Marco Buzing is communicatieadviseur bij de griffie van de Eerste Kamer
Wie ja zegt tegen wetten in Nederland, moet natuurlijk zelf het goede voorbeeld geven als het gaat om het uitvoeren van diezelfde wetten. Vandaar dat de Eerste Kamer met de komst van de Wet open overheid (Woo) de eigen informatiehuishouding flink op de schop nam.
Het Project Informatiehuishouding Eerste Kamer (PIEK) is voor dit doel in 2021 van start gegaan. Het PIEK-project kenmerkte zich door een pragmatische aanpak, gericht op verdere professionalisering van de omgang met informatie binnen de Eerste Kamer. Die aanpak was bovendien ingegeven door een harde deadline. Veel tijd om voor de inwerkingtreding van bovengenoemde wetgeving Woo-proof te zijn was er namelijk niet. De organisatie had daarvoor slechts 2 jaar de tijd.
Alpe d’Huez
Dat betekende processen anders inrichten, zodat de Eerste Kamer kon voldoen aan de termijnen die voor een Woo-verzoek staan. Maar het betekende ook de aanschaf van laksoftware. Daarbij hielp het dat veel van de informatie al standaard openbaar is, wat uiteraard inherent is aan de functie van een senaat. De vergaderingen zijn live en online te volgen, en ook de stukken op basis waarvan de Kamer beslist, zijn openbaar.
Eveneens realistisch en haalbaar in dit project was de keuze voor SharePoint als documentmanagementsysteem (DMS). De ongeveer tachtig medewerkers van de griffie werkten er al mee en de software bood de faciliteiten om verder te professionaliseren. Desondanks bleek het inrichten van SharePoint de Alpe d’Huez van dit traject te zijn: het kostte met 15 maanden uiteindelijk 4 keer zoveel tijd dan vooraf gepland. Binnen SharePoint zijn alle medewerkers meer met standaardsjablonen en documenttypen gaan werken. Zo hoeven metadata maar eenmalig ingevoerd te worden om vervolgens op meerdere plaatsen gebruikt te kunnen worden. Dit zorgt ook voor uniformiteit en efficiency. Wel vroeg dit op technisch vlak meer capaciteit, kennis en kunde dan vooraf ingeschat.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de aanmoedigingsprijs? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier
