Enterprise Search biedt een scala aan zoekfunctionaliteiten (search) over een variatie aan informatiesystemen binnen en buiten de onderneming (enterprise), waardoor alle medewerkers in de onderneming met een enkele zoekopdracht toegang hebben tot alle voor hen relevante informatie.
Enterprise Search biedt een scala aan zoekfunctionaliteiten (search) over een variatie aan informatiesystemen binnen en buiten de onderneming (enterprise), waardoor alle medewerkers in de onderneming met een enkele zoekopdracht toegang hebben tot alle voor hen relevante informatie.
Mogelijkheden
Enterprise Search-applicaties bieden veel meer dan een tekstbox met een zoekknop en eventueel een ingewikkeld – en daarom weinig gebruikt – uitgebreid zoekscherm waarmee alleen tekstuele informatie doorzocht wordt. Een state-of-the-art-zoekapplicatie biedt facetnavigatie, automatische suggesties voor zoektermen, conceptuele zoektechnologie en allerlei verschillende presentatiemogelijkheden zoals tag clouds en 2D-visualisaties van zoekresultaten. Verder worden personalisatie- en collaboratietechnieken gebruikt als profiling, dat wil zeggen het dynamisch presenteren van zoekresultaten op basis van een al dan niet automatisch bepaald gebruikersprofiel, expertsuggestie en community-vorming.
Enterprise Search blijft ook niet beperkt tot een zoekapplicatie binnen één informatiesysteem voor een beperkte set gebruikers, maar is een ondernemingsbrede toepassing waarbij alle informatie doorzoekbaar is. De informatie die ontsloten wordt, blijft niet meer beperkt tot de traditionele tekstuele documenten op netwerkschijven, documentmanagementsystemen en interne en/of externe websites. Ook de gesproken en getoonde teksten in audio- en videobestanden kun je doorzoeken, waardoor allerlei filmpjes en podcasts toegankelijk worden.
De opkomst en enorme groei van sociale media zoals Twitter, forums en blogs vormen een steeds belangrijkere informatiebron, omdat je hieruit kunt afleiden hoe er over een organisatie en haar producten gedacht wordt. Reputaties en daarmee hele organisaties kunnen tegenwoordig in de sociale media razendsnel gemaakt of gekraakt worden. Dit leidt tot een nieuw type Business Intelligence, waarbij een zoekmachine door continue analyse van de sociale media trends en sentimenten kan signaleren (sentiment- en reputatieanalyse).
Enterprise Search wordt vaak beperkt tot centraal opgeslagen informatie, maar er is nog steeds veel informatie (email, documenten) opgeslagen op de pc’s en laptops van de gebruikers. Een Desktop Search-applicatie die de zoekresultaten van de lokale pc combineert met de zoekresultaten van het Enterprise Search-systeem brengt deze gescheiden werelden bij elkaar. Een andere toepassing van zo’n gecombineerde zoekapplicatie is het attenderen van gebruikers op relevante documenten, terwijl ze een e-mail of Officedocument aan het schrijven zijn.
Implementatie
Bij de implementatie van een Enterprise Search-applicatie met een groot aantal gebruikers en een groot aantal informatiebronnen zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten.
- De architectuur van de applicatie dient schaalbaar te zijn omdat een Enterprise Search-applicatie meestal niet gedurende één enkel project gerealiseerd wordt, maar vaak in de loop van de tijd uitgebreid wordt met additionele informatiebronnen, waardoor uiteindelijk meestal een gedistribueerde architectuur vereist is.
- De applicatie dient de toegangsrechten die in de afzonderlijke informatiebronnen aan documenten gekoppeld zijn, te respecteren, waardoor een gebruiker alleen die documenten zal kunnen vinden waar men toegang toe heeft. Dit betekent dat verschillende autorisatiemodellen ondersteund dienen te worden door de gebruikte zoektechnologie.
- De manier waarop extern beschikbare informatie doorzocht kan worden is van belang voor de applicatie. We maken onderscheid tussen een Federated Search-benadering, waarbij gebruik gemaakt wordt van de zoekmachine van de informatieleverancier en een centrale index-benadering, waarbij de externe informatiebron in de eigen Enterprise Searchomgeving geïndexeerd wordt. Hierdoor werkt de technologie onafhankelijk van de performance en functionaliteit van de zoekmachine van de informatieleverancier.
Extra’s
Tot slot zien we dat Enterprise Search-technologie steeds meer gebruikt wordt in search-based applicaties, bedoeld om een bepaalde taak of specifiek proces te ondersteunen en waarbij de zoekfunctie niet centraal staat zoals dat in Enterprise Search-applicaties het geval is. Zo zijn in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk ondernemingen steeds vaker verplicht om alle voor een rechtszaak relevante informatie binnen negentig dagen aan te leveren aan het Hof van Justitie. Er zijn hiervoor specifieke E-Discovery-applicaties die gebruik maken van Enterprise Search-technologie om alle informatiebronnen in een organisatie te doorzoeken.
Een ander voorbeeld is een informatieportaal, waarbij gebruikers van nieuws voorzien worden uit interne en externe informatiebronnen en waar men interesseprofielen kan definiëren en informatie eenvoudig met elkaar kan delen in dossiers.
Interesseprofielen en dossiers kunnen centraal worden beheerd door een of meerdere redacties, waarbij gebruikers zich abonneren op deze profielen en dossiers. Anderzijds kunnen gebruikers zelf interesseprofielen en dossiers aanmaken en die met elkaar delen. De zoektechnologie wordt hier gebruikt voor het automatisch selecteren van informatie.
Drs. Michel Voors is managing consultant van KnowledgePlaza Professional Services.
