7 november 2017

Een Babylonisch eilandenrijk

image for Een Babylonisch eilandenrijk image

Met het onderzoek wilde het Zeeuws Archief een aantal inzichten verwerven: welke systemen zijn er in gebruik, welke bevatten informatie die langere tijd bewaard moet worden, hoe is het beheer geregeld, wie is er verantwoordelijk binnen de keten en welke specialisten hebben de Zeeuwse overheden in huis? Met de antwoorden wordt de omvang van de opgave zichtbaar en kan het aansluitproces efficiënter worden ingericht.
De overheden hebben inmiddels allemaal de intentie uit uitgesproken om aan te sluiten op het Zeeuws e-depot en er is een start gemaakt met de eerste aansluittrajecten.

Met het onderzoek wilde het Zeeuws Archief een aantal inzichten verwerven: welke systemen zijn er in gebruik, welke bevatten informatie die langere tijd bewaard moet worden, hoe is het beheer geregeld, wie is er verantwoordelijk binnen de keten en welke specialisten hebben de Zeeuwse overheden in huis? Met de antwoorden wordt de omvang van de opgave zichtbaar en kan het aansluitproces efficiënter worden ingericht.
De overheden hebben inmiddels allemaal de intentie uit uitgesproken om aan te sluiten op het Zeeuws e-depot en er is een start gemaakt met de eerste aansluittrajecten.

Illustratie 1: Het onderzoek is opgehangen aan tien vragen
Illustratie 1: Het onderzoek is opgehangen aan tien vragen

De opzet 

Het onderzoek bestond uit tien vragen die voor iedereen van belang waren en niet teveel tijd van de overheden zou vergen om te beantwoorden. Nuttige hulpmiddelen voor de invullers waren de gegevens die men reeds had verzameld voor de softwarecatalogus van KING of voor het onderzoek dat ICTU in opdracht van Archief2020 heeft uitgevoerd.

Aan het onderzoek hebben vijftien overheden en zes gemeenschappelijke regelingen meegedaan. Het onderzoeksrapport zelf is openbaar.* De gedetailleerde informatie per overheidsorganisatie is alleen beschikbaar voor de deel nemers aan het onderzoek omdat het interne bedrijfsinformatie bevat. Door deze informatie binnen Zeeland wel met elkaar te delen kan die bijdragen aan de samenwerking.

De resultaten…
Er is een grote diversiteit aan informatiesystemen in gebruik bij de Zeeuwse overheden. Zij gebruiken ten minste 326 unieke informatiesystemen voor informatie die onder de werking van de Archiefwet vallen. Daarvan worden er slechts 62 door meer dan één organisatie gebruikt, verreweg de meeste zijn dus uniek.
Veel gebruikte systemen in Zeeland zijn Corsa, Key2Begraven, SquitXO en Coda. Vreemde eend in de bijt zijn de netwerkschijven die een belangrijke verzamelplaats voor grote hoeveelheden min of meer ongestructureerde informatie blijken te zijn.
Er zijn 157 verschillende leveranciers geteld waarvan er 60 meer dan één keer voorkomen.
De overheden die de vragenlijsten hebben ingevuld hebben 33 technisch specialisten in dienst, waarvan 14 databasespecialisten, 12 netwerkspecialisten en 7 overige specialisten.
Het bleek lastig te achterhalen over hoeveel gigabytes we het hebben. Van de meeste systemen is geen opgave gedaan van het mogelijke volume. Ook de vraag over samenwerkingsverbanden waarin de betreffende overheid samenwerkt, werd niet consequent ingevuld en heeft dus nog niet tot een bruikbaar inzicht geleid.

Illustratie 2: Het totaal aantal systemen
Illustratie 2: Het totaal aantal systemen

…en wat gaan we hier mee doen? 

Het enorme aantal systemen maakt in één klap duidelijk dat het onmogelijk is alle individuele systemen op het e-depot aan te sluiten. Het voornemen is nu om zoveel mogelijk informatie via het DMS of het zaaksysteem aan te sluiten. Dat kan niet voor alle informatie, maar het beperkt het aantal aansluitingen voor één overheid tot naar verwachting vijf à tie systemen. Dat scheelt tijd en geld.
Voor de aansluiting van de veel gebruikte systemen kunnen we met betrokken overheden samen optrekken wat efficiënt kan zijn en een groot leereffect zal hebben. Volle netwerkschijven komen bij alle organisaties voor. We gaan ons samen buigen over een generieke aanpak met daarin ook aandacht voor cultuurverandering. Hiermee willen we individuele overheden helpen inzicht te krijgen in de inhoud van hun eigen netwerkschijven en na te denken over mogelijke oplossingen.
De leveranciers zijn van groot belang voor het aansluitproces. Hun medewerking is nodig, omdat zij het systeem het best kennen, en om een koppeling te bouwen die gemakkelijke opname en raadpleging mogelijk maakt. De leveranciers van de aan te sluiten systemen worden dan ook vanaf het begin actief bij (proef)aansluitingen betrokken.
Er blijkt verrassend veel IT-deskundigheid bij de verzamelde Zeeuwse overheden aanwezig te zijn. Het moet mogelijk zijn die kennis en ervaring met elkaar te delen, bijvoorbeeld door IT-medewerkers bij elkaars aansluittrajecten in te zetten.

Hoe gaan we verder
We zijn nu bezig met de opstart van aansluittrajecten met vijf overheden. Stap twee van zo’n traject is het maken van een informatieanalyse. In dat kader zal het onderzoek per organisatie en per systeem verder worden verbreed en verdiept. Hierbij zullen ook de onderwerpen worden mee genomen waar we nog maar weinig informatie over hebben gekregen, zoals de verantwoordelijkheid binnen samenwerkings netwerken en de op te nemen aantallen bestanden en gigabytes.

De resultaten van het onderzoek zijn gedeeld tijdens verschillende bijeenkomsten van informatiebeheerders, hoofden Informatiebeheer, gemeentesecretarissen en portefeuille houders binnen Zeeland. Dat heeft geleid tot grotere bewustwording van de urgentie van duurzaam digitaal informatiebeheer en van de omvang van de operatie om alles voor elkaar te krijgen.

Iedereen heeft baat bij dit onderzoek. De overheden kunnen beleid en een businesscase maken voor het onderbrengen van informatie in het Zeeuws e-depot. En het Zeeuws Archief kan de doorlooptijd van het aansluittraject beter inschatten. Door alles met elkaar te delen zal het de al bestaande samenwerking in Zeeland verder versterken.

f.krikhaar@zeeuwsarchief.nl, Fieke Krikhaar is programmacoördinator van het e-depot Zeeuws Archief.


Noot