Het e-depot (elektronisch depot) wordt beschouwd als een noodzakelijke component in de basisstructuur van de totale informatieketen. Een belangrijk onderdeel van het voorstel is dat e-depots niet alleen moeten voorzien in duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt, maar ook van op termijn te vernietigen data. Denk bijvoorbeeld aan informatie die voor de rechtszekerheid van burgers voor één of meerdere decennia bewaard dient te blijven. Duurzame toegankelijkheid kent dus verschillende dimensies.
Het e-depot (elektronisch depot) wordt beschouwd als een noodzakelijke component in de basisstructuur van de totale informatieketen. Een belangrijk onderdeel van het voorstel is dat e-depots niet alleen moeten voorzien in duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt, maar ook van op termijn te vernietigen data. Denk bijvoorbeeld aan informatie die voor de rechtszekerheid van burgers voor één of meerdere decennia bewaard dient te blijven. Duurzame toegankelijkheid kent dus verschillende dimensies.
Digital turn
In Nederland werd in 1991 voor het eerst serieus aan de bel getrokken over het probleem van de duurzaamheid van digitale informatie. Het gebruik van machineleesbare gegevens bij de overheid nam snel toe en het bewaren van dit soort gegevens was problematisch.3 Niet alleen de nullen en de enen moesten betrouwbaar worden bewaard, maar ook de hardware, software en de gegevensdragers nodig om de informatie te reconstrueren. De laatste jaren is het besef ontstaan dat het probleem meer is dan ‘techniek’; het gaat vooral om toegankelijkheid van informatie. Duurzame bewaring zonder toegankelijkheid heeft immers weinig zin. De betekenis van het begrip toegankelijkheid heeft door de digital turn een belangrijke verandering doorgemaakt. In het papieren paradigma werd toegankelijkheid in eerste instantie opgevat als een kwaliteit van een archief zelf. Het niveau van toegankelijkheid was gekoppeld aan het niveau van de beschrijvingen en de ordening van een archief volgens formele archivistische beginselen. Door de digital turn en met name de komst van internet, sociale media en smartphones is informatie en archief alom aanwezig voor dagelijks gebruik in steeds wisselende contexten. We zien daarom een verschuiving naar een benadering waarbij de gebruiker centraal staat. Niet het archief zelf of het goede beheer van een archief is het uitgangspunt, maar de vraagstelling en het zoekperspectief van de gebruiker. Vanuit deze benadering kan toegankelijkheid worden gedefinieerd als: de geschiktheid van een informatiesysteem om voor een bepaalde tijd en op een bepaalde plaats een gebruiker met bepaalde kennis en competenties op effectieve wijze informatie te laten vinden, te laten lezen, te laten interpreteren en te laten (her)gebruiken, binnen de beperkingen die de omgeving van het systeem aan die raadpleging stelt.4 Voor duurzame toegankelijkheid geldt dan dat deze geschiktheid ook gegarandeerd moet blijven voor een lange termijn.
Toepassingsprofielen
Nu het begrip duurzame toegankelijkheid gedefinieerd is, kunnen we dit begrip loslaten op de e-depotvoorzieningen. Waar schieten ze nog tekort? Omdat het vastleggen van de juiste metagegevens een cruciaal onderdeel is voor duurzame toegankelijkheid, wil ik eerst de toepassingsprofielen voor Rijk en lagere overheden tegen het licht houden.5
De profielen gaan uit van formele archivistische gegevenselementen. Voor het beschrijven van de inhoud heb je in de toepassingsprofielen alleen het veld ‘titel’ voor een korte formeel-inhoudelijke beschrijving en het veld ‘omschrijving’ voor nadere informatie over het record. In de informatiesystemen bij de archiefvormer wordt echter vaak veel meer inhoudelijke informatie expliciet vastgelegd. Bij bijvoorbeeld digitale bouwdossiers wordt ook info vastgelegd over de aanvrager van de vergunning, de architect, de locatie van het bouwwerk enzovoort. Een gebruiker heeft binnen deze informatiesystemen veel verschillende ingangen om de juiste informatie te vinden. Door digitale documenten uit deze systemen te halen en op te bergen in een e-depot – waarbij voornamelijk de formele metagegevens zoals beschreven in de toepassingsprofielen worden meegenomen – zullen gebruikers veel verlies van toegankelijkheid ondervinden. Dit is te vergelijken met het ‘platslaan’ van een spreadsheetbestand of een bestand met geo-informatie tot een pdf/a-formaat. Formules zijn hierdoor niet meer zichtbaar of verschillende lagen in de informatie zijn niet meer te onderscheiden. De toegankelijkheid van de informatie wordt hierdoor een stuk minder.6
Wat zich bij het converteren naar pdf/a van digitale bestanden in het klein voordoet, gebeurt in het groot door documenten uit systemen te halen en op te bergen in e-depots. Ingebouwde functionaliteit en een groot deel van de inhoudelijke data worden niet meegenomen. Dit komt onder meer doordat de toepassingsprofielen vooral bruikbaar lijken voor individuele bestanden die volgens één hiërarchische structuur zijn opgenomen in een documentmanagementsysteem (DMS) of in directories. In de huidige informatiesamenleving wordt informatie echter steeds minder opgeslagen in traditionele documenten, maar als losse data in steeds groter wordende databestanden. Deze data worden in steeds wisselende contexten voor nieuwe processen gebruikt en hergebruikt.
Voor het begrijpen en goed interpreteren van deze data is het vastleggen van deze contexten van wezenlijk belang. De keuze voor het één-entiteitenmodel binnen de toepassingsprofielen – waarbij alle context wordt opgenomen in de metagegevens bij de entiteit record en het vasthouden aan één hiërarchische structuur – zorgt ervoor dat veel relaties tussen data verloren gaan en het niet mogelijk is multicontextualiteit vast te leggen.
Central command and control
Bij bijna alle pilots die tot nu toe zijn gehouden binnen de verschillende e-depotprojecten is ervoor gekozen gebruik te maken van digitaal archief beheerd in een dms/rma. De reden hiervoor is dat zowel de dms/rma als de e-depotvoorzieningen uitgaan van het principe van central command and control.7 Dit kenschetst zich door het centraal opleggen van standaarden en normen voor het beheren van informatie. Al het digitaal archief dat voor langere tijd bewaard moet blijven zal naar één plek, het e-depot, moeten worden overgebracht. Alvorens te mogen worden opgenomen, zal het moeten voldoen aan strenge kwaliteitseisen. Steeds meer informatie bij de archiefvormer bevindt zich echter buiten deze centrale beheeromgeving. Met name de komst van toepassingen rondom web 2.0 hebben deze ontwikkeling versneld. Activiteiten die sterk verbonden zijn met web 2.0: het delen van, reageren op en hergebruiken van informatie, online samenwerken en communityvorming. Het gevolg van web 2.0 is de vervaging van het onderscheid tussen aanbieders, beheerders en gebruikers van informatie.
De consequentie hiervan is dat de macht over de informatie deels verschoven is van de organisatie naar de individuele ambtenaar en dat overheidsinformatie op zeer verschillende plekken in verschillende applicaties is opgeslagen en vaak niet voldoet aan de strenge kwaliteitseisen. Een gebruikte methode om blogs, tweets en websites als niet-archiefwaardig te beschouwen omdat het lastig past in het principe van central command and control, zal echter moeilijk vol te houden zijn.
Levensloopmodel versus records continuum
In het records-continuumdenken wordt een archiefbestanddeel gezien als logische entiteit. Door verschillend gebruik en hergebruik kunnen archiefbestanddelen tegelijkertijd verschillende rollen en betekenissen hebben in verschillende omgevingen voor verschillende gebruikers. In tegenstelling tot het levensloopmodel zijn er in het records continuum geen verschillende beheerregimes voor dynamisch, semi-statisch en statisch archief. Een belangrijke consequentie hiervan is dat duurzame toegankelijkheid al direct bij het ontwerpen van informatiesystemen moet worden meegenomen. Dit recordscontinuumdenken zien we nauwelijks terug bij de ontwikkeling van e-depots. De archiefbestanddelen worden gevormd in een andere beheeromgeving dan die van het e-depot en er is sprake van een duidelijk overdrachtsmoment, waarbij ook de verschuiving van verantwoordelijkheid voor het archief plaatsvindt. Op dat moment wordt de informatie opnieuw gewaardeerd, waarbij niet langer het belang van het archief voor het bedrijfsproces voorop staat, maar het cultureelhistorisch belang van het archief voor de gehele samenleving. Ook bij het idee van uitplaatsing verandert dit niet wezenlijk. De focus blijft immers gericht op een benadering achteraf, waar alleen het moment van overbrenging wordt vervroegd.
Een groot probleem op dit moment is dat de huidige systemen niet voldoen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in de meeste gevallen buiten de scope van het e-depot en wordt als verantwoordelijkheid van de archiefvormer gezien.8 In een rapport van de erfgoedinspectie eind 2013 wordt dit bevestigd: ‘Overbrenging is alleen maar mogelijk in een duurzame toegankelijke omgeving en is voor een belangrijk deel nog terra incognita. Het uitblijven van een oplossing vormt een groot risico voor het toekomstig erfgoed.’9 Archivaris G.J. van Bussel gaat in zijn conclusie nog een stap verder: ‘Vanwege het nog niet beschikbaar zijn van een duurzame toegankelijke digitale omgeving, wordt het vanuit functioneel, verantwoordingstechnisch en derhalve staatrechtelijk oogpunt aanbevolen, het proces van uitfasering van papieren dossiers (…) onmiddellijk stop te zetten, althans zolang de duurzaam toegankelijke digitale omgeving nog niet daadwerkelijk gerealiseerd is.’10 De Rekenkamer geeft tot slot aan dat om het duurzame toegankelijkheidsprobleem op te lossen, er een einde zal moeten komen aan het levenscyclusmodel: ‘Er zal binnen de overheid gewerkt moeten worden aan een cultuuromslag als het om gedigitaliseerde informatieprocessen gaat: niet langer vanuit een klassiek lineaire focus op creatie, gebruik, beheer en archivering, maar als gelijktijdig proces waarbij de verschillende waarden van informatie (bedrijfsproces, institutioneel geheugen, cultureel erfgoed, verantwoording, recht- en bewijszoekenden) gelijkwaardig en in samenhang gelden.’11
Naar een gebruikersbenadering
Zoals uit bovengenoemde uiteenzetting blijkt is een e-depotvoorziening voor een groot deel een voortzetting van de beheerbenadering ontwikkeld in de analoge wereld. Digitaal archief is echter wezenlijk anders dan zijn analoge voorganger en het duurzaam toegankelijk houden van digitaal archief zal dan ook op een wezenlijk andere manier moeten worden ingericht. Mede debet hieraan is naar mijn mening de in Nederland sterk gescheiden werelden van de archivaris binnen het regime van de Archiefwet en de record keeper binnen het regime van de Wet openbaarheid van bestuur. Het probleem van duurzame toegankelijkheid wordt, ondanks de steeds beter lopende samenwerking, toch nog voornamelijk op het bordje van de eerste gelegd. Duurzame toegankelijkheid zal moeten worden geïntegreerd in het geheel van informatiemanagement en -governance, waarbij verschillende professies, vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en kennis, samen moeten gaan werken binnen de verschillende informatieketens. Daarnaast zal het gebruik en de gebruiker veel meer dan nu de aandacht moeten krijgen. Dat is niet alleen de primaire gebruiker die het digitale archief nodig heeft als bewijs voor zijn handelen, maar ook de secundaire gebruiker die digitale archiefbestanden wil vinden, lezen, interpreteren en (her)gebruiken, nu en in de toekomst.
Ronald Rommelse, expert informatiebeheer Stadsarchief Rotterdam.
Noten
1 Archiefcoalitie digitale duurzaamheid, Voorstel en rapport E-depot. Duurzame digitale toegang tot informatie (mei 2010).
2 Dit artikel is een samenvatting van mijn masterscriptie Het e-depot, een horseless carriage. Een onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitaal overheidsarchief door middel van e-depotvoorzieningen (UVA, april 2015). Te raadplegen via dare.uva.nl.
3 Algemene Rekenkamer, Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het Rijk (Den Haag, 1991).
4 Deze definitie is afgeleid van de definitie van Theo Thomassen zoals beschreven in zijn artikel, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (red.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Den Haag, 2001), pp. 13-43.
5 Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
6 Petra Helwig en Roland Bisscheroux, ‘Landelijk archieven referentie architectuur’, in: Informatie, jaargang 56/9 (november 2014), p. 43.
7 Het principe van ‘central command and control’ is beschreven in: Steve Bailey, Managing the crowd. Rethinking records management for the web 2.0 world (Londen, 2008).
8 Zie bijvoorbeeld: Rapport metadata. Pilot ‘uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem’ (22 oktober 2014).
9 Erfgoedinspectie, Duurzaam duurt het langst. Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen (december 2013), p. 6.
10 http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/opinie/ingezonden/digitaal-dement.9274317.lynkx (geraadpleegd 10 april 2015).
11 Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid, iOverheid (Amsterdam, 2011), p. 179.
