Elke dag worden er bij de rijksoverheid een half miljoen e-mails verwerkt. Hoe orden en archiveer je die, zodat ze snel beschikbaar zijn wanneer er een Woo-verzoek binnenkomt? Vanaf 1 januari starten de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en Economische Zaken en Klimaat (EZK) met de implementatie van de rijksbrede richtlijn e-mailarchivering, zodat straks grote hoeveelheden mails veilig worden gesteld. ‘We willen voorkomen dat we belangrijke correspondentie missen, en er gaps ontstaan.’
Met het programma Transparantie in Informatie werken beide ministeries naar aanleiding van het actieplan Open op Orde via drie sporen aan een betere informatiehuishouding, actieve openbaarmaking en een ondersteunende veranderaanpak. Binnen het spoor Informatiehuishouding is het doel informatieprofessionals te versterken, de omvang en aard van de informatie in beeld en op orde te hebben, de informatiesystemen en de besturing en beheer op orde te hebben. Behalve deelprojecten, zoals webarchivering en berichtenapps hoort daar ook e-mailarchivering bij.
Rijksarchivaris
Vanaf 1 januari gaat dit project live, vertelt Paul Faaij, projectleider informatiehuishouding van het programma Transparantie in Informatie, bij het ministerie van EZK. ‘E-mailarchivering liep al voor Open op Orde en wordt dan ook in gezamenlijkheid met de lijnorganisatie opgepakt. De reden dat we onze e-mails veilig gaan stellen, is dat we nog veel informatie missen, hoewel we al zoveel opslaan in de documentmanagementsystemen (DMS). Die e-mails blijven in inboxen steken. Conform de Archiefwet zou je een mailtje dat binnenkomt moeten opslaan in je DMS in het dossier waarop het betrekking heeft.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 23: In het hart van beleid. Lees hier verder
