Het gesprek over de voortgang van de nieuwe archieforganisatie vond plaats met de drie voortrekkers van dit project: Wilbert Hoffstädt (projectleider SPAR), Aart van der Kooij (projectleider Voorbereiding Besluitvorming Eén Archieforganisatie) en Gerard van den Broek (directeur Centrale Archief Selectiedienst).1
Het gesprek over de voortgang van de nieuwe archieforganisatie vond plaats met de drie voortrekkers van dit project: Wilbert Hoffstädt (projectleider SPAR), Aart van der Kooij (projectleider Voorbereiding Besluitvorming Eén Archieforganisatie) en Gerard van den Broek (directeur Centrale Archief Selectiedienst).1
Business case
In het rapport ‘Informatie op Orde’ was reeds bepaald, dat er in 2008 een plan van aanpak gereed zou moeten zijn voor het wegwerken van de werkvoorraden en de archiefachterstanden van na 19762 binnen de rijksoverheid. De SPAR, een samenwerkingsverband van alle ministeries, maakte een plan van aanpak, dat in 2008 heeft geleid tot het geven van een opdracht aan bureau Berenschot voor het uitvoeren van een business case. In deze business case is de vernieuwing van de rijksdienst in combinatie met een effectieve en efficiënte werkvoorraadreductie onderzocht.
De business case heeft duidelijk gemaakt dat er binnen de archiefketen van de rijksoverheid de afgelopen jaren weinig tot geen centrale regie en sturing heeft plaatsgevonden. Er is gebrek aan saamhorigheid en het ontbreekt aan valide cijfermateriaal. De rijksoverheid is bijvoorbeeld nog steeds niet goed in staat aan te geven hoe groot de omvang van haar archiefcapaciteit en bijbehorende werkvoorraden is. De business case heeft ook duidelijk gemaakt dat er een ‘hoge mate van bestuurlijke drukte’ heerst. Dit betekent dat bij verschillende organisaties binnen het archiefproces op individuele basis heel veel ‘georganiseerd’ wordt. De intentie van de nieuwe archieforganisatie is vooral overzichtelijk, eenduidig, efficiënt, bedrijfsmatig en transparant te opereren. Het creëren van gezamenlijkheid en handelen vanuit een overkoepelende visie en centrale sturing zijn hierbij belangrijke uitgangspunten. Inmiddels wordt in de bovenste bestuurslagen van de departementen steeds duidelijker wat het belang is van een goed georganiseerde informatiehuishouding binnen de rijksoverheid. Een belangrijk gevolg hiervan kan zijn dat het thema informatiehuishouding minder vrijblijvend wordt. De verantwoordelijke bewindspersoon zal eventueel politieke verantwoording over dit onderwerp moeten kunnen afleggen.
Kennis borgen
Op 3 juli 2008 heeft het pSG-beraad (beraad van plaatsvervangend secretarissen-generaal) in een principebesluit aangegeven van start te willen gaan met het oprichten van een nieuwe archieforganisatie. Om dit te realiseren is het project VBA (Voorbereiding Besluitvorming één Archieforganisatie) gestart. De VBA houdt zich bezig met een nadere uitwerking van de resultaten en voorstellen uit de business case. De VBA heeft tot doel enkele delen uit de business case te verfijnen en opgedane kennis en inzichten uit voorgaande archiefprojecten (PWAA) te behouden. Om dit te bereiken is een aantal oud-PWAA-medewerkers, aangevuld met een groep medewerkers vanuit de CAS en de departementen, in een tijdelijke opleidingsorganisatie ondergebracht. Zij houden zich bezig met archiefbewerking op basis van de nieuw verworven inzichten en borgen deze kennis en methodieken voor de toekomstig op te richten archief-organisatie. Deze tijdelijke archieforganisatie IORA (Interim Organisatie Rijks Archieven) is opgericht om de ruimte tussen het afsluiten van PWAA op 1 januari 2009 en de geschatte operationele start van de nieuwe archieforganisatie op 1 januari 2010 op te vullen. In IORA wordt nu al gewerkt vanuit een gezamenlijk belang en met behulp van nieuwe inzichten zoals het opereren als baten-lastendienst (agentschap) en het gebruik maken van procesinnovaties en procesversnellingen.
‘Eigen mensen eerst’
IORA wil zo spoedig mogelijk bereiken dat de archiefbewerking van alle departementen wordt veilig gesteld. Aanvullend zal naast cultuurhistorische waarden in toenemende mate rekening gehouden worden met goed werkgeverschap en bedrijfseconomische uitgangspunten. Dit komt bijvoorbeeld tot uiting in de doelstelling dat de toekomstige capaciteit van IORA gevuld zal worden vanuit de filosofie ‘eigen mensen eerst’. Binnen de kerndepartementen bevinden zich ongeveer zeventig medewerkers die zich op diverse niveaus met de semi-statische archieven bezighouden. Deze medewerkers zullen in principe instromen in de nieuwe archieforganisatie. Indien blijkt dat er meer bewerkingscapaciteit vereist is, kan deze aangevuld worden door het omscholen en trainen van departementale DIV-medewerkers uit de dynamische omgeving en het aan vullen van capaciteit uit de markt. Het is duidelijk is dat de Centrale Archief Selectiedienst zal meegroeien met deze ontwikkeling. De CAS brengt haar kennis en capaciteit in de nieuwe organisatie in en gaat uiteindelijk onderdeel vormen van de nieuw op te richten archieforganisatie. De core business van de CAS is hiermee gegarandeerd; die blijft zich in belangrijke mate richten op het bewerken van de – complexe – archieven.
Kwartiermaker
Op 17 februari 2009 zal de finale besluitvorming plaatsvinden met betrekking tot de definitieve oprichting van één archief organisatie voor het Rijk. Bij een positief besluit zal een kwartiermaker worden aangesteld die de nieuwe archieforganisatie gefaseerd vorm gaat geven. Vooruitlopend op de definitieve besluitvorming zijn de eerste contouren van de nieuwe organisatie reeds zichtbaar in IORA. De nieuwe archieforganisatie moet een efficiënte en daadkrachtig opererende organisatie worden die gebruik maakt van kennis, ervaring en inzichten vanuit alle betrokken partijen. De nieuwe organisatie zal waarschijnlijk opereren vanuit verschillende locaties. De locatie van de CAS in Winschoten blijft bestaan en één of meerdere locaties rond Den Haag zullen hieraan worden toegevoegd.
De betrokken bestuurders hebben duidelijk aangegeven nieuwe inzichten te willen creëren op het gebied van informatiemanagement binnen de overheid. Deze inzichten hebben betrekking op het wegwerken van de grote werkvoorraden en archiefachterstanden, en op de doelstelling het beheer van digitale informatie bij de departementen op orde te krijgen. De nieuwe inzichten zijn van invloed op de snelheid van bewerking, wijze van selectie en de inzet van capaciteit. Het aanpakken van werkvoorraden zal mogelijk gaan plaatsvinden op basis van risicocalculatie. Archieven met een belang en een hoog risicoprofiel zullen voorrang krijgen ten opzichte van archiefachterstanden met een minder groot risico. Het streven naar risicocalculatie en een hogere bewerkingssnelheid past uitstekend binnen de doelstelling van een meer transparante, effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Hierdoor kan de nieuwe archieforganisatie zich profileren als een organisatie die zal worden afgerekend op haar productie, uiteraard binnen de geldende kwaliteitseisen,
Gerard van den Broek, Aart van der Kooij en Wilbert Hoffstädt geven aan veel voordelen te zien in de nieuwe organisatie. Deze is ontstaan op initiatief van alle departementen, zal modern worden vormgegeven en goede archivistische principes combineren met een efficiënte en transparante bedrijfsvoering. De nieuwe archieforganisatie vormt de bodem onder een nieuwe informatiehuishouding binnen de rijksoverheid.
1 Wilbert Hoffstädt, e-mail: wa.hoffstadt@minvws.nl, Gerard van den Broek, e-mail: broekg@cas.nl, Aart van der Kooij, e-mail: aart.kooij@minbzk.nl.
2 De archiefachterstanden van het Rijk van vóór 1976 zijn door het Project Wegwerken Archiefachterstanden inmiddels weggewerkt.
