Veel lezers van dit magazine zullen bekend zijn met het fenomeen archiefinspectie. Alle overheden dienen zich te houden aan de Archiefwet. Archiefinspecteurs (die we hierna toezichthouders zullen noemen) gaan na of overheidsorganisaties dat ook daadwerkelijk doen. Zij doen verslag van hun bevindingen aan het bestuur. In de praktijk delen ze hun bevindingen natuurlijk ook met alle betrokkenen in de organisatie. En onderzoeksresultaten worden ook steeds vaker gepubliceerd.1
Veel lezers van dit magazine zullen bekend zijn met het fenomeen archiefinspectie. Alle overheden dienen zich te houden aan de Archiefwet. Archiefinspecteurs (die we hierna toezichthouders zullen noemen) gaan na of overheidsorganisaties dat ook daadwerkelijk doen. Zij doen verslag van hun bevindingen aan het bestuur. In de praktijk delen ze hun bevindingen natuurlijk ook met alle betrokkenen in de organisatie. En onderzoeksresultaten worden ook steeds vaker gepubliceerd.1
Effectiever, zichtbaarder
Sinds lang breken toezichthouders zich het hoofd over de vraag hoe effectief hun toezicht is. Het is een beroepsrisico dat dikke rapporten vol met betrouwbare onderzoeksgegevens, doorwrochte analyses en heldere aanbevelingen diep in de bureaulade of ver weg in een onduidelijke directory belanden om daar vervolgens nooit meer uit te komen.
Het is gelukkig ook eigen aan onze beroepsgroep om het niet hierbij te laten zitten. Immers: archieftoezicht heeft als voornaamste doel om te helpen het informatiebeheer van de overheid op orde te krijgen zodat de burgers van ons land kunnen rekenen op een transparant en betrouwbaar bestuur. Het maatschappelijke belang is groot en toezichthouders leveren daarom graag een effectieve bijdrage.
Zo’n drie jaar geleden kwam een groepje toezichthouders van provincies en gemeenten bij elkaar om te bedenken hoe het archieftoezicht effectiever en zichtbaarder zou kunnen worden. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies. Ten eerste vonden we dat methoden en technieken uit aanverwante disciplines ons zouden kunnen helpen. Ten tweede waren we van mening dat menig toezichthouder gebruik maakt van instrumenten die gedeeld konden worden met vakgenoten. Ten derde kwamen we tot de conclusie dat het erg nuttig zou zijn als de resultaten van onze onderzoeken op de een of andere manier vergelijkbaar gemaakt zouden kunnen worden.
Complete auditmethode
Deze conclusies vormden het startpunt voor wat we aanvankelijk de werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie hebben genoemd en die sinds eind 2013 de fraaie naam Werkgroep Professionalisering Archieftoezicht mag voeren. De werkgroep is onderdeel van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN en bestaat momenteel uit Annemieke Adema (Westfries Archief), Peter Diebels (Provincie Zuid-Holland), Arnoud Glaudemans (Streekarchief Gooi en Vechtstreek), Jeroen van Oss (Gemeente Rotterdam), Marius Jansen (Regionaal Archief Tilburg), Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) en Frans Smit (Gemeente Almere).2
Inmiddels is het eerste product van onze werkgroep gereed en beschikbaar. Het is een procesmodel voor het uitvoeren van een audit op archiefbeheer. We hebben ervoor gekozen om een gangbaar model voor internal auditing te gebruiken.3 Per fase in het procesmodel zijn we gaan verkennen welke instrumenten al beschikbaar zijn binnen de gemeenschap van toezichthouders. Dat resulteerde in een ware co-creatie van een complete auditmethode die eind 2013 is gepubliceerd op de website van BRAIN.4 Het hielp erg dat we gebruik konden maken van het platform Pleio5 dat speciaal bedoeld is voor versterking van samenwerking binnen de overheid.
Het auditmodel Archieftoezicht
Vraaggericht, resultaatgericht
De kern van het auditmodel is dat het onderzoek vraaggericht en resultaatgericht wordt uitgevoerd. Zowel de opdrachtgever als de geauditeerde worden bevraagd op hun informatiebehoefte. Dat leidt, samen met de eerste indrukken van de toezichthouder, tot vaststelling van het doel en de planning van de audit. Tijdens het vooronderzoek en het veldwerk worden de onderzoeksgegevens verzameld. Deze gegevens vormen de basis voor de rapportage. De audit wordt vervolgens geëvalueerd en samen met de betrokkenen wordt vastgesteld welke follow-up het onderzoek dient te krijgen. De laatste fase van het model betekent dus geen einde, maar juist het begin van verbetermaatregelen en vervolgaudits.
Op de website van BRAIN staan per processtap de instrumenten die we hebben verzameld en/of zelf ontwikkeld. Het staat iedereen vrij om ze te downloaden en te gebruiken. We hebben daarvoor een Creative Commons-licentie waarin is vastgelegd dat commercieel gebruik niet is toegestaan, er altijd een bronvermelding moet zijn en aanpassingen gemeld moeten worden.
Het procesmodel is door en voor toezichthouders ontwikkeld. De bedoeling is om het in de komende jaren verder te verrijken en te verbeteren op basis van gebruikerservaringen en nieuw ontwikkelde instrumenten. Daarnaast heeft de Werkgroep Professionalisering Archieftoezicht meer plannen, zoals het bevorderen van de educatie en competentieontwikkeling van toezichthouders, het ontwikkelen van handleidingen en het inrichten van platformen voor vakmatige kennis- en informatie-uitwisseling. De toekomst moet uitwijzen hoe hoog we de lat kunnen gaan leggen.
Twee bronnen
Ten slotte wil ik in dit artikel nog wijzen op twee bronnen. Allereerst bevat de website van BRAIN een uitgebreid overzicht van belangrijke en handige modelverordeningen, kaders, thematische notities en e-formulieren ten bate van verantwoord archiefbeheer.6 En voor wie meer theoretische achtergronden, trends, ontwikkelingen en praktijkcases over archieftoezicht wil leren kennen, heeft de Stichting Archiefpublicaties in 2013 de bundel ‘Profiteer, Profileer, Prioriteer’ gepubliceerd.7
fpsmit@almere.nl, Frans Smit (1963) is sinds 2010 toezichthouder Informatiebeheer van de gemeente Almere.
1 Een goed voorbeeld is de Erfgoedinspectie, zie http://erfgoedinspectie.nl/archieven/publicaties
2 Het Noord-Hollands Archief leverde een actieve bijdrage in de opstartfase, met name Stinie Francke en Roland Bisscheroux.
3 Zie voor een uitgebreide beschrijving van de verschillende stappen in het procesmodel het standaardwerk ‘Internal Auditing, een managementkundige benadering’, van A.J.G. Driessen en A. Molenkamp, Deventer, 2008. pag. 335-367.
4 Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=105
5 Zie http://www.pleio.nl
6 Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=104
7 J. Beens, R. Braad en F. Smit (red.), ‘Profiteer, Profileer, Prioriteer: Gedachten en handreikingen voor professionalisering van het archieftoezicht, Den Haag, 2013. Zie http://www.kvan.nl/publicaties/sap/inspectie.php; zie ook de recensie van André Plat ‘Profiteer, Profileer, Prioriteer‘.
