11 november 2015

Eén en één is drie

image for Eén en één is drie image

Paradox
In het ruimtelijk domein zien we een vreemde paradox ontstaan. Enerzijds worden in toenemende mate projectarchieven gearchiveerd in SharePoint-achtige omgevingen, waar documentbeheerders hun uiterste best doen om de archivering zo volledig en kwalitatief mogelijk op het gewenste niveau te brengen. Hiervoor worden door organisaties vele tonnen geïnvesteerd, in inrichting van de systemen en de bijbehorende implementatie. En vervolgens in de nodige menskracht om de informatie op het gewenste niveau te brengen, en te houden.

Paradox
In het ruimtelijk domein zien we een vreemde paradox ontstaan. Enerzijds worden in toenemende mate projectarchieven gearchiveerd in SharePoint-achtige omgevingen, waar documentbeheerders hun uiterste best doen om de archivering zo volledig en kwalitatief mogelijk op het gewenste niveau te brengen. Hiervoor worden door organisaties vele tonnen geïnvesteerd, in inrichting van de systemen en de bijbehorende implementatie. En vervolgens in de nodige menskracht om de informatie op het gewenste niveau te brengen, en te houden.

Anderzijds is er tegelijk een beweging gaande om de informatie heel anders te organiseren. Niet door informatiebeheerders, maar door vakspecialisten uit het primair proces. Niet zelden in dezelfde organisatie en vaak (meestal) zonder onderlinge afstemming met de SharePoint-beheerders. Niet met als doel om alle documenten en overige informatiedragers te organiseren, maar om de formele communicatie te organiseren en te kunnen beschikken over de juiste areaal- en/of objectinformatie.

Dubbel werk
Voor het organiseren van de formele communicatie wordt VISI ingezet en voor areaal- en/of objectinformatie BIM, al dan niet in samenhang met GIS. Op het eerste oog lijkt dit iets totaal anders dan informatie ter beschikking stellen door middel van een documentmanagementsysteem, maar bij nadere beschouwing blijkt de inhoud van deze formele communicatie voor een groot deel te overlappen en ook bij areaal-/objectinformatie is er sprake van gedeeltelijke overlap. Dit lijkt te duiden op dubbel werk. Hoe zit dat?
Om dit te kunnen duiden even een kleine zijstap. Onze beroepsgroep beoordeelt informatie en schat vervolgens in of de informatie dermate relevant is dat zij vastgelegd moet worden en probeert daarna door middel van bewaartermijnen de hoeveelheid informatie beheersbaar te houden. Het kan ook anders. Namelijk door niet alle documenten als uitgangspunt te nemen, maar te redeneren vanuit rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Met andere woorden, als je voor de rechter moet verschijnen, wat moet je dan overleggen? Bijvoorbeeld bij een conflict tussen een gemeente en een aannemer over meerwerk. Leg je dan alle mogelijke informatie op tafel in de hoop dat waar het conflict over gaat ertussen zit? Of kun je, als er een juridische samenwerking tot stand komt, van te voren exact aangeven wie welke rol, verantwoording en bevoegdheid heeft. Dit leg je vast in een raamwerk. En vervolgens genereer je door middel van software een communicatietool (wat een beetje lijkt op een e-mailomgeving), waarmee de formele communicatie verloopt. Denk hierbij aan opdrachten, meer-/ minderwerk, producten zoals adviesrapporten, tekeningen et cetera. Als op deze manier gewerkt wordt, accepteren rechters nog uitsluitend de informatie in VISI.1 Mocht er toevallig ook een DMS zijn met informatie, prima, maar die wordt niet bruikbaar geacht als verantwoording. Immers, wie zegt dat een DMS volledig is en altijd de juiste versie bevat? Als procesinformatie is georganiseerd in VISI zeggen alle contractpartijen dat dit de waarheid is, en hieraan conformeren we ons allemaal.
De vraag is hoe lang accepteren overheidsorganisaties een situatie waarbij zowel de procesinformatie in een DMS zit als de afgesproken formele communicatie via VISI verloopt? Hierover straks meer.

Snijverlies
Naast de procesinformatie is er areaal/objectinformatie. Na ieder groot of klein werk/project verandert deze informatie. Traditioneel was dit georganiseerd in kolommen. Tekenaars, ontwerpers, architecten droegen hun definitieve ontwerp over aan de ingenieurs die dit weer verwerkten in bestekken waarmee aannemers aan de slag gingen. Daarna werd het eindresultaat overgedragen aan een beheerder, totdat opnieuw grootschalig onderhoud/aanpassing gewenst was en de cyclus opnieuw een aanvang kon nemen.
Een werkwijze met veel snijverlies, waarbij veel informatie bij overdracht niet of onvolledig werd overgedragen. Er wordt gewerkt met BIM2, en in combinatie met VISI wordt integraal gewerkt. Met gedeelde informatie, waarbij iedereen over dezelfde informatie beschikt. Vele (soms driedimensionale) databases die gevisualiseerd en virtueel gebouwd kunnen worden, zodat eventuele ontwerpfouten virtueel getest kunnen worden. Een werkwijze die vele miljarden bespaart en in de vliegtuigbouw al bijna vijftig jaar wordt toegepast.
Consequenties van deze veranderingen is dat de modellen waarmee gewerkt wordt de informatiedragers vormen, zowel de oude, actuele als de toekomstige. Modellen die niet exclusief het eigendom zijn van ontwerpende, bouwende of beherende organisaties.
Ontwikkelingen waarbij onze beroepsgroep niet of nauwelijks aanhaakt, terwijl momenteel minimaal veertig procent van onze archieven een ruimtelijke component heeft.

Kernwaarden
Wat is wijsheid? Toch inzetten op onze DMS’en? Deze zijn de door de overheden aangewezen archiefomgevingen en eisen dat alle informatie uit BIM, GIS3 en VISI4 in onze DMS’en ingevoerd moeten worden – als dat al kan. Moeten we dubbele administraties blijven voeren, zolang hiervoor budgetten beschikbaar blijven? Of, en daar pleit ik voor, aanhaken bij ontwikkelingen en onze kennis van duurzaam beheren toevoegen aan deze nieuwe werkwijzen?
Als we kiezen voor de laatste optie, moeten we misschien ook nadenken wat de kernwaarden zijn van ons vak en wat aangeslibd is, vanwege de vorm waarmee we decennia hebben gewerkt. Moet iedere organisatie bijvoorbeeld zijn eigen archief hebben of kan er volstaan worden met reconstructies van wie wat wanneer gedaan heeft? Moet er van iedere situatie een bevroren beeld bestaan, of kan ook een database volstaan, waarmee je met een tijdsvariabele een afgeronde of toekomstige situatie kunt visualiseren?

Het gaat hier om ontwikkelingen die de bouwsector zelf nu ook (zij het in hoog tempo) aan het ontdekken is, waarbij steun en denkkracht vanuit verschillende disciplines zeer gewaardeerd worden. Het biedt ons de mogelijkheid om onze expertise in gezamenlijkheid te benutten. Kortom, een te mooie kans om te laten liggen.5

tgjkremer@gmail.com, Theo Kremer is senior medewerker Stadsarchief Amsterdam en kernteamlid BIM Zuidasdok voor Amsterdam.

Noten
1 VISI is de oorspronkelijke afkorting van ‘Voorwaarden scheppen voor de Invoering van Standaardisatie ICT in de bouw’. De term is uitgegroeid tot het acroniem voor een door de Nederlandse bouwsector geaccepteerd afsprakenstelsel voor de digitale uitwisseling van formele communicatie. De standaard is gericht op berichtuitwisseling die nodig is voor coördinatie, besluitvorming en informatieoverdracht in het bouw proces.
2 Bouw Informatie Model of Bouw Informatie Management. Beide betekenissen worden naast en door elkaar gebruikt. Toch is er een wezenlijk onderscheid en geeft de invulling die wordt gegeven aan de afkorting iets weer over de rol van de opdrachtgever. Rijkswaterstaat spreekt vooral over ‘management’. Zij heeft vrijwel alles gedelegeerd, inclusief beheer voor de eerste aantal jaren. (Grote) gemeenten spreken vooral over ‘model’, waarmee zij zelf (gaan) beheren.
3 Geografische Informatie Systemen.
4 Alle drie de begrippen worden met voorbeelden uitgebreid toegelicht met doorverwijzingen in https://bouwenmetinformatie.wordpress.com.
5 Wil je meer weten? Kom eens kijken op onderstaande site en of neem contact op (https://bouwenmetinformatie.wordpress.com).