11 november 2015

Een stevige plek in het organigram

image for Een stevige plek in het organigram image

Waar IT het beheer van informatie in de uitvoering technisch mogelijk maakt, is het aan de organisatie om iets met alle informatie te doen. Dit is zo veelomvattend dat de tijd voorbij is dat vakafdelingen dit eigenhandig bij kunnen houden. Informatiemanagement is allang een aparte discipline geworden. Neem bijvoorbeeld alle discussies over big data, open data, geo-informatie informatiebeveiliging, open source, cloud, consumerization van IT. Deze discussies zijn allang niet meer het terrein van automatisering. Maar van wie dan wel?

Waar IT het beheer van informatie in de uitvoering technisch mogelijk maakt, is het aan de organisatie om iets met alle informatie te doen. Dit is zo veelomvattend dat de tijd voorbij is dat vakafdelingen dit eigenhandig bij kunnen houden. Informatiemanagement is allang een aparte discipline geworden. Neem bijvoorbeeld alle discussies over big data, open data, geo-informatie informatiebeveiliging, open source, cloud, consumerization van IT. Deze discussies zijn allang niet meer het terrein van automatisering. Maar van wie dan wel?

COPAFIJTH
In menig studieboek Bedrijfskunde worden de bedrijfsvoeringaspecten behandeld die ervoor zorgen dat de organisatie ‘in control’ blijft. Afgekort komen al deze aspecten terug in het acroniem COPAFIJTH. De ‘I’ staat hierin voor Informatie of Informatievoorziening. Iedere letter van het acroniem zien we veelal terug als aparte afdelingen in een beetje grote organisatie, behalve de ‘I’. Daar weten organisaties vaak niet goed raad mee. Een veeg teken.
In grotere organisaties snapt iedere medewerker het nut van een afdeling Financiën. Dat de afdeling nodig is om de financiën in control te houden is namelijk evident. Hetzelfde geldt voor een afdeling Personeel of HR. Voor een organisatie met veel medewerkers valt het bestaan van een dergelijke afdeling te rechtvaardigen. Voor een afdeling Automatisering (de ‘T’ van Techniek in het acroniem) geldt precies hetzelfde. Medewerkers snappen dat allemaal. Totdat een organisatie een afdeling Informatiemanagement heeft. Over het algemeen begrijpen medewerkers niet goed wat die afdeling doet. Nut en noodzaak voor de organisatie wordt dan ook niet goed begrepen.

Een aparte afdeling
Het belang van goede vastlegging, gebruik en ontsluiting van informatie neemt almaar toe. Het informatielandschap in een organisatie is een woud waar niemand de weg in weet. Informatie is zo versnipperd vastgelegd dat context en samenhang veelal ontbreken. Hierdoor heeft niemand in de organisatie grip op deze grote hoeveelheid informatie. Beschikbare informatie kan veel waardevoller ingezet worden om de burger beter van dienst te zijn, beleid scherper te formuleren of bedrijfsprocessen ef!ciënter in te richten.

In gemeenteland zie ik veel te weinig een organisatieonderdeel met de naam Informatiemanagement in het organigram. Veelal is er een afdeling Facilitair, waar Automatisering en Post & Archief onder vallen. Of er is sprake van een afdeling Automatisering zonder een team Informatiemanagement. Informatiemanagement is in dat geval belegd bij enkele I&A-adviseurs. Informatiemanagement als apart organisatieonderdeel is nog te weinig aanwezig.
Nu ben ik de laatste die beweert dat het hebben van een apart organisatieonderdeel Informatiemanagement randvoorwaardelijk is voor het professioneel inregelen van de informatievoorziening. De organisatiestructuur zou de inhoud moeten volgen. Het moet namelijk niet uitmaken hoe je het organiseert. Als je de inhoud maar goed regelt. En precies daarom pleit ik toch voor een aparte afdeling Informatiemanagement.

Mediation
We zijn de tijd echt voorbij dat alleen de techniek de informatieproblemen van de business weet op te lossen. Het negenvlaksmodel van Rick Maes is alom geaccepteerd en maakt duidelijk dat ‘business’ en ‘IT’ elkaar niet zomaar begrijpen. Mediation is nodig. De strategische en tactische invulling van de I-kolom in het model ontbreekt vaak in organisaties. Daar ligt de kern en de taak voor informatiemanagement. Dat verdient in mijn optiek een apart organisatieonderdeel. Organisaties die dit namelijk zo inregelen, laten zien dat ze informatiemanagement serieus nemen en werk willen maken van goede informatievoorziening in hun organisatie.

Het op strategisch en tactisch niveau goed organiseren van informatiemanagement vergt bepaalde kwaliteiten van medewerkers. Die zijn niet standaard binnen de overheid aanwezig. De business goed kunnen vertalen naar informatiemanagement en indien nodig naar automatisering, het opstellen en uitdragen van kaders en richtlijnen, buigen maar niet barsten, strak organiseren van projecten en budgetten en dergelijke, zijn taken die niet eenvoudig uit te voeren zijn.
Dit is een belangrijk aandachtspunt, en mijn ervaring is dat de kwaliteit van de medewerkers bij veel organisaties nog niet op niveau is. Veelal worden deze kwaliteiten ingehuurd. Dat kan anders.

Aan tafel
Naast de mediationtaak is het van belang dat de afdeling aan tafel zit waar de belangrijke organisatiekeuzes gemaakt worden. Informatiemanagement is in deze tijd zo belangrijk dat het medebepalend is in strategische organisatiekeuzes. In het overleg van het middenmanagement hoort ook een manager Informatie te zitten. Net zoals als er een manager Financiën zit. Deze manager Informatie heeft als taak de afstemming tussen alle wensen en eisen van de vakafdeling op het gebied van informatie goed te organiseren. Naast die afstemming heeft die manager ook de taak om de organisatie op strategisch niveau mee te nemen in alle ontwikkelingen die op de organisatie afkomen.

Omdat het vakgebied Informatiemanagement lang niet bij iedereen tot de verbeelding spreekt, is het belangrijk om actief te werken aan de zichtbaarheid van het organisatieonderdeel Informatiemanagement. Maak duidelijk waarom zij een afdeling Informatiemanagement nodig hebben. Vakafdelingen moeten weten wanneer ze bij Informatiemanagement aan kunnen kloppen. Ze moeten niet de neiging hebben om alles zelf uit te zoeken, maar juist beseffen dat ze hulp kunnen krijgen.

Geen garantie
Bij het managen van informatie komen verschillende disciplines samen. De record- en documentmanagers, informatieadviseurs, technisch beheerders, functioneel beheerders en gegevensbeheerders hebben allemaal zo hun taak en rol om de organisatie zo goed mogelijk van dienst te zijn. Dat vergt afstemming, wederzijds begrip, kennis van elkaars kwaliteiten, et cetera.
Organisatorisch is het goed om deze disciplines bij elkaar te brengen in één organisatieonderdeel Informatiemanagement.

Maar het hebben van een organisatie onderdeel Informatiemanagement is natuurlijk geen garantie voor succes. Een duidelijke plek voor het informatiemanagement in het organigram van de organisatie is wel een goed teken. Vervolgens komt het neer op de goede uitvoering. Ik heb hier een aantal handvatten voor gegeven. Hoe gek het ook klinkt: informatiemanagement blijft mensenwerk. Mensenwerk dat met behulp van techniek het werk werkbaar maakt. Dat moet actief georganiseerd worden.

MHoogland@Velsen.nl, Mark Hoogland is informatieadviseur Informatiemanagement bij de gemeente Velsen.