1 augustus 2010

Dweilen met de kraan open

image for Dweilen met de kraan open image

Het Rijk heeft onlangs besloten om een gigantische inhaalslag te plegen in het ontsluiten van de archieven tussen 1976 -2005. Alweer.

Het Rijk heeft onlangs besloten om een gigantische inhaalslag te plegen in het ontsluiten van de archieven tussen 1976 -2005. Alweer.

Onder de aandacht
Het in 2006 in het leven geroepen Project Wegwerken Achterstanden Archieven heeft de gestelde doelstelling bereikt. De toentertijd aangemelde achterstanden in de selectie, bewerking en overbrenging van circa 75 kilometer van vóór 1976 waren op 31 december 2008 weggewerkt. Indertijd kon men nog zeggen dat met de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 en daarmee het verkorten van overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar een stuwmeer aan onbewerkte archieven ontstond. Het probleem was al vanaf 1992 goed onder de aandacht gekomen, onder andere door de oprichting van PIVOT (Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn). Daarin ontwikkelde men een nieuwe methode voor waardering en selectie. De tot dan toe gebruikelijke manier was, om het een beetje eenvoudig uit te leggen, dat de documenten op stukniveau bekeken, gewaardeerd en beschreven moesten worden. Sinds PIVOT werd veel meer aandacht besteed aan de context van de archieven: de archiefvormer, de inrichting, functie en taak van de organisatie. Daarmee kon als het ware een overstap gemaakt worden naar waarderen op hoger niveau, dus niet de stukken, maar de handelingen. Maar zelfs met deze methode zal het nog 40 tot 50 jaar duren voordat de burgers gebruik kunnen maken van hun wettelijke recht van publieke beschikbaarstelling van overheidsinformatie.

Nieuwe structuur
Op 1 januari 2010 is een nieuwe structuur bedacht om de achterstanden die na 1976 zijn ontstaan aan te pakken. De organisatie heet Doc-Direkt, werkt nauw samen met het Nationaal Archief, heeft een budget van 148 miljoen euro en een looptijd van 10 jaar met circa 330 medewerkers om de achterstanden voorgoed in te lopen. De aanpak gaat echter weer een stapje verder dan de uitgangspunten van PIVOT. Bij de selectie gaat men primair niet meer uit van wat vernietigd, maar meer van wat bewaard moet worden.
In de in 2009 opgestarte pilot van het ministerie van VROM en het Nationaal Archief, genaamd prioriteringsschouw, richt men zich op drie soorten analyses. Een trendanalyse (wat speelt in de samenleving), een risicoanalyse (welke politieke, juridische en maatschappelijke risico’s loopt de overheid als bepaalde informatie niet meer beschikbaar is) en een contextanalyse (wat is van belang gezien de maatschappelijke verantwoording en erfgoed/ historie). Aan de hand van deze analyses wordt een bepaalde rangorde aangebracht, ook wel ‘prioritering’ genoemd. Door het volgen van deze prioritering in waardering voor bewaring zullen de meest relevante bestanden voor het reconstrueren van overheidshandelen worden geïdentificeerd en veiliggesteld. Deze pilot wordt toegepast op ca. 15 kilometer archief van het departement.

Geen duidelijke visie
In geval van Doc-Direkt hebben we het over alle achterstanden tussen 1976-2005. Nou ja alle, Doc-Direkt richt zich op 300 strekkende kilometer documenten. En het feit dat er gesproken wordt over kilometers, laat onmiddellijk zien dat we het over papieren achterstanden hebben.
En misschien is dat juist waar de schoen wringt. Zelfs de Algemene Rekenkamer is van mening dat bij de rijksoverheid teveel aandacht uitgaat naar het aanpakken van bestaande problemen in plaats van een duidelijke visie over automatisering en informatiehuishouding. De nieuwe ontwikkelingen komen nauwelijks ter sprake. Denk aan bijvoorbeeld archiveren van tweets, sms’en en vele aanwezige sociale netwerken. Buiten dat, de dagelijkse aanwas van digitale documenten is vele malen groter dan papieren archieven.
Indien er achterstanden ontstaan in de digitale informatiehuishouding zal het nog nauwelijks mogelijk zijn om in samenhang te waarderen en selecteren, om maar over waardering en selectie op stukniveau te zwijgen (digitale archeologie, volgens hoogleraar Archivistiek Charles Jurgens). Dus om wat compacter weer te geven: PWAA, CAS, PIVOT, Doc-Direkt, GWR – echte oplossingen of dweilen met de kraan open?
Archiveren is vooruitzien, als we het visiedocument van brancheorganisatie en vakvereniging van archivarissen en informatiespecialisten mogen geloven!
Een kleine encore en een lichtpuntje aan de horizon: Volgens de rapporten van de LOPAI (Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs) staat de centrale overheid er aanmerkelijk slechter voor dan de lagere overheden wat bewerking en overbrenging van archieven betreft.

 

e.majewska@raronline.nl

Ella Kok-Majewska werkt bij het Regionaal Archief Rivierenland.