, 3 april 2020

Elke zaak een aparte focus

image for Elke zaak een aparte focus image Nieuw in het vak

Het vakgebied Informatiebeheer ken een grote diversiteit aan collega’s. Waar de een al decennialang actief is, komt de ander net kijken. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen in het vakgebied. Hoe zijn ze in ons mooie vak terechtgekomen en wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Simone Getkate.

Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?
‘Via een vriend, die wist dat ik graag wat anders wilde gaan doen, kwam ik bij de gemeente Almelo terecht. Toevallig werd hem gevraagd of hij iemand kende die een dag in de week controles en controle- rapporten kon inboeken voor de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Dit moest iemand zijn die nauwkeurig kon werken en het leuk vond om dingen te controleren en waar nodig bij te werken. Die vriend dacht gelijk aan mij. Omdat het in eerste instantie ging om maar één dag in de week kon ik mooi kijken wat ik er allemaal van vond en of dit inderdaad wel bij mij zou passen. Dus begon ik in mei 2018 met deze baan voor de gemeente Almelo. Ik begon met het inboeken van oude zaken in hun zaaksysteem. Deze waren de laatste tijd blijven liggen. Het bleek dat ik dit werk eigenlijk superleuk vond. Juist omdat je moet blijven focussen. Alles lijkt misschien wel hetzelfde, maar toch vraagt elke zaak apart je focus.’ ‘Toevallig kwam ik op de achttiende verdieping (heel mooi uitzicht!) van het gemeentehuis terecht. Daar is ook de Omgevingsdienst Twente gevestigd. Zij waren bezig met het opstarten van de organisatie. Omdat het al bekend was dat mijn werk eind december zou aflopen en de mensen van de Omgevingsdienst mijn positieve inzet opmerkten, vroegen ze mij om te komen werken voor hun organisatie.’

Wat zijn je ervaringen in het eerste jaar?
‘Wat ik het leukst vind is de afwisseling en diversiteit in het werk bij de Omgevingsdienst Twente. En, net als bij het werk bij de gemeente Almelo, vind ik het heerlijk dat ik bij alle werkzaamheden moet blijven focussen. Elke handeling vraagt om aandacht en focus. Daarnaast leer ik dagelijks nog steeds bij!’ ‘Wat ik persoonlijk minder leuk vind, is dat in deze jonge organisatie onze bevindingen bij de afdeling niet echt worden meegenomen met het inrichten van het zakensysteem. Terwijl ik op dit moment juist zo mooi op de opleiding (Simone volgt op dit moment de SOD-I, red.) leer dat onze rol steeds meer adviserend moet worden. Ik zie dat nog niet helemaal terug komen bij ons. Wellicht komt dat later als de organisatie iets meer stabiel is.’

‘In het verlengde daarvan verwonder ik me toch wel over de onderschatting van ons werk door mensen van buiten! Even inboeken, even telefoon tussendoor, vragen van collega’s beantwoorden, iedereen helpen. Het is echt wel veel en superdivers. Je moet veel schakelen en alles moet snel. Dat maakt het ook weleens chaotisch als je niet goed oplet! Iets meer waardering voor onze functie mag best wel daarin bestaan, vind ik!’

Wat is het opvallendst wat je hebt meegemaakt?
‘Om de diversiteit van ons werk maar weer eens aan te geven, heb ik het volgende voorbeeld: wij beschikken dan wel niet over een fysieke balie waar klanten aan kunnen komen, maar hebben wel een centrale telefoon. En daar komt van alles op binnen. Klachten, vragen of ervaringen met onze organisatie. Op een dag had ik iemand aan de lijn die behoorlijk radeloos was. Zij bleef zeggen dat ze er een eind aan wilde maken als wij niks ondernamen. Heftig om te horen! Op dat moment klonk ook nog opeen het brandalarm en moesten wij allemaal naar buiten. Deze mevrouw hoorde dit allemaal gebeuren via de telefoon en ging ineens lachen. Ze zei: “Ach meid, jij klinkt nog jong en ga maar gauw het pand uit want jij hebt nog een leven voor je en wees maar gerust. Ik moet niet zo klagen tegen jou en gewoon weer hopen op een betere tijd zonder overlast van bedrijf X.” Ik was zo verbaasd dat
ik deze mevrouw nog gewoon heb bedankt voor haar melding en dat ik haar klacht in het systeem zou zetten zodra we weer naar binnen mochten. Best heftig allemaal en niet iets dat je verwacht in deze functie.’

Hoe zorg je ervoor dat je de benodigde kennis en vaardigheden opdoet?
‘Ik heb zelf aangegeven bij de Omgevingsdienst Twente dat ik graag voor ze wilde gaan werken, maar dat ik dan wel graag de opleiding SOD-I opleidingen wilde volgen. Dat doe ik nu dan ook. Waarom ik dat belangrijk vond? Dat was omdat ik niet alleen wil weten hoe de organisatie vindt op welke manier ik mijn werkzaamheden moet doen, maar juist waarom we bepaalde dingen moeten doen, waarom het belangrijk is en wat het oplevert. Dus wat er allemaal wel niet achter mijn werkzaamheden zit, dat maakt het juist zo interessant voor mij!’

Heb je in jouw eerste jaar al een verbetervoorstel gedaan?
‘Ja, een paar kleine dingen die direct betrekking hebben op ons werk. Maar echt grotere dingen nog niet. Ik voel me daar nog niet helemaal zelfverzekerd genoeg voor. Als ik wat voorstel, wil ik ook zeker weten dat ik goed kan uitleggen waarom ik dat voorstel doe. Maar dat komt wel!’

Heb je advies voor iemand die ook aan de slag wil binnen het informatiebeheer? ‘Als je iemand bent die goed kan schakelen, het werk snel ziet liggen, je graag inzet voor betere kwaliteit en het echt leuk vindt om je voor 100 procent in te zetten voor betere en efficiëntere werkwijzen binnen een organisatie, dan zeg ik: “Vooral doen”. Zelf vind ik het superinteressant. En dat groeit ook nog, nu ik meer leer over de achtergronden tijdens mijn opleiding.’

Tekst Eric Kokke
Beeld Yuri Derks