, 1 juli 2019

Geef informatie de plek die zij verdient

image for Geef informatie de plek die zij verdient image Case

Het programma Stukken Beter is in het leven geroepen om de informatiehuishouding bij het ministerie te verbeteren. Om als het ware de wissel om te zetten van papier naar digitaal. Om informatie (digitaal) zodanig te bewaren dat deze vindbaar en deelbaar is. En vooral: om ervoor te zorgen dat informatie goed bruikbaar is en blijft, voor de uitvoering, voor het bestuur en de politiek en voor de samenleving.

Het programma Stukken Beter is in het leven geroepen om de informatiehuishouding bij het ministerie te verbeteren. Om als het ware de wissel om te zetten van papier naar digitaal. Om informatie (digitaal) zodanig te bewaren dat deze vindbaar en deelbaar is. En vooral: om ervoor te zorgen dat informatie goed bruikbaar is en blijft, voor de uitvoering, voor het bestuur en de politiek en voor de samenleving. Dat kunnen we niet alleen, we werken daarvoor samen met veel partijen, zoals de informatie-afdelingen van de verschillende taakorganisaties en de Justitiële Informatiedienst.

Het uiteindelijke maatschappelijke doel waaraan we werken is: ‘wij doen recht aan informatie’. Recht doen aan informatie doen we immers voor de burger en de maatschappij. We zorgen ervoor dat informatie de plek krijgt die ze verdient in ons werkveld. Informatie is voor Justitie en Veiligheid essentieel om rechtvaardige besluiten te kunnen nemen en weloverwogen te kunnen optreden. Goede informatie is binnen de uitvoeringsprocessen, zoals de migratieketen, vaak letterlijk van levensbelang.

Nieuwe tijden, nieuwe oplossingen
De huidige situatie bij het ministerie is niet veel anders dan bij andere organisaties. We hebben te maken met achterstanden in het bewerken van het archief, de hoeveelheid informatie groeit exponentieel en het aantal kanalen dat medewerkers gebruiken om hun informatie op te slaan, zoals netwerkschijven, e-mailboxen en samenwerkingsruimten, neemt enorm toe. Het werkveld van de informatiehuishouding is verschoven van een aantal specialisten per afdeling naar alle medewerkers die zelf hun e-mails en documenten goed moeten opbergen, maar daar nauwelijks tijd en expertise voor hebben.

Om beter zicht te krijgen op de mogelijke verbeteracties zijn we gestart met een organisatiebrede inventarisatie. We hebben gesproken met CIO’s en IV-deskundigen van vijftien justitie-onderdelen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Dienst Justitiële Inrichtingen, het Openbaar Ministerie, het Nederlands Forensisch Instituut, de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid, de Raad voor de Kinderbescherming, enzovoort. De gesprekken hebben we als collega’s gevoerd en niet als auditors. Bij de collega’s die we spraken was veel animo en openheid. We kregen te horen waar men trots op is, maar er werden ook verbetersuggesties en knelpunten aangedragen. De verkenning resulteerde in een ‘grofkorrelige foto’ die inzichtelijk maakt op welke onderdelen van de informatiehuishouding goede voortgang is geboekt, welke projecten lopen en waar interventies nodig zijn.

We richten ons nu op de plekken waar de vraagstukken samenkomen. We hebben voor de korte termijn acties opgesteld die de urgente knelpunten oplossen, zoals het aanpakken van de archiefachterstanden. Tegelijkertijd zijn we gaan nadenken over het werkveld alsof we het opnieuw zouden mogen ontwerpen. In het programma Stukken Beter willen we de manier waarop het ministerie met informatie omgaat sterk verbeteren: we willen het niet een stukje beter maken, maar stukken beter. Daarom gaan we op zoek naar nieuwe oplossingen, want de uitdagingen waarvoor we staan lossen we niet op door op de huidige manier door te gaan.

Drie paradigma’s
Het huidige tijdperk roept nieuwe vragen op. Willen we alle informatie ordenen of investeren we in goede zoekmethodes? Houden we vast aan hoge archiveringsstandaarden, of mogen we al blij zijn als we onze informatie veilig kunnen stellen? Kunnen we bij digitale documenten nog wel spreken over vernietigen of moeten we informatie een soort houdbaarheidsdatum meegeven? Kun je informatie-incidenten voorkomen als de problemen die we tegenkomen steeds net iets anders zijn, of is het beter om te investeren in weerbaarheid? We hebben deze vragen besproken met de experts in de organisatie en kwamen tot drie paradigma’s, die staan voor de nieuwe inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie:

  • Toegang geven en informatie delen zijn het nieuwe hebben.
  • Netwerken zijn de nieuwe ketens.
  • Duurzaam opslaan is de norm.

Als informatie goed toegankelijk en bruikbaar is opgeslagen, dan maakt het niet zoveel uit waar deze staat. Dat is zeker relevant nu steeds meer in netwerken wordt samengewerkt, over de grenzen van organisatieonderdelen en ketens heen. Het klassieke archiveren laten we steeds meer los, omdat het ondoenlijk is geworden. Een voorbeeld: alleen al de medewerkers van het Rijk versturen onderling een miljard e-mails per jaar. Daarom zijn we bezig met een pilot om alle e-mail op te slaan en met slimme zoekmethodes toegankelijk te maken. Dit doen we in nauwe samenwerking met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding.

Vindbaarheid is stap 1: waar staat de informatie? Vervolgens hoort er wel ‘duiding’ bij: wat staat erin, wat is of was de betekenis van de gevonden informatie? Wat is de status van het document (concept of vastgesteld), zijn er meerdere versies en welke versie is dit, wie was betrokken bij totstandkoming en wie heeft kennis genomen van de inhoud? Enzovoort. Met de toenemende hoeveelheid informatie en de gedetailleerdheid van de vragen die worden gesteld, groeit de vraag naar gespecialiseerd informatie-recherchewerk en een overzichtelijke presentatie van informatie in haar context. Ik denk bijvoorbeeld aan ‘ontrafelde’ e-mailcorrespondentie, in overzichtelijke tijdlijnen met daarbij de actoren en dergelijke. Verder is de hoeveelheid informatie zo groot, dat soms geautomatiseerde verwerking noodzakelijk is, zoals bij het ‘blurren’ van privacygevoelige informatie bij WOB-verzoeken. Met het terugdringen van dergelijk handwerk hebben we al succesvolle proeven gedaan.

Beter bewaren, vinden en delen
We formuleerden als programma twee strategische doelen waar we de komende jaren aan werken. De eerste is informatie beter bewaren, vinden en delen. De tweede is de omslag van papier naar digitaal naar informatiegestuurd werken. We ondernemen een aantal activiteiten die daaraan bijdragen, zoals het innovatief bewerken van te archiveren stukken en het ontwikkelen van een nieuwe selectiemethodiek.

Daarmee kunnen we de achterstand in archivering versneld wegwerken en zijn we beter voorbereid op de snel groeiende hoeveelheid digitale informatie. In een nieuw ingerichte scanstraat worden de te archiveren dossiers door werknemers die vallen onder de Participatiewet gedigitaliseerd en met behulp van kunstmatige intelligentie wordt de informatie van metadata voorzien en opgeslagen in het Centraal Digitaal Depot van de Justitiële Informatiedienst.

Net als bij andere organisaties is bij Justitie en Veiligheid een tekort aan medewerkers die gespecialiseerd zijn in informatieverwerking. We werken aan een verdere professionalisering van de informatiespecialisten binnen het ministerie, bijvoorbeeld door opleidingen aan te bieden en een actieve community op te zetten. Ook organiseren we landelijke evenementen waar specialisten ervaringen kunnen uitwisselen.

100.000 postkamers
Uiteindelijk richten we ons met het programma op alle circa 100.000 medewerkers van het ministerie, want zij spelen allemaal een rol in het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Vroeger hadden we een aantal postkamers waar informatie binnenkwam en werd geordend, nu hebben we als het ware 100.000 postkamers.

De informatiepositie van medewerkers kan stukken beter. Dat bereiken we door hun bewustzijn over het belang van informatie te vergroten. En door hen veel beter dan nu te ondersteunen in het vinden van de juiste informatie. Door te investeren in zoekmiddelen die over systemen heen werken. We moeten het idee loslaten dat alle collega’s in één documentmanagementsysteem samenwerken. Mensen zijn steeds meer gewend om in meerdere systemen en apps te werken. Ook het aantal soorten documenten neemt alleen maar toe, denk alleen maar aan berichtenapps en multimedia.

Daarom heb je beheer- en zoektools nodig die ervan uitgaan dat informatie niet op één plek bij elkaar staat. We moeten de complexiteit niet reduceren, maar als het ware omarmen en hanteerbaar maken. Dit denken is binnen de archiefwereld misschien wel de grootste verandering. Beheer- en zoektools die met deze nieuwe realiteit kunnen omgaan, komen steeds meer beschikbaar. De markt verandert en er komen steeds meer spelers die oplossingen aanbieden.

Stukken beter
Nieuwe paradigma’s, strategische doelen: dat klinkt allemaal behoorlijk zwaar, maar we staan dan ook voor een grote verandering. Onze huidige werkwijze komt uit het papieren tijdperk en is niet meer houdbaar. Er is gewoon te veel informatie, daar moeten we iets anders mee. De druk van buitenaf neemt bovendien toe: vanuit de politiek en de samenleving komen steeds meer vragen om gedetailleerde informatie. Dat alles leidt tot één conclusie: als we echt stukken beter willen worden en willen bijdragen aan de doelen van Justitie en Veiligheid, dan moeten we de informatiehuishouding echt op een andere manier organiseren.

Daar zijn we mee bezig. Geen gemakkelijke klus, maar wel een heel interessante.


Gerben Kleine
Informatiespecialist bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid en werkzaam voor Stukken Beter.