specifieke afwijkingen per collectie.
- Het derde niveau, het operationele niveau en in SCAPE de Preservation Control Policies genoemd, beschrijft het beleid voor een specifieke deelcollectie, een specifieke preserveringsactie of een specifieke doelgroep. De uitwerking is zo gedetailleerd dat deze een geautomatiseerde workflow kan ondersteunen (zie de figuur).
De drie niveaus hangen sterk onderling samen waardoor er een coherent geheel ontstaat. Het bewaken van deze coherentie is van belang, omdat anders ad-hocacties kunnen plaatsvinden die in strijd zijn met het beleid.
 Figuur. Drie niveaus Beleidskader Digitale Duurzaamheid |
| Preservation policy Nationaal Archief Bij het Nationaal Archief (NA) hebben we ons duurzaamheidsbeleid beschreven in de Preservation Policy. Het is geen handleiding of stappenplan, maar een richtinggevend document dat ons helpt om ons duurzaamheidsbeleid te vertalen naar de praktijk van alle dag. Het NA vindt digitale duurzaamheid niet alleen iets van een klein clubje technisch specialisten maar van de gehele organisatie. Daarom hebben we na vaststelling van onze preservation policy een vervolgtraject ingericht, waarbij alle organisatieonderdelen zijn betrokken. Elk onderdeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van een of meerdere activiteiten. Te denken valt aan het beschrijven van voorkeursformaten, het opstellen van aansluitvoorwaarden of het in kaart brengen en monitoren van onze zogenaamde ‘designated communities’ (wie zijn de beoogde en toekomstige gebruikers van onze collecties). In een RACI-tabel (https://nl.wikipedia.org/wiki/RACI-model) staan de werkzaamheden benoemd met daarbij de verantwoordelijkheden van elke afdeling. De acties in ons uitvoeringsplan zijn inmiddels in gang gezet waarmee het Nationaal Archief duurzaamheidsbeleid ook daadwerkelijk in de praktijk brengt. Kennis en ervaring hierover worden gedeeld via het kennisplatform Preservation op Pleio (informatie2020.pleio.nl) De Preservation policy van het nationaal archief is beschikbaar via: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal. |
|
Preservation policy Beeld en Geluid Duurzame digitale preservering is voor Beeld en Geluid een primaire, organisatiebrede activiteit. Beleid, standaarden en procedures dragen bij aan de ontwikkeling en promotie van Beeld en Geluid als toonaangevend audiovisueel archief. Hiertoe expliciteert het stuk Digitale Preservering Beeld en Geluid alle uitgangspunten en keuzen die de basis vormen van de uitvoering van deze activiteit. De digitale objecten en hun levenscyclus worden gedefinieerd, diensten en garanties worden tot op de letter beschreven en er wordt vastgelegd op welke wijze Beeld en Geluid voldoet aan technische en personele kwaliteitseisen. Door het documenteren van het vigerende beleid en de gevolgde standaarden kan verantwoording worden afgelegd aan alle partijen die hun digitale collecties aan Beeld en Geluid toevertrouwen, aan degenen die er gebruik van maken en aan de subsidiegevers. Het document biedt ook de eigen medewerkers transparantie en eenduidigheid over de geldende regels en procedures. Er wordt navolging en uitwerking gegeven aan het beleid in de vorm van interdisciplinaire werkgroepen. Het beleidsdocument is beschikbaar via: http://publications.beeldengeluid.nl/pub/387/. |
|
Preservation policy DANS
Door de archivering van data conform het preserveringsbeleid uit te voeren verzekert DANS de beschikbaarstelling van authentieke en betrouwbare datasets aan onderzoekers, waarbij de integriteit en de kwaliteit van datasets blijft gewaarborgd. Hiermee is het preserveringsbeleid een essentieel fundament van EASY, het archief van DANS, als gecertificeerd archief: een ‘Trusted Digital Repository’. De Preservation Policy van DANS is enkel beschikbaar in het Engels (op https://dans.knaw.nl/nl/deponeren/toelichting-data-deponeren/DANSpreservationpolicyUK.pdf). |
Catalogus Duurzaamheidsbeleid
In de wereld van digitale duurzaamheid vinden voortdurend veranderingen plaats: nieuwe ontwikkelingen leiden tot nieuwe inzichten. Ook de organisatie zelf zal steeds professioneler worden. Het bijbehorende beleid zal dus periodiek aangepast worden aan deze veranderende inzichten. Het is aan te raden daarvoor een vast tijdstip te nemen, bijvoorbeeld elke twee jaar.
De Catalogus Duurzaamheidsbeleid is op basis van literatuur onderzoek uitgegaan van een tiental onderwerpen die in elk duurzaamheidsbeleid terugkeren, de beleidsuitgangspunten. Deze hoofdonderwerpen variëren van een beschrijving van hoe bit preservering en functionele preservering is uitgewerkt, tot aan authenticiteit, wijze van toegang, omgang met rechten, gebruik van standaarden, metadata, de samenstelling van het digitaal object en de inrichting van de organisatie rondom het duurzame archief (personeel, budget etc.).
Per beleidsuitgangspunt is aan de hand van een sjabloon een set van beleidsuitwerkingen nader beschreven. Deze uitwerking begint met een de! nitie van het betreffende element, bijvoorbeeld een de!nitie van bit preservering, waarna beschreven is waarom een organisatie dit moet beschrijven en welke risico’s een organisatie loopt als zij niet duidelijk is over hoe ze bit preservering wil aanpakken. Omdat sommige onderwerpen specialistische kennis vereisen, is ook aangegeven wie in de organisatie betrokken zou moeten zijn bij het formuleren van de beleidsuitwerking en over welke competenties deze personen moeten beschikken. Zelden staat een beleidsuitwerking geheel op zichzelf en relaties met andere elementen in de catalogus verwijzen de gebruiker van de catalogus naar mogelijke verbanden met andere beleidsonderdelen. Tot slot is geprobeerd voorbeelden toe te voegen van bestaand duurzaamheidsbeleid van Nederlandse en buitenlandse instellingen. Een kanttekening hierbij is dat tot nu toe niet alle domeinen zijn vertegenwoordigd maar dit zal in de loop van 2017 aangevuld worden.
Barbara.sierman@kb.nl, Barbara Sierman is Digital preservation manager bij de Koninklijke Bibliotheek.
Marcel.ras@ncdd.nl, Marcel Ras is programmamanager Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD).
* Aan dit artikel werkten verder mee:
Pepijn Lucker, adviseur Preservation Nationaal Archief,
Valentijn Gilissen, datamanager DANS,
Jose!en Schuurman, informatiemanager Beeld en Geluid,
Annemieke de Jong, Digital Preservation Officer Beeld en Geluid.
Noten
1 Barbara Sierman, ‘Maturity and preservation policies’, Proceedings of the 11th International Conference on Digital Preservation, Melbourne 2014, p 259-266.
2 Zie hiervoor de Wegwijzer Certi!cering (http://www.ncdd.nl/kennis-en-advies/certificering/).
3 Een overzicht hiervan is te vinden op http://wiki.opf-labs.org/display/SP/Published+Preservation+Policies
4 http://www.ncdd.nl
5 http://www.den.nl/pagina/511/netwerk-digitaal-erfgoed/
