E-mailbewaring, dat kan beter!

Ooit was e-mail bedoeld als medium om afspraken te bevestigen, maar ondertussen gebeurt er veel meer via de e-mail. E-mail heeft voor een aanzienlijk deel de papieren post-logistiek doen verdampen. Om e-mailbeleid op te stellen en berichten technisch duurzaam te bewaren, zijn aan het begin van deze eeuw handreikingen opgesteld. Onverlet dit beleid zijn veel e-mails die ertoe doen niet beschikbaar als de overheid gevraagd wordt zich te verantwoorden of als ze in het kader van de WOB worden opgevraagd.

Ooit was e-mail bedoeld als medium om afspraken te bevestigen, maar ondertussen gebeurt er veel meer via de e-mail. E-mail heeft voor een aanzienlijk deel de papieren post-logistiek doen verdampen. Om e-mailbeleid op te stellen en berichten technisch duurzaam te bewaren, zijn aan het begin van deze eeuw handreikingen opgesteld. Onverlet dit beleid zijn veel e-mails die ertoe doen niet beschikbaar als de overheid gevraagd wordt zich te verantwoorden of als ze in het kader van de WOB worden opgevraagd. Ook zijn ze vaak niet collegiaal toegankelijk in de bedrijfsprocessen en bij bezwaar- en beroepschriften en ontbreken e-mails in de formele systemen.
Het beleid is veelal gestoeld op het bevorderen dat de medewerkers e-mails in de formele systemen registreren en het bieden van ondersteunende software (zoals een button in e-mail-applicaties), waarmee berichten naar dat formele systeem worden gestuurd. Dat beleid werkt in beperkte mate.
Een positieve uitzondering wordt gevormd door zaakgericht werken, waarbij alle inkomende en uitgaande mail via het zaaksysteem worden behandeld en het zaaksysteem ingericht is voor informatie- en archiefbeheer of beschikt over een exportvoorziening naar een dms/rma of e-depot. 

In de praktijk
In een pilot¹ bij een gemeente was de veronderstelling dat het beheer van de mails wel onder controle was. Gaandeweg de pilot bleek dat inkomende mails beter onder controle zijn dan uitgaande mail en dat de afhankelijkheid van het gedrag van medewerkers, en leidinggevenden, cruciaal is. Verder bleek dat veel mails uiteindelijk niet te bewaren zijn. Echter, vijf procent van de mails die dat wel zijn, was niet opgenomen in de formele systemen.
De toegang tot mail is beperkt. Alleen de mensen die de mail hebben ontvangen en die in hun eigen mailbox hebben bewaard, hebben toegang. Er zijn user-stories waarin dit goed werkt. De toegang tot je eigen mail is snel. Er zijn ook hulpmiddelen beschikbaar die ervoor zorgen dat mailboxen sneller en beter geïndexeerd worden en dat de gebruikers sneller toegang hebben. Die zijn echter alleen bruikbaar voor de ‘happy few’ die de mail hebben ontvangen. 

Veiligstellen van e-mails, tegen onoordeelkundig gebruik of bewuste manipulatie, vindt overwegend plaats in de vorm van het maken van back-ups. Nog geen twintig procent van de organisaties heeft een slimmere voorziening die alle e-mails bewaart, ook als die worden verwijderd door gebruikers. Van de organisaties die over dergelijke tooling beschikken, blijkt die toepassing te ‘draaien’ bij systeem- en netwerkbeheerders en wordt die niet tot sporadisch ingezet bij zoekvragen. Terwijl bijvoorbeeld WOB-verzoeken waarbij het idee bestaat dat er geen informatie beschikbaar is, gebaat zou zijn met zo’n extra zoek- en vindmogelijkheid.

Duurzaam bewaren van mails is mogelijk door gebruik te maken van toegestane formaten en een door een deugdelijk systeem ondersteund preserveringsbeleid. In een pilot bij gemeenten bleek ingest en beschikbaar stellen van exchange naar een e-depot mogelijk, onder voorwaarden gebaseerd op TMLO met hier en daar enig kunst- en vliegwerk. Vernietigen van mail vindt feitelijk niet plaats. Mails die opgenomen zijn in de formele systemen worden conform de selectielijst vernietigd. Echter, een mail kent meerdere geadresseerden, cc’s en bcc’s. Een mail in al die boxen verwijderen vindt simpelweg niet plaats en zou alleen kunnen met de inzet van geavanceerde techniek. Vooralsnog zijn mij geen (overheids)organisaties bekend die dit gebruiken, hoewel er wel ‘e-mail-crawlers’ en ‘-trackers’ beschikbaar zijn.

Openbaarmaking van mails van bestuurders wordt niet ondersteund door de mij bekende e-mailsystemen, terwijl die mails deel uitmaken van ‘openbare’ dossiers en er behoefte is aan het openstellen van e-mail van bestuurders. Lezers die een tip hebben met praktijkvoorbeelden worden van harte uitgenodigd zich bij mij te melden.
Kortom: e-mailopslag is voor de informatiebeheerfuncties een ‘gruwel’. Het gaat mis met capture of opslag. Vijf procent van het relevante materiaal ontbreekt, er is beperkt toegang, e-mails die niet zoek mogen raken zijn daar slecht tegen beveiligd en we zijn niet voorbereid op openbaarheid. 

Overal zit informatie
Over veel feiten zijn gegevens aanwezig in onze ‘vele’ systemen, zeg maar ‘data’ als sporen in onze systemen die worden nagelaten. Overal zit informatie, een soort voetafdrukken. Denk aan inter- en intranet, samenwerkingsruimten, netwerkschijven etc. Zowel binnen als buiten de organisatie, in ketens en/of in de informatiesamenleving ziet het zwart van de sporen.

Intern zou een enterprise-zoeksysteem al helpen om informatie te zoeken en te vinden. My Lex-achtige oplossingen komen steeds meer op gang. Zylab voerde een project uit met SSC-ICT bij het Rijk. Informatiebeheerders en ICT-infrastructuur sloegen daarbij de handen ineen om de ‘business’ te ondersteunen. Het is volgens mij van belang om gebruikers, beheerders en experts samen te brengen, om zo te komen tot een ‘integrale’ service en systemen beter in te richten op de elementen beveiliging, privacy (doelbinding), archivering (duurzame toegankelijkheid) en openbaarheid.

Geluiden uit het veld
Loont het om te investeren in e-mailarchivering (een bloemlezing van wat ik hierover heb waargenomen)?

• Ja, je moet gewoon antwoord kunnen geven op vragen over de informatie die je beschikbaar hebt.
• Ja, vernietiging is nog een verplichting, dat behoort tot de hygiënefactor in kantoren en past in een duurzaam informatiebeleid. Mails ongeveer negentien keer opslaan en twintig jaar aan petabytes achter je aanslepen wordt goedkoper, maar kost ‘energie’. Is naast hygiëne, ondoelmatige inzet van overheidsgeld en feitelijk een milieudelict.
• Nee, e-mail is een informeel medium en bevat geen relevante informatie.
• Nee, volledigheid van dossiers heb ik al lang opgegeven.
• Tsja, we leven in een hybride, digitaal tijdperk. Een donkere periode en een dementerende overheid.
• Nee, het is helemaal niet erg dat relevante mails in de formele dossiers zitten. Mails die gevonden moeten worden, die worden toch wel gevonden als we dat nodig hebben.
• Ja, en dan vooral graag slim, gedrag van mensen blijkt niet effectief.
• Ja, bij de VNG en het Rijk (BZK, OCW en het Nationaal Archief) vinden we het hoog tijd dat e-mails goed beheerd worden, toegankelijk zijn en ingericht op openbaarheid indien benodigd.

 (Voeg hier gerust uw eigen voorbeeld en wat u in uw omgeving hoort over e-mailbewaring toe).

Handreiking bewaring e-mails Rijksoverheid
Het programma Rijk aan Informatie publiceerde 3 december 2018, eindelijk, een Handreiking bewaring e-mails Rijksoverheid. Op 4 december werd een meet-up georganiseerd². De handreiking is een aanvulling op de gangbare methode dat e-mails worden gearchiveerd in de formele systemen. De werkwijze is dat mails van sleutelfiguren worden bewaard. Sleutelfiguren hebben 10 weken om privémails te verwijderen. Overige mails worden na 10 jaar vernietigd.

De handreiking van het rijk geeft in 10 punten handelingsperspectief voor m.i. alle overheden en kent 6 hoofdstappen:

1. Creatie en opslag
2. Informatieverzoek
3. Recht op inzage
4. Vernietigen van e-mail
5. Overbrengen naar Nationaal Archief
6. Openbaarmaking

Lees verder vooral de handreiking, het betreft maar acht pagina’s. Hoe knap is dat! Deze methode is nog sterk gestoeld is op de ‘good-old’ life-cycle-gedachte. Ik zou aan stap 1 nog een stap 0 vooraf laten gaan: ontwerp en richt direct/vooraf in: openbaarheid/toegang, praktisch gebruik in het werk, beveiliging, doelbinding/AVG en archief- en informatiebeheerfunctionaliteit (selectie, vernietiging, veilige opslag en ontdubbeling).

Maak vernieuwend beleid
Naar aanleiding van de pilots bij gemeenten zijn we tot de conclusie gekomen dat e-mail al lang geen informeel medium meer is en dat informatiebeheer vereist is. Ook dat de aanbevelingen uit het testbed digitale duurzaamheid nog steeds geldig zijn, en dat de implementatie niet moet blijven steken bij beleid en ‘gedrag’. Verder hebben we vanuit de pilots aanbevelingen gedaan voor beleidsmakers, archivarissen/toezichthouders en recordmanagers. Enkele punten daaruit: maak vernieuwend beleid en pas de selectielijst aan. Laat het niet bij de constatering of rapportages dat of e-mailbewaring noodzakelijk is en verbeter e-mailbewaring bij Informatiebeheer: geef het aandacht, dat loont!

Waar het wat mij betreft naartoe moet is dat we ‘geautomatiseerd’ gaan ontzorgen. E-mailverkeer vindt plaats. E-mails zijn sporen. Die moet je onder informatiebeheer hebben en duurzaam toegankelijk maken, hebben en houden en vernietigen als dat moet. Het is al mogelijk om machine learning, lerende systemen, in te zetten. Deze systemen kunnen mails selecteren die bewaard moeten worden, op basis van de selectielijst. De gemeentelijke selectielijst en de selectie-tool zijn juist ingericht om onder andere dit werk geautomatiseerd uit te voeren. Voorzichtig komt er hulp beschikbaar van consultants en technici op de markt. Het is handig om hiervoor middelen te reserveren en opdrachten te organiseren en als koplopers hierover te publiceren. Als volger zou je moeten organiseren dat beheer in en voor je eigen organisatie (op onderdelen) wordt ingericht, in het belang van inwoners en ondernemers, bestuurders en collega’s ingericht te krijgen. Ook kun je op eigen schaal experimenteren met het aandacht geven aan en de inzet van deze techniek.

Ook die experimenten zie ik graag zichtbaar worden. Dat kan bijvoorbeeld op de site van KIA/Innovatie. U vindt daar meer informatie en kan er uw project, ervaringen of zorgen delen. Naast overheden kunnen consultancybureaus bijdragen aan de kennisdeling op KIA.
Mij mailen mag natuurlijk ook. Van harte uitgenodigd.

André Plat

redactielid Od

Noten

¹ VNG pilotstarter over gemeentelijke pilots e-mailbewaring.
² Meet up 4 december en verwijzing naar RAI, handreiking e-mailbewaring.