1 mei 2011

Functioneel archiveren

image for Functioneel archiveren image

DSP, zaakgericht werken, BAG en Wabo: de dienstverlening vanuit DIV en zeker de archiefvorming in organisaties wordt er niet beter van. Vaak hebben deze verschillende ‘modetrends’ het werkveld alleen maar diffuser gemaakt; er moeten steeds meer balletjes in de lucht gehouden worden. Het grote probleem is dat ze inherent doorborduren op een verouderd paradigma dat diepgeworteld ligt in het 19e-eeuwse gedachtegoed van een machinebureaucratie: het idee dat de organisatie volledig te beheersen en te sturen valt als we haar processen volledig vangen in protocollen en procedures.

DSP, zaakgericht werken, BAG en Wabo: de dienstverlening vanuit DIV en zeker de archiefvorming in organisaties wordt er niet beter van. Vaak hebben deze verschillende ‘modetrends’ het werkveld alleen maar diffuser gemaakt; er moeten steeds meer balletjes in de lucht gehouden worden. Het grote probleem is dat ze inherent doorborduren op een verouderd paradigma dat diepgeworteld ligt in het 19e-eeuwse gedachtegoed van een machinebureaucratie: het idee dat de organisatie volledig te beheersen en te sturen valt als we haar processen volledig vangen in protocollen en procedures.

Netwerksamenleving
Langzamerhand ontluikt er zich echter een nieuw paradigma, een paradigma dat als product moet worden gezien van zowel een toenemende individualisering als een verregaande informatisering van de samenleving. Een samenleving waarin het (informatie)netwerk bepalend is geworden voor de manier waarop we zaken organiseren. Het Nieuwe Werken met zijn nadruk op eigen verantwoordelijkheid, flexibiliteit en resultaatsturing kan vanuit het voorgaande ook eenvoudig begrepen worden als een manifestatie van een nieuw paradigma, waarbij de netwerksamenleving de spil vormt.1
Structureel zit wat ons betreft het probleem dan ook in de manier van kijken die we vanuit het archief hebben ontwikkeld: de benadering van archief als procesgebonden informatie. Door het idee van werkprocesgebonden los te laten en te vervangen door het conceptuele kader van netwerkgebonden informatie verbreden we het object van archiefwetenschappen niet alleen, we luiden hiermee feitelijk een nieuw paradigma in. Het accent komt hierbij te liggen op informatieverwerking sec (informatieknooppunten) en niet meer op de houdbaarheid van specifieke media waarop informatie vast wordt gelegd. In bredere zin willen we hiermee een discussie openen over de rol van archieven in een netwerksamenleving en kenniseconomie. Centraal staan hierbij het ontstaan en het hergebruik van netwerkgebonden informatie.
Als we individualisering en informatisering als maatstaf nemen voor een moderne organisatie zal ook de archiveringsfunctie hiertoe de nodige flexibiliteit moeten bieden.2 De centrale vraag hierbij is natuurlijk hoe dit gestalte zou moeten krijgen. Het is immers gemakkelijk om kritiek te spuien.

Open informatiesysteem
Wat ons betreft moet de netwerksamenleving het uitgangspunt vormen voor een nieuwe benadering van het archiefvak. De netwerksamenleving komt immers met de medewerkers door de poriën van de organisatie en is bepalend voor hoe er gewerkt wordt en hoe er met de ‘procesgebonden informatie’ wordt omgegaan. Als we uitgaan van flexibiliteit, van eigen verantwoordelijkheid en van vertrouwen in de professionaliteit van de medewerkers dan moeten we afstappen van een systeem waarin iedere stap in een proces is voorgeschreven. We moeten juist de andere kant kiezen: voor een systeem waarin we aan de medewerkers maximale vrijheid gaan bieden om hun werkzaamheden uit te voeren. Dit pleit volgens ons voor een open informatiesysteem waarin de medewerker, al dan niet samen met anderen, vorm en inhoud geeft aan zijn of haar eigen werkzaamheden. Wat wij hier voorstellen is een open systeem waarin de medewerker per ‘zaak’ de volledige vrijheid heeft om te doen of te laten wat hij of zijn vanuit zijn eigen professionaliteit nodig acht om de werkzaamheden uit te voeren. Voor ons betekent dit dat alle informatie die tijdens een proces wordt ontvangen of gemaakt binnen één omgeving zo veel mogelijk direct door het informatiesysteem (ongeacht het medium) wordt gevangen.
Het zogenaamde zaakgewijs werken moet gezien worden als (hopelijk de laatste) exponent van het oude paradigma. De vraag is of we met deze nieuwe lopende band wel in staat zullen zijn de informatievoorziening en de archieffunctie op orde te krijgen. Voor zover ons bekend zijn er binnen de huidige systemen nog steeds geen passende oplossingen voor bijvoorbeeld e-mail, laat staan dat er al een oplossing is voor sociale media als Twitter en Facebook, media die ook door ambtenaren en politici in toenemende mate worden gebruikt. Dat het niet is gelukt passende oplossingen te vinden voor deze nieuwe media is kenmerkend voor een paradigmatische crisis in het archiefdenken. In feite staan we al enige tijd aan het sterfbed van de erven Fruin en Zaalberg en wordt het tijd voor een laatste vaarwel.

Meerwaarde
De centrale vraag is hoe we dit gestalte gaan geven. Willen we daarbij alleen die documenten die we vooraf benoemd hebben als archiefwaardig, zoals de DSP-benadering ons voorschrijft, of willen we alles, het gehele proces documenteren? En, niet geheel onbelangrijk, wat is onze meerwaarde voor de organisatie en de toekomstige gebruikers van ons archief? In principe zijn de zoekmachines nu al zo goed dat informatie net zo makkelijk of nog makkelijker terug te vinden is als we alles op een grote digitale berg gooien dan in een formeel archief opbergen. We leggen kortom te veel nadruk op onze wettelijke taken en de eisen die de archiefwet stelt en te weinig op de meerwaarde die we de organisatie zouden moeten bieden.
Door star vast te houden aan de oude bureaucratische principes van procedures en voorprogrammering van informatiesystemen zijn overheidsinstanties in toenemende mate hun grip op de informatiehuishouding kwijt geraakt. Zeker, het probleem zit zelfs dieper: structuren als werkprocessen veronderstellen een machinale opeenvolging van handelingen, die zelden corresponderen met de cognitieve (informatieverwerkende) processen binnen een organisatie. Ook de archieffunctie doet op haar beurt sterk afbreuk aan de feitelijke gang van zaken door het kunstmatig (achteraf) aanbrengen van een logisch consistente ordening. Een ordening die vanwege aspecten als structuurbeginsel zich weinig lenen voor toegankelijkheid in de zin van hergebruik. Hiermee staan de erven Fruin en Zaalberg langzamerhand zowel zichzelf en de organisatie in de weg.
Kortom: dit is een pleidooi voor functioneel archiveren, waarbij er een breuk gemaakt moet worden met het oude paradigma. Centraal staan hierbij het ontstaan en het hergebruik van netwerkgebonden informatie. Hierbij moet er definitief afgerekend worden met de traditionele informatiehiërarchie en a priori canonisatie van bepaalde informatie tot cultureel erfgoed, die de archieffunctie ons inziens ernstig schaadt. Informatie en informatiesystemen moeten in deze zin postmodern worden gemaakt, met oog voor creatie en hergebruik van informatie binnen een netwerk!3

 

Drs. J.D. Burger, johdburger@hotmail.com
Drs. P.A. van de Ruit, pruit@casema.nl

Drs. J.D. Burger is beleidsmedewerker DIV bij de gemeente Haarlem.
Drs. P.A. van de Ruit is bureauhoofd DIV bij de gemeente Haarlem.


1 Castells, Manuel (1996, second edition, 2000). The Rise of the Network Society, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. I. Cambridge, MA; Oxford, UK: Blackwell. ISBN 978-0631221401.

2 Programma Vernieuwing Rijksdienst BZK, Het nieuwe werken bij het rijk. Van het oude werken. De dingen die voorbij gaan ( te downloaden op www.ambtenaar.voordetoekomst.nl).

3 De punten in dit artikel worden verder uitgewerkt in de afstudeerscriptie Archiefwetenschap ‘We are the archive’ van drs. P.A. van de Ruit. Bij voldoende belangstelling zal dit document binnen afzienbare termijn voor een breed publiek beschikbaar gemaakt worden.