, 24 maart 2021

Falende rijksoverheid haalt bezem door informatiehuishouding

image for Falende rijksoverheid haalt bezem door informatiehuishouding image Achtergrond

Tekst Jacqueline Rutjens

Hoewel de rijksoverheid al enige tijd druk bezig is haar informatiehuishouding op orde te krijgen, gaat er op zijn zachtst gezegd nog weleens wat mis. Een speciale regeringscommissaris Informatiehuishouding en een generiek actieplan moeten daar verandering in brengen.

Eind 2020 slaat het rapport Ongekend onrecht over de kinderopvangtoeslagen in als een bom. Naast de harde analyse van processen, systemen en het vreselijke leed bij ouders legt de commissie-Van Dam het falen van de informatiehuishouding van het rijk bloot. Bij herhaling is ontijdige, onvolledige en onjuiste informatie verstrekt rond de kinderopvangtoeslag, zowel aan de Tweede Kamer als aan de commissie. De commissie geeft aan dat het bijna onmogelijk is een goede reconstructie te maken en acht het een structureel probleem omdat andere onderzoekscommissies hetzelfde constateren. Grote verbazing is er bij de commissieleden over de grote verschillen tussen de ministeries, als het gaat om het al dan niet vastleggen van opmerkingen en aantekeningen van bewindspersonen. De slechte informatievoorziening heeft meer dan eens geleid tot een ernstige belemmering van het politiek functioneren van bewindspersonen.

Lopende verbeteringen
In reactie op het onderzoeksrapport van de commissie geeft het kabinet grote prioriteit aan het grondig verbeteren van de informatiehuishouding en het vergroten van openbaarheid. ‘Rijksbreed gaan we de achterstand in onze informatiehuishouding sneller inhalen en verbeteren, want goede informatiehuishouding is hard nodig voor een beter samenspel tussen Kamerleden, kabinet en ambtenaren.’ In 2019 is het kabinet al gestart met het rijksbrede programma Verbetering Informatiehuishouding Rijksoverheid, onder leiding van de ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Dit programma heeft tot doel om onbeheerde informatie – zoals e-mails, websites, en berichten op social media – in beheer te krijgen en om openbaarmaking, actief en in informatieverzoeken, te verbeteren. Daarnaast is eind 2020 de campagne Goed bewaard gestart (want jouw werk is belangrijker dan je denkt): een oproep aan medewerkers van het rijk om meer werk te maken van hun informatiehuishouding. In navolging van Verbetering Informatiehuishouding Rijksoverheid starten alle ministeries en een aantal uitvoeringsorganisaties hun eigen programma’s om projectmatig te werken aan de nodige verbeterstappen. De eerste resultaten daarvan zullen in 2021 zichtbaar en merkbaar worden, zo blijkt uit de monitor van Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) die eind 2020 is gehouden.

Helaas agenderen de departementen bij de monitor ook de nodige knelpunten in de uitvoering. Er zijn niet overal voldoende middelen beschikbaar voor verbeteracties. Aan de juiste deskundigheid is moeilijk te komen en organisaties zijn afhankelijk van IT-leveranciers die met de opkomst van het digitaal en veilig thuiswerken extra onder druk staan.

Regeringscommissaris
In reactie op het rapport Ongekend onrecht en om lopende initiatieven kracht bij te zetten, kondigt het kabinet in januari 2021 de komst aan van een regeringscommissaris Informatiehuishouding. Met deze regeringscommissaris wil het kabinet dat met extra gezag wordt gewerkt aan het op orde brengen van de informatiehuishouding en ervoor zorgen dat dit op eenduidige wijze en centraal gebeurt. De regeringscommissaris zal ook de verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van een nieuw generiek actieplan om de informatiehuishouding te verbeteren, en zal departementen kunnen aanspreken op de voortgang van de departementale plannen.

De commissaris komt onder de verantwoordelijkheid van de minister van BZK te vallen en zal per 1 juli 2021 aan de slag gaan. Het generieke actieplan zal aanvullend zijn op het meerjarenplan dat in 2019 is verschenen en onlangs werd geactualiseerd. Het zal naar verwachting ook betrekking hebben op onderwerpen die verder gaan dan het in beheer krijgen van informatie. Het bestaande IT-landschap moet bijvoorbeeld worden aangepakt.

Het rijk kent een lappendeken aan systemen waarbij de digitale duurzaamheid in een flink deel van de gevallen onvoldoende is. Zo is het vaak nog mogelijk documenten ongecontroleerd te verwijderen, is het versiebeheer lang niet altijd duidelijk en ontbreken metadata. Ook de gebruiksvriendelijkheid van de systemen is een punt van zorg. Het kabinet zet in op kaderstelling voor sterkere kwaliteitseisen, standaardisatie en uniformiteit. Uit onderzoek van onder andere RDDI blijkt verder een stijgend tekort aan deskundig personeel. Naast de IT wordt door het kabinet ook geïnvesteerd in meer capaciteit en betere communicatie. Het ontbreken van beleid binnen organisaties met een stevige planning & controlcyclus zijn andere onderwerpen die waarschijnlijk terug zullen komen in het plan. Het generieke actieplan wordt gemaakt onder regie van het hoogste ambtelijk overleg, het over[1]leg van de secretarissen-generaal, en is op 1 april klaar.

Departementale actieplannen
Binnen de kaders van uniformering en standaardisatie van het generieke actieplan worden ministeries verplicht een eigen actieplan op te stellen. Deze actieplannen beschrijven hoe de informatiehuishouding van de eigen organisatie eruitziet en bevatten een stappenplan om de rijksbrede doelen uit het overkoepelende actieplan te bereiken. Per stap worden de tijd, kennis en capaciteit die nodig zijn en de risico’s in kaart gebracht. Deze plannen moeten uiterlijk 1 juli klaar zijn. Daarna zullen ze worden getoetst en indien nodig voorzien van extra financiering.

Ook voor openbaarmaking is extra aandacht in de kabinetsreactie. Voor het verbeteren van de actieve openbaarmaking is het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) nu al beschikbaar. PLOOI fungeert als een verwijsindex, en biedt in die vorm een overzicht van alle overheidsinformatie op één centrale vindplaats. Overheidsorganisaties kunnen hierop op vrijwillige basis aansluiten. Nu de Wet open overheid (Woo) is aangenomen in de Tweede Kamer, wordt dit een verplichting voor alle overheidsorganisaties, zowel bij het rijk als de decentrale overheden. Daarmee ontstaat een volledig en eenduidig overzicht van alle verplicht actief openbaar gemaakte documenten, aldus het kabinet. De kosten voor de uitvoering van de Woo zijn met de kabinetsreactie voor de gehele overheid beschikbaar gekomen.