Een van de kenmerken van archiveren by design is dat alle verschillende belanghebbenden met elkaar in gesprek gaan over het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Ook het perspectief van de gebruikers van archiefi nformatie dus. Al bij het vormen van informatie moeten wij ons eigenlijk afvragen: wat voor soort informatie hebben zij nodig en waarvoor gebruiken ze die? Hoe zoeken ze informatie en vinden ze de informatie die ze nodig hebben? Hoe willen ze overheidsinformatie in de toekomst gebruiken en hoe zou die dus beschikbaar moeten zijn?
Een van de kenmerken van archiveren by design is dat alle verschillende belanghebbenden met elkaar in gesprek gaan over het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Ook het perspectief van de gebruikers van archiefi nformatie dus. Al bij het vormen van informatie moeten wij ons eigenlijk afvragen: wat voor soort informatie hebben zij nodig en waarvoor gebruiken ze die? Hoe zoeken ze informatie en vinden ze de informatie die ze nodig hebben? Hoe willen ze overheidsinformatie in de toekomst gebruiken en hoe zou die dus beschikbaar moeten zijn?
Een schilder heeft een conflict met zijn baas over werktijden en wil daarom weten welke wetten en regels daarvoor gelden. Een onderzoeksjournalist wil alle kanten van zijn onderwerp leren kennen en duikt daarvoor verschillende archieven in. Een gezin wil een huis kopen op een voormalig fabrieksterrein en weet graag wat voor stoffen er misschien nog in de grond zitten. Een gemeenteraadslid wil zich een mening vormen over het voorstel van een wethouder en baseert zijn mening graag op betrouwbare informatie. Een scholier moet een werkstuk schrijven en wil daarvoor grondig literatuuronderzoek doen.
We zijn natuurlijk allemaal in meerdere of mindere mate gebruikers van archiefinformatie. Lees hier de ervaringen van Peter van Goch, Pieter van Huis en Roger Vleugels.
Whodunit?
Gebruikersperspectief Peter van Gogh: parlementaire enquête
Wie waarom wanneer wat wist: dat is precies datgene wat bij het dossieronderzoek ten behoeve van een parlementair onderzoek of een parlementaire enquête de vraag is. Stafmedewerkers bij zo’n onderzoek moeten, net als onderzoeksjournalisten of politierechercheurs, achterhalen wat er op een ministerie of in andere organisatie is gebeurd en wie op welk moment welke besluiten heeft genomen.
Een parlementair onderzoek of parlementaire enquête is het ultieme onderzoeksinstrument waarover de politiek in Nederland beschikt. De verwachtingen van burgers en politici zijn altijd hooggespannen: ‘Nu komt eindelijk echt de onderste steen boven!’ Wanneer de openbare verhoren beginnen, lopen de camera’s, staan de nieuwsuitzendingen bol van de getuigen, betrokken ambtenaren en (vooral) (oud-)bewindspersonen, en komt de geschreven pers met achtergrondartikelen.
Maar voor die camera’s kunnen draaien, moeten de onderzoekers alle voorbereidingen hebben getroffen. Zij hebben gereconstrueerd wat er gebeurd is en wie daarbij een rol hebben gespeeld (of niet en dat wel hadden moeten doen!) en wie, waarom, wanneer, wat wist.
De reconstructie start met een globale chronologie en reconstructie op basis van openbare bronnen: nieuwsberichten, achtergrondartikelen, Kamerstukken, antwoorden op schriftelijke en mondelinge vragen van Kamerleden, interviews en commentaren van deskundigen en in sommige gevallen zelfs boeken met bronvermeldingen. Met materiaal uit de (overheids)archieven moet de chronologie en de eerste reconstructie verder ingevuld worden. Het archiefonderzoek is ook de basis voor de besloten voorgesprekken, waarin eventuele onduidelijkheden opgeklaard kunnen worden.
Hoe zou idealiter zo’n archief dan beschikbaar moeten zijn voor de onderzoeksstaf? Ik noem graag een aantal praktische zaken, die voortvloeien uit de toelichting op het derde hoofdstuk van de Archiefregeling: “De eisen van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van de archiefbescheiden moeten gegarandeerd zijn.’’
Ten eerste moet het materiaal geïnventariseerd en toegankelijk zijn. De inventarislijsten zijn een essentieel hulpmiddel om te bepalen of een archief van een bepaalde beleidsafdeling nuttig is om te onderzoeken. Daarbij moeten onderzoekers ervan uit kunnen gaan dat de inventarislijsten accuraat en volledig zijn. Verder zijn gedetailleerde organogrammen van de ministeries ten tijde van de te onderzoeken gebeurtenissen erg behulpzaam; die veranderen nogal eens door de jaren heen.
Ten tweede moet het archief natuurlijk volledig zijn. En dan bedoel ik niet dat de departementale post- en koeriersdienst een pallet met 500.000 vel papier bij de postkamer van de Tweede Kamer bezorgt, maar dat díe archieven die een enquêtecommissie nodig acht voor haar onderzoek ook compleet zijn. Regelmatig blijkt dat niet alle partijen alle gewenste stukken kunnen aanleveren. Soms gaat het om een ontbrekend (concept)rapport, soms om een bonnetje … Goede onderzoekers komen daar bij hun reconstructie altijd achter.
En, last but not least, moet het archief doorzoekbaar zijn. Integraal digitaal doorzoekbare bestanden zijn wat dat betreft een zegen ten opzichte van het moeten doorbladeren van tientallen dik gevulde archiefmappen. Ook e-mails en WhatsApp-berichten kunnen wat dat betreft essentieel zijn voor de reconstructie. Dit lijkt mij voor archivarissen (en voor onderzoekers!) daarbij nog een behoorlijke uitdaging.
Wat papier betreft kan een digitaal (gescand, OCR) beschikbaar archief uitkomst bieden bij het doorzoeken. Wat zou het leuk zijn als bij het eerstvolgende parlementaire onderzoek geen harde noten gekraakt hoeven te worden over de gebrekkige toegankelijkheid en beschikbaarheid van archiefmateriaal, zoals ten tijde van het onderzoek van de enquêtecommissie Woningcorporaties en Fyra wel het geval is geweest.
Peter van Goch (*1961) is informatiespecialist bij de Dienst Analyse en Onderzoek van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, en als informatiespecialist en onderzoeksmedewerker verbonden geweest aan (o.a.) de parlementaire enquêtes naar de woningcorporaties en de bouwfraude.
De archiefparadox
Gebruikersperspectief Roger Vleugels: Wob-procedures
Archief by design veronderstelt dat er archivering is in ons land. Dit is een misvatting, althans inzake jongere archieven, de archieven vanaf de jaren 80/90 van de vorige eeuw. Een misvatting die twee lagen kent. De eerste is feitelijk, de tweede is ernstiger. De eerste stelt dat het, gelet op de desolate toestand waarin die jongere archieven zich bevinden, een nogal boude bewering is om te zeggen dat er sprake is van archiefvoering. De tweede laag zit binnen het bestuur en binnen de archiefwereld zelf en is het wegkijken van dit probleem.
Onder archiefvoering versta ik dat archieven zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden en ten minste al die documenten bevatten die voor reconstructie van beleid nodig zijn; en alle documenten die van cultureel of historisch belang zijn of die nodig zijn om te voorkomen dat Nederland in bewijsnood komt.
De meeste van deze uitgangspunten voor archiefvoering, al dan niet digitaal, zijn niet, niet meer of onvoldoende terug te vinden in de Archiefwet en in de operationalisaties daarvan. Voor we over design gaan praten, is het misschien goed om naar de werkelijkheid te kijken. In een rapport van SEO Economisch Onderzoek, opgesteld voor toenmalig minister Plasterk in het kader van de modernisering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), staat dat de archieven ‘verslonsd’ zijn. De erfgoedinspectie omschreef deze zomer de archieven van het Ministerie van VWS als ‘een rommeltje’.
In het merendeel van de 7000 Wob-procedures die ik voor mijn cliënten, vooral persorganen, de afgelopen dertig jaar voerde, was niet alleen in de beslissing maar ook bij bezwaar en beroep één van de hoofdproblemen: welke documenten zijn er inzake een onderwerp. Ze zijn niet vindbaar, niet gearchiveerd of buiten de wet om vernietigd (per ongeluk of – menigmaal – met opzet).
Archief by design klinkt mooi, maar komt neer op herintroductie in een nieuw jasje van archiefvoering, archiefvormers, catalogi en meer van zulke basale vereisten. Dit is urgent, maar gaat alleen lukken als gesnapt wordt waarom dit alles de laatste dertig à veertig jaar verdwenen is.
Er zijn 120 landen met een Wob. De beslistermijn op Wobverzoeken is in nagenoeg alle landen 28 tot 30 dagen of korter. In Nederland is de beslistermijn 56 dagen en deze wordt in meer dan 50% van alle zaken met weken, zelfs maanden overschreden. Als één van de hoofdredenen wordt al decennia genoemd: de bewerkelijkheid van de zoekslagen in de archieven. Dit gold al inzake analoge documenten, maar geldt nu versterkt inzake de digitale ‘archieven’. Deze traagheid is zeer strijdig met een kerndoel van de Wob: tijdigheid.
Archief by design is prima, maar waarom zijn er geen bindende richtlijnen voor archiefvorming; waarom hebben de erfgoed- en de archiefinspectie als enige inspecties geen executieve bevoegdheden; waarom zijn er geen goede documentregisters en catalogi; waarom duikt het bonnetje van Teeven pas na 16 zoekslagen op; waarom wordt er in enorme volumes illegaal vernietigd?
Het antwoord ligt, vrees ik, buiten de archiefwereld. Nederland heeft geen serieuze interesse in jonge archieven, in reconstructie van beleid, in geschiedenis.
Roger Vleugels is zelfstandig juridisch adviseur openbaarheid van bestuur en extern adviseur inzake provinciale archieven.
Kan Nederland informatie op het internet methodisch archiveren?
Gebruikersperspectief Pieter van Huis: Bellingcat
Voor ons onderzoekers en fact-checkers bij Bellingcat is het doorzoeken van digitale informatie aan de orde van de dag, maar het wordt ons zeker niet makkelijk gemaakt. Verreweg de meeste bronnen die wij gebruiken voor het analyseren van gewapende conflicten halen wij van social media zoals Facebook, YouTube en Twitter, maar deze bronnen worden vooralsnog niet opgeslagen door de nationale archieven. Zo snel als ze verschijnen kunnen ze ook weer verdwijnen. Het is aan onszelf om relevante bronnen op tijd op te slaan en te archiveren, maar ook daarvoor kunnen wij, voor zover ik weet, niet bij de nationale archieven terecht. Soms gebruiken wij hiervoor aparte websites of simpelweg harde schijven.
Ik zie het als een kans voor een instelling als het Nationaal Archief om het voortouw te nemen en een methode te introduceren voor het opslaan van digitale bronnen. Nederland behoort niet voor niets ieder jaar weer tot de wereldtop van digitale, innovatieve en ondernemende economieën. Toch zal het niet makkelijk zijn om de digitale informatie op het internet methodisch te archiveren. Hoeveel zou er opgeslagen moeten worden? Wat laat de privacywetgeving toe? Zijn vreemde talen een belemmering? En wie maakt er een selectie? Wellicht zou het beter werken als organisaties als de onze gemakkelijker verzamelde gegevens bij een nationaal archief konden afleveren. Ons onderzoek naar de ramp met vlucht MH17 is bijvoorbeeld ook van nationaal belang.
De meeste gegevens die wij verzamelen vinden wij simpelweg met zoekmachines, door zeer gericht en met de juiste trefwoorden te zoeken. Ook beperken wij ons vaak zo veel mogelijk tot bronnen in een bepaalde tijd, zoals de functie van Google om binnen een aangegeven periode te zoeken, of wanneer wij archiefwebsites als de Wayback Machine (archive.org) en de Webpage archive (Archive.is) raadplegen.
Het doorzoeken van digitale bronnen blijft echter een grote uitdaging, want we spitten door gigantisch veel big data, vaak ook in vreemde talen, zonder dat we daarvoor bij iemand aan kunnen kloppen. We weten achteraf nooit zeker hoeveel informatie uit open bronnen verloren is gegaan voordat wij deze hebben kunnen vinden. Het liefst zou ik dan ook zien dat een nationaal archief een databank zou hebben met een uitgebreide en makkelijk toegankelijke zoekmachine, vergelijkbaar met Google.
Dit is voor elke onderzoeksjournalist of historicus de beste manier om big data overzichtelijk te houden. Het zijn de geavanceerde zoekfuncties van Google, YouTube, Twitter en Google Earth die een vijf jaar durend onderzoek naar de MH17 vliegramp mogelijk hebben gemaakt, ondanks dat we al die jaren maar een klein team vormden en vanuit verschillende landen hebben moeten werken.
Pieter van Huis (*1987) is Senior Researcher bij Bellingcat en heeft onder meer meegewerkt aan het onderzoek naar de vliegramp met de MH17.
