12 februari 2018

Duurzame toegankelijkheid van digitale data

image for Duurzame toegankelijkheid van digitale data image

In het maart nummer van Od verscheen ons eerste artikel onder de titel ‘Archiefinnovatie noodzakelijk’. In dit artikel benadrukken we dat de stap naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie met name een organisatieverandering is. Sleutelfunctionarissen zijn de archivaris, de informatiemanager, de cultuurambtenaar, DIV’ers én de verantwoordelijken voor de bedrijfsvoering.

In het maart nummer van Od verscheen ons eerste artikel onder de titel ‘Archiefinnovatie noodzakelijk’. In dit artikel benadrukken we dat de stap naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie met name een organisatieverandering is. Sleutelfunctionarissen zijn de archivaris, de informatiemanager, de cultuurambtenaar, DIV’ers én de verantwoordelijken voor de bedrijfsvoering. Om deze organisatieverandering tot stand te brengen zijn ideeën van buiten welkom en is de bereidheid om deze over te nemen noodzakelijk.

Onze digitale data zijn netjes op een externe harde schijf gezet en in een ‘veilige’ kast gelegd. Is er dan nog meer nodig om deze data duurzaam toegankelijk te maken? Wat is dat eigenlijk, duurzaam toegankelijk?
In de praktijk wordt gedacht dat – als er afspraken zijn gemaakt wie er toegang heeft of mag hebben tot welke data – er voor de korte termijn waarschijnlijk voldoende gedaan is. Echter, de techniek ontwikkelt zich razendsnel en daarmee de omgeving waarin mensen werken en data produceren. Het gebruik van computertechnologie groeit exponentieel. We hebben alsmaar meer data die steeds belangrijker worden. Des te belangrijker om aandacht aan de duurzame toegankelijkheid en vindbaarheid van deze data te schenken.
Zijn eerder opgeslagen bestanden in die veranderde omgeving nog steeds toegankelijk? Dat is niet vanzelfsprekend (denk maar aan al die floppydisks in de kast). Hiervoor is nodig dat bij het tot stand komen van (technische) veranderingen er rekening wordt gehouden met alles wat toegankelijk moet blijven voor later gebruik.

Een andere gedachte is dat een datamanagementsysteem of zaaksysteem implementeren voldoende is om data toegankelijk te houden. Wij denken van niet. Het borgt misschien dat alle formele documenten in het zaaksysteem zijn opgeslagen. Maar is hiermee álle relevantie informatie in beeld en sluit het zaaksysteem aan bij het werkproces dat voor de verschillende activiteiten wordt doorlopen? Wij hebben de indruk van niet.

De context verandert voortdurend
Het waarborgen van toegankelijkheid lijkt een technisch probleem. Niets is minder waar. Zeker, de techniek is een onderdeel van de oplossing, maar de context is veel breder. Moeten er geen waarborgen komen voor de context waarin de data is ontstaan en waarin duurzame toegankelijkheid van deze data mogelijk blijft? Inzichten in rollen, verantwoordelijkheden, procesmodellen en wetgeving veranderen, en bepalen mede de context waarin data toegankelijk blijven. In een eerder artikel hebben wij geschreven dat de omslag naar duurzame toegankelijkheid vooral een organisatieverandering is, waarbij de techniek ondersteunt.

Hoe erg is het als de actuele context gaat afwijken van de context waarin de data zijn ontstaan? Dit vereist flexibiliteit in denken en doen. Het vereist ook een klantgerichte benadering en een analyse van risico’s om data in een mogelijk veranderende context toch ter beschikking te stellen. Hoe gaan de data in de toekomst gebruikt worden en welke kaders zijn daarvoor dan nog nodig? Dit is nu niet allemaal vooraf vast te stellen en vereist een mechanisme van toetsing aan bepaalde waarden en normen maar boven alles gecontroleerde flexibiliteit!

Een klantgerichte benadering
Het zorgdomein is een voorbeeld van de veranderende rol van de overheid als het gaat om dienstverlening aan de burgers. In het zorgdomein verandert de rol van de klant daadwerkelijk door gebruik van IT en wel door de Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO): de IT maakt het mogelijk dat gezondheidsgegevens worden gedeeld tussen klant en zorgverlener op basis van het vertrouwen dat dit op een veilige, gebruiksvriendelijke, toekomstvaste en betaalbare wijze gebeurt. De klant neemt de regie en kan zorgverleners of anderen toevoegen aan zijn of haar PGO. De rol van de zorgverlener zal daarmee ook moeten veranderen.

Met de discussie over het wetsvoorstel Open Overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie verandert de rol van de overheid in relatie met de burgers definitief, de regie verschuift en er is sprake van co-creatie. Ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verscherpt de controle op de registraties van de overheid.

De eerste zet
Wie is er nu aan zet? Onzes inziens is dat de archiefvormer (overheidsorganisatie), echter de archiefprofessional kan en moet hierbij helpen. Voorwaarde is dat de archiefvormer van het korte termijn denken afkomt en dat de archiefprofessional een echte plaats krijgt in de informatieketen van klant naar klant. De traditionele rol van de archivaris op afstand van de informatiehuishouding van de overheden gaat en moet hiermee veranderen.

Met een nulmeting en certificering2 kan de betrouwbaarheid en kwaliteit van het digitaal archief meetbaar en inzichtelijk worden gemaakt, voor de archiefvormer, de archiefbeheerder zelf en voor alle andere belanghebbenden. Ook de VNG onderschrijft, in een reactie op het onderzoek naar de effecten van het verkorten van de overbrengingstermijn van informatie naar de archiefbewaarplaats, het belang van certificering als instrument om de kwaliteit en de duurzaamheid van het informatiebeheer te toetsen en te verbeteren. In dit verband is het Scoremodel Digitale Duurzaamheid, ontwikkeld door DEN (Kenniscentrum Digitale Cultuur Nederland) en PACKED een goed hulpmiddel om zicht te krijgen op de stand van zaken inzake digitale duurzaamheid in de eigen organisatie. Met de resultaten kan het gesprek gestart worden met de archiefvormer.3

De archivaris moet hierbij van buiten naar binnen leren redeneren en minder van binnen naar buiten. Het denken van de archiefvormer én het denken van de klant zijn bepalend. De archivaris is de dienstverlener. Deze professional kan de weg wijzen in alle veranderingen die optreden en nodig zijn in de context om data duurzaam toegankelijk te houden. Zij hebben zicht op ontwikkelingen elders en kunnen de kennis hiervan inzetten. Leren van anderen dus. Zelf het bekende wiel willen uitvinden, lijkt ons tijdverspilling.

Een oproep tot verdere samenwerking dus, zoals bijvoorbeeld de samenwerking tussen gemeenten op het gebied van participatie: Gemeentelijke Basisprocessen Inkomen (GBI, zie www.gbi-gemeenten.nl). De samenwerking beoogt een standaardisatie van de werkprocessen en ICT-ondersteuning daarbij. Alle kennis en ervaring vanuit de business en vanuit de markt wordt gebundeld. GBI rekent op een stevige kostenbesparing. Nu bedragen de uitvoeringskosten circa 25% van de totale kosten. De gezamenlijke backoffice en de verregaande standaardisering van de digitalisering moeten tot gigantische kostenbesparing leiden. Wil deze samenwerking succesvol zijn dan moeten eigen beleidskeuzes voor gemeenten mogelijk blijven.

Dergelijke initiatieven zijn in het streven naar duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie belangrijk en kunnen de ontwikkelingen sterk verbeteren. Wij vertrouwen erop dat ook de archiefvormers deze uitdaging oppakken.

Klant centraal
Zowel de archiefvormer als de archivaris moeten de klant centraal stellen. In gemeentelijke informatiebeleidsnotities gebeurt dit ook steeds meer. De informatie wordt de bouwsteen voor het handelen in de toekomst. Open data en een makkelijk toegankelijke (IT) infrastructuur moeten ervoor zorgen dat de klant, particulier of zakelijk, kan participeren in processen die tot voor kort voorbehouden waren aan de overheid. In die zin is het de vraag of de overheid prioriteit moet geven aan grote intern gerichte IT-applicaties of aan flexibele apps, toegankelijk via portalen waarmee op een verantwoordde wijze data, zowel intern als extern, kunnen worden benaderd en gedeeld. Uitgangspunt hierbij is dat alle data worden gedeeld tenzij dit nadrukkelijk niet is toegestaan. Ook dit laatste vraagt een andere wijze van denken door de overheid en haar medewerkers. Elke medewerker produceert en consumeert data en data moeten geclassificeerd worden alvorens deze al dan niet gedeeld kunnen worden. Medewerkers moeten hierbij ondersteund worden door informatieprofessionals. Dit laatste is mogelijk een nieuwe rol voor de traditionele DIV-functionaris.

Ook de rol van de ‘eigen’ techniek verandert hierbij snel. De IT-systemen in eigen beheer kunnen goed worden verruild voor zogenaamde clouddiensten, mits deze op elke plek en op elk moment toegankelijk zijn.

Twee vragen
Wat nu te doen? Het realiseren van duurzame toegankelijkheid start met het beantwoorden van twee vragen:

  1. Hoe staat mijn organisatie ervoor met betrekking tot digitale duurzaamheid? 
  2. Is mijn informatiestrategie gericht op het flexibel kunnen delen van data? 

Bij vraag één gaat het om een duidelijke herkenbaarheid van verantwoordelijkheden en mandaat en om opbouw van de noodzakelijke kennis binnen de organisatie. Kennis delen, bijvoorbeeld tussen regionale overheden, is natuurlijk ok een vorm van kennisopbouw. Overigens, de in mei 2018 – in het kader van de nieuwe Algemene Verordening gegevensbescherming – aangestelde noodzakelijke functionaris Gegevensbescherming kan een goed voorbeeld zijn van regionale samenwerking en kennisdeling.

Een antwoord op vraag twee moet allereerst duidelijk maken hoe onmisbaar de informatiestrategie is geworden voor het realiseren van de organisatie doelen en dit laatste geldt zeker voor overheidsorganisaties. Ook digitale duurzaamheid zal hierbij een essentiële rol moeten spelen. Hoe een flexibele ITinfrastructuur eruit gaat zien en van welke externe diensten de organisatie gebruik wil maken is een tweede belangrijke component van de informatiestrategie. Tevens moet een migratiepad duidelijk zijn van de huidige, veelal legacy, systemen naar de nieuwe IT-infrastructuur. Inkoop van IT en ITdiensten zal hierop afgestemd moeten worden.

Waar staan we nu
Archivering, en ook digitale archivering en duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden door de hele levenscyclus heen, krijgt nog steeds veel te weinig noodzakelijke bestuurlijke aandacht van onze overheden. Waar het accent van de initiatieven op dit gebied nog vooral ligt bij de archiefinstelling zal die moeten verschuiven naar de archiefvormer, de overheden zelf dus, inclusief de samenwerkingsverbanden waarin zij participeren. Onderzoek en discussie aan de hand van de eerdergenoemde twee vragen zijn een goed begin.
Het stemt optimistisch dat vele overheden aandacht besteden aan het expliciet maken van hun informatiestrategie en dat daarin ook een begin herkenbaar is van de rol van IT als enabler voor nieuwe werkprocessen, waarin burgers en particulier partijen samen met overheden participeren. Het kan niet anders dan dat daar ook voldoende aandacht voor duurzame toegankelijkheid van onze gezamenlijke digitale bestanden bij gaat horen.

info@evertobdeijn.nl, Evert Obdeijn is zelfstandig organisatieadviseur en (interim) projectleider

jaccovangastel@planet.nl, Jacco van Gastel is zelfstandig organisatieadviseur en (interim) projectleider


Noten

1 Zie Od 2017-2, pp. 18-21.

2 Certificering is zeker geen doel op zich maar veel certificeringsprocessen starten met een inventarisatie. Hoe staat de organisatie als het gaat om duurzame toegankelijkheid van digitale data ervoor en vooral: welke acties hebben prioriteit?

3 Ook de DUTO-scan is een goed instrument om zicht te krijgen op de duurzame toegankelijkheid van informatie in de eigen werk- of beleidsprocessen.