Marita Langerak is projectleider ‘Opzetten e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken’ en Jim Middendorp is beleidsmedewerker informatiebeheer bij HLTsamen (de ambtelijke fusie-organisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen). Relinde Reuvekamp is sinds 2017 adviseur digitale archieven bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Zij adviseert de aangesloten overheidsorganisaties en begeleidt hen bij de voorbereidingen om digitale archieven over te brengen en duurzaam te kunnen bewaren.
Marita Langerak is projectleider ‘Opzetten e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken’ en Jim Middendorp is beleidsmedewerker informatiebeheer bij HLTsamen (de ambtelijke fusie-organisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen). Relinde Reuvekamp is sinds 2017 adviseur digitale archieven bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Zij adviseert de aangesloten overheidsorganisaties en begeleidt hen bij de voorbereidingen om digitale archieven over te brengen en duurzaam te kunnen bewaren.
Je moet durven proberen
In verband met de toenemende digitalisering heeft Erfgoed Leiden de komst van digitale archieven voorbereid. Al voor 2016 zette Erfgoed Leiden de eerste stappen om aan de slag te kunnen gaan met een e-depot, als een digitale archiefbewaarplaats. In 2017 werd getest met de gedigitaliseerde bouwdossiers van de gemeente Leiden. ‘In 2018 startten we de “Ketentest ruimtelijke plannen”’, zegt Marita Langerak. ‘We wilden testen of de gehele informatieketen van ruimtelijke plannen – dat wil zeggen: van creatie van de ruimtelijke plannen tot en met de archivering – in het e-depot digitaal ingericht kon worden, met behoud van metadata.’
|
Waarom ruimtelijke plannen? Het is wettelijk verplicht dat ruimtelijke plannen langdurig bewaard worden en uiteindelijk overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats. Ruimtelijke plannen zijn openbaar en moeten raadpleegbaar zijn voor burgers en bedrijven. Een burger kan een ruimtelijk plan opvragen bij de gemeenten en, ter plaatse, inzien. |
‘Het initiatief kwam vanuit onze organisatie; vanuit Ruimtelijke Ontwikkeling en Team Informatiebeheer’, vertelt Jim Middendorp. ‘Gemeenten zijn verplicht de vigerende ruimtelijke plannen openbaar te maken via de landelijke website www.ruimtelijkeplannen.nl. Maar voor het archiveren van “oude” ruimtelijke plannen is geen landelijke voorziening: elke gemeente is zélf verantwoordelijk voor de archivering van ruimtelijke plannen. Dat kan op verschillende manieren. Het e-depot is een van de oplossingen. HLTsamen (ambtelijke fusie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen) wilde weten of het e-depot van Erfgoed Leiden functionaliteit biedt om digitale ruimtelijke bestanden zonder informatieverlies te bewaren. Erfgoed Leiden was meteen enthousiast. En ook onze huidige softwareleverancier Roxit zegde direct medewerking toe.’
|
Erfgoed Leiden was van plan zich via het Noord-Hollands Archief aan te sluiten bij de landelijke infrastructuur voor digitaal duurzaam archiveren; het e-depot van het Nationaal Archief. Samen met de gemeente Leiden deden het Noord-Hollands Archief en Erfgoed Leiden ervaring op met het archiveren van gedigitaliseerde bouwdossiers. Maar toen duidelijk werd dat uitsluitend de Regionale Historische Centra gebruik mogen maken van de landelijke e-depotvoorziening, werd gezocht naar een alternatief. Na een marktconsultatie en een aanbesteding tekende Erfgoed Leiden in januari 2019 een overeenkomst voor een SaaS e-depotvoorziening. |
Successen en verbeterpunten
Uit de ketentest bleek dat de ruimtelijke plannen bewaard kunnen worden in het e-depot. Ruimtelijke plannen bevatten een specifieke metadataset, conform de landelijke RO Standaarden. Het planproces in de ruimtelijke ordening is volledig digitaal. Om uitwisseling van bestanden mogelijk te maken, zijn afspraken gemaakt: RO Standaarden. Iedereen die ruimtelijke plannen maakt, is verplicht deze standaarden toe te passen. De mapping van deze metadatavelden naar het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheid (TMLO) is tijdens de ketentest haalbaar gebleken.
Op basis van de TMLO-mapping is in samenwerking met Roxit een TopX-bestand opgesteld. ‘Maar er zijn ook verbeterpunten’, aldus Relinde Reuvekamp. ‘Zo konden de geo-coördinaten nog niet opgenomen worden in ToPX, de machine leesbare vorm van het TMLO. ToPX was namelijk nog niet aangepast aan de nieuwste versie van het TMLO, waarin geo-coördinaten in een apart veld konden worden meegegeven. Inmiddels is de aanpak om, indien relevant, naast het TMLO aanvullende metadatastandaarden te gebruiken. Het TMLO kan immers niet allesomvattend zijn. Voor geografische gegevens kan bijvoorbeeld een landelijke standaard gebruikt worden die door Geonovum wordt beheerd. Het zou helpen als de standaardisatieraad van het Nationaal Archief het TMLO snel vaststelt, zodat ook ToPX aangepast kan gaan worden. Dan kunnen gemeenten en leveranciers ermee aan de slag.’
|
Erfgoed Leiden en Omstreken Erfgoed Leiden en Omstreken is kennis- en adviescentrum over erfgoed. De combinatie van de erfgoeddisciplines – monumenten, archeologie en archieven – onder één dak maakt advies, onderzoek en het delen van kennis effectiever en completer. Erfgoed Leiden en Omstreken beheert circa zestien strekkende kilometer archieven en collecties. Van oudsher is het doel om een collectie op te bouwen die de historie van deze regio zo goed mogelijk weerspiegelt en onderzoek naar allerlei aspecten van de samenleving mogelijk maakt. De 55 medewerkers van Erfgoed Leiden en Omstreken willen mensen, van jong tot oud, activeren om hun geschiedenis te ontdekken en te beleven. ‘We willen de verhalen over de geschiedenis van de Leidse regio vertellen.’ Kijk voor meer info: www.erfgoedleiden.nl. |
‘We hebben ook getest of ambtenaren en geïnteresseerden de ruimtelijke plannen vanuit het e-depot kunnen raadplegen’, vertelt Marita Langerak. ‘Dat was in eerste instantie nog niet gelukt. Nu hebben we nieuwe raadpleegmogelijkheden en testen we hoe we die zo gebruiksvriendelijk mogelijk kunnen inrichten. Een ambtenaar zoekt bijvoorbeeld op een andere manier dan een burger. We verwachten in de tweede helft van 2019 de resultaten te laten zien.’
Stimuleer nieuwe initiatieven
Volgens Jim Middendorp voelen de meeste overheidsorganisaties steeds meer de urgentie om zich voor te bereiden op de overbrenging van digitale bestanden naar een archiefinstelling. ‘Over het algemeen denkt de overheid nog te veel in termen van papier en fysieke opslag. Erfgoed Leiden stimuleert nieuwe initiatieven. Het archiveren van ruimtelijke plannen is niet het meest omvangrijk; een zaaksysteem is veel omvangrijker. Maar deze plannen zijn erg complex en ik dacht: als Erfgoed Leiden dit kan, dan heb ik er alle vertrouwen in dat ze de rest ook kunnen! Gelukkig waren de vakspecialisten ook erg enthousiast. Er is goed met elkaar samengewerkt om het gezamenlijke doel van overbrenging te realiseren’, blikt Jim terug.
Meer lezen over de pilot ruimtelijke bestanden in het e-depot? Lees het volledige evaluatierapport.
|
De ontwikkeling van ToPX en het TMLO Aanvulling van het Nationaal Archief ToPX is een uitwisselingsformaat dat mede op basis van TMLO en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid is ontwikkeld. Een van de uitgangspunten daarbij was dat ToPX volgend zou zijn op beide toepassingsprofielen. Dat betekent dat ToPX aangepast wordt op het moment dat een nieuwe versie van TMLO wordt vastgesteld. Het proces van doorontwikkeling wordt in een latere editie van Od uitgebreider beschreven. |
Jeroen Jonkers
hoofdredacteur Od
