Een archiefinspecteur moet verschillende talen kunnen spreken

De onderzoeksvraag
“Een archiefinspecteur moet verschillende talen kunnen spreken”. Dit was eind vorig jaar de conclusie van mijn eindgesprek bij de verdediging van mijn scriptie ‘De competenties van een archiefinspecteur’¹ die ik schreef in het kader van mijn opleiding Archivistiek-B aan de Hogeschool van Amsterdam. De onderzoeksvraag van mijn thesis was: “Welke competenties heeft een archiefinspecteur nodig om zijn vak uit te kunnen oefenen?” Deze vraag heb ik beantwoord door de ontwikkeling van toezicht in de afgelopen honderd jaar te laten zien. Vanaf de Archiefwet 1918 (eigenlijk de eerste regeling van 1829 al) tot aan anno ‘nu’.

Het toezicht op de verschillende niveaus (Rijk, provincie, gemeenten en waterschappen) is steeds steviger opgetuigd en ingezet. Om enkele voorbeelden te noemen, er werd onderscheid tussen zorg en beheer gemaakt, het toezicht op het Rijk en de provincies werd geregeld en de bevoegdheden van de archiefinspecteur werden steeds verder uitgebreid. Aan de hand van de definitie van competenties² heb ik de verschillende vacatureteksten doorgenomen om te kijken welke kennis, vaardigheden en houding een inspecteur nodig heeft. Dat heeft geresulteerd in een uiteindelijk verdieping van twee specifieke taken van de archiefinspecteur, het toetsen van archiefruimten/archiefbewaarplaatsen en het toetsen van een e-depot. Hierbij zie je net als in de ontwikkeling van toezicht in de laatste honderd jaar, een ontwikkeling in taken en de competenties die daar bij horen.

“Een archiefinspecteur moet verschillende talen kunnen spreken” staat niet met zoveel woorden in mijn thesis. Als ik er echter over nadenk, met in mijn achterhoofd de veranderingen in de informatiewereld van de afgelopen jaren en de veranderingen die nog komen gaan, dan kan ik niet anders constateren dat dit inderdaad steeds belangrijker gaat worden. Want is het inderdaad niet zo dat je als toezichthouder³ verschillende talen moet kunnen spreken? In dit artikel ligt de nadruk op de horizontale toezichthouder, de gemeentelijke archiefinspecteur. Het toezicht dat de provincie houdt, is sober, proportioneel en op afstand sinds de Wet Revitalisering Generiek Toezicht⁴ (Wet RGT) in oktober 2012 van kracht is.

Diverse en complexe taken
Het takenpakket van een archiefinspecteur is immers erg divers en is sinds de Archiefwet 1918, waarin de inspectie voor het eerst benoemd werd, alleen maar diverser en complexer geworden. Een kleine greep uit dit takenpakket: het toetsen van systemen waarin informatie wordt opgeslagen, het toetsen van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, het toetsen op basis van een referentiekader zoals Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) of Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het meedenken over de omslag van analoog naar digitaal en alle randvoorwaarden die daarbij horen.

In dit artikel licht ik er twee aspecten uit. Het eerste is gebaseerd op de dagelijkse taken van een archiefinspecteur, het tweede op een ontwikkeling die de laatste jaren in gang is gezet en nog volop in ontwikkeling is, namelijk de komst van andere wet- en regelgeving waarin informatie centraal staat.

De werkzaamheden van een archiefinspecteur
De dagelijkse taken beschrijf ik als volgt: “Een dag uit het leven van een archiefinspecteur is erg veelzijdig. Adviseren, verantwoorden, inspecteren, toetsen en toezichthouden zijn zomaar wat kreten die het vakgebied van een inspecteur bestrijken. In mijn werkzaamheden als archiefinspecteur/toezichthouder ben ik dagelijks bezig met adviezen uitbrengen, toezichtinformatie beoordelen, rapporten en notities schrijven, gesprekken voeren met partners bij andere overheden, etc.”⁵

Bij het adviseren, toetsen, inspecteren, verantwoorden en toezichthouden is de archiefinspecteur binnen de organisatie de spin in het web, degene die op alle afdelingen met iedereen praat en observeert. Naast de afdelingen die primaire taken binnen een organisatie uit voeren, heb je ook afdelingen en teams die bezig zijn met het maken van beleid op het gebied van informatie en zorgen dat de informatie in goede, geordende en toegankelijk staat is en blijft.

Schematisch zie ik dat als volgt:

Om op een juiste manier met informatie om te gaan, is beleid nodig, een visie of informatiebeleid, zodat de uitvoerende partij weet welke visie de organisatie heeft op informatie en waarom ze doet wat ze doet. Om de informatie op een juiste manier te beheren, selecteren, vernietigen enzovoort heb je hulpmiddelen, systemen, nodig en dat alles op basis van de geldende wet- en regelgeving. Deze drie takken binnen een organisatie zijn van elkaar afhankelijk, maar zitten niet altijd fysiek bij elkaar en communiceren vaak ook op een andere manier en een ander niveau. Hier komt een archiefinspecteur om de hoek kijken: om partijen samen te brengen, verschillende ‘talen’ te spreken en te zorgen dat verschillende partijen op één lijn komen en blijven zitten. Daarnaast komt het ook voor dat de archiefinspecteur moet adviseren aan bijvoorbeeld de gemeentesecretaris over bepaalde zaken. Dit vergt weer een ‘andere taal’.

Functionarissen op gebied van aanpalende wet- en regelgeving
Een interessante ontwikkeling is ook de komst van functionarissen op het gebied van aanpalende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Privacy Officer of de functionaris gegevensbescherming die met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming6 (AVG) op 25 mei 2018 zijn gekomen. Daarnaast zijn verschillende andere wetten in de maak, zoals de Wet Open Overheid en de Wet Digitale Overheid. Dit zijn allemaal wetten waarin zaken zijn vastgelegd die ook informatie in de breedste zin van het woord raken, of het nou gaat om openbaarheid, het vernietigen of het hergebruik van informatie. De verschillende functionarissen voeren op basis van deze verschillende wetten hun taken uit.

Je ziet dus een verbreding in het vakgebied van informatiebeheer: waar het vroeger een ‘DIV-feestje’ was, is het dat al lang niet meer. Informatie zit verweven in de gehele organisatie, van papier tot data, tot GIS-kaarten, social media en websites. Iedereen heeft ermee te maken en door al die verschillende wetten hebben heel veel verschillende functionarissen een mening over informatie. Daar is de archiefinspecteur al lang niet meer uniek in. De archiefinspecteur houdt toezicht en adviseert met de Archiefwet 1995 in zijn hand, maar hoe blijf je rekening houden met de andere wetten, hoe zorg je ervoor dat je allemaal hetzelfde doel nastreeft en elkaar niet tegenwerkt? Door in gesprek te gaan met de andere functionarissen, door als de expert op het gebied van de Archiefwet duidelijk te maken waarom op basis daarvan iets met de informatie moet gebeuren.

Vaak worden archiefinspecteurs lastig gevonden door de organisatie, omdat ze ‘weer iets willen’. Nu wordt dat versterkt omdat op basis van de andere wetten ook iets moet gebeuren. Naar mijn idee is het dus zaak dat je veel meer met elkaar gaat praten over waar ‘jouw wet’ voor staat en wat er moet gebeuren.

Een voorbeeld :de Archiefregeling art. 187 zegt dat een organisatie een actueel, logisch, samenhangend en compleet overzicht moet hebben van analoge en digitale archiefbescheiden. Daarnaast wordt op het gebied van informatiearchitectuur vaak een applicatielandschap gemaakt van alle applicaties die in een organisatie aanwezig zijn. De informatiebeveiliger kijkt vervolgens hoe deze applicaties beveiligd zijn. Sinds de invoering van de AVG is daarnaast de functionaris gegevensbescherming bezig een verwerkingsregister te maken waarin privacygevoelige informatie wordt opgenomen. Waarom niet met zijn allen optrekken en in één keer de uitvraag doen, waarbij je een overzicht hebt van de applicaties, de beveiliging ervan, de privacygevoelige gegevens?

En voor de archiefinspecteur: in welke applicaties informatie zit die onder de Archiefwet valt. Deze verbanden worden vaak nog niet gelegd door een organisatie of toezichthouder. Dit is echter volgens mij wel waar we in de toekomst naar toe moeten, want uiteindelijk willen we allemaal, op basis van de wet- en regelgeving, hetzelfde: dat informatie die bewaard moet worden, bewaard wordt, informatie die vernietigd moet worden ook op tijd vernietigd wordt, privacygevoelige informatie niet zomaar op straat kan komen te liggen en dat informatie goed beveiligd is.

Ik zie een taak voor de archiefinspecteur om deze ‘taal’ te gaan spreken, of in ieder geval de stap maakt van beginner naar gevorderde.

Noten

¹ Chantal Menting. Archiefinspectie. Competenties van een archiefinspecteur. Apeldoorn, november 2018.
² Idem.
³ Mijn definitie van toezichthouder: toezichthouders uit de drie overheidslagen, dus Rijk, provincie, gemeenten en waterschappen.
⁴ Wet Revitalisering Generiek Toezicht
⁵ Chantal Menting. Archiefinspectie. Competenties van een archiefinspecteur. Apeldoorn, november 2018.
⁶ https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2018-05-25.
⁷ https://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/2014-01-01#Hoofdstuk3.