De overheid produceert elke dag weer grote hoeveelheden digitale data, zoals Excelsheets, tekstbestanden, websites, digitale foto’s, filmpjes, chatberichten, etcetera. Uiteindelijk belandt deze informatie na 10 jaar in een eDepot. Juist dat kan een slapende nachtmerrie zijn voor overheidsorganisaties als daar niet nu al over na wordt gedacht.
Overbrengingstermijn verplaatst urgentie
Digitale archieven moeten voor toekomstige generaties duurzaam toegankelijk blijven. Met de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn voor overheidsorganisaties 10 jaar. Hierdoor kan de gedachte binnen de organisatie ontstaan dat men nog wel even de tijd heeft om alle voorbereidingen te treffen voor de overdracht. Andere ontwikkelingen op het gebied van digitalisering krijgen dan voorrang. Toch gaat er veel werk zitten in het duurzaam beheren van informatie, ook voor het overdrachtsmoment in een eDepot. Dat vraagt immers om een geheel van beleid, processen en procedures waardoor de data voor iedereen duurzaam toegankelijk blijven. Denk hierbij aan metadata en de manier waarop het materiaal wordt aangeleverd. Ook moeten er inhoudelijke en technische controles plaatsvinden om vast te stellen of materiaal bijvoorbeeld goed geordend is, of onbeschadigd. De veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het belang van goed voorbereid zijn begint nu.
Thematiendaagse
Tijdens de KIA Thematiendaagse E-depot – de grenzen vervagen, van 18 tot en met 29 maart, komt het eDepot ruimschoots aan bod tijdens bijeenkomsten, online sessies, webinars, podcasts en meer. In die tien dagen wordt bijvoorbeeld ingegaan op het aansluiten op een eDepot, de toekomst van het eDepot, grip op de voorbereidingen, etcetera. Deelname is gratis en meer informatie is te vinden op Kia.pleio.nl/ of via de QR-code op deze pagina.
*Dit servicebericht verscheen oorspronkelijk in Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot.
