Beeld Pexels
Tekst Bjorn Francke
Bjorn Francke is beleidsmedewerker DIV en projectleider Wet open overheid bij de gemeente Vlissingen
De gemeente Vlissingen bevindt zich midden in een transitie die zich uitstrekt over de hele informatieketen. Deze beweging, van de uitfasering van verouderde systemen tot het publiceren van informatie in lijn met de Wet open overheid (Woo), laat zien hoe centraal zaakgericht werken wordt binnen de gemeente. Steeds meer informatie wordt vanuit het zaaksysteem gegenereerd, waardoor de gemeente niet alleen voldoet aan wettelijke vereisten, maar ook een efficiëntere en meer toegankelijke informatiehuishouding creëert. De gemeente was een van de genomineerden voor de Od Kwaliteitsawards 2024.
Een cruciale eerste stap in de transitie van Vlissingen was de uitfasering van het verouderde Document Management Systeem (DMS) Verseon. In 2022 is de gemeente overgestapt op zaaksysteem Djuma, waardoor Verseon de afgelopen 2 jaar nog werd geraadpleegd voor oude dossiers. Met de uitfasering van Verseon verminderen we niet alleen de risico’s, maar is er tevens een ontwikkeling gemaakt in het versnipperde informatiebeheer. De gemeente heeft gekozen voor een gecentraliseerde aanpak, waarbij alle dossiers nu via zaaksysteem Djuma raadpleegbaar zijn en worden beheerd.
Deze stap was meer dan een technische migratie. Het betekende een fundamentele verandering in hoe informatie binnen de gemeente wordt opgeslagen en beheerd. Met de overgang naar Djuma is er nu een centraal systeem waarin alle informatie eenvoudig toegankelijk en doorzoekbaar is. Dit zaaksysteem vormt daarmee de ruggengraat van de informatiehuishouding, en is een belangrijk fundament voor de volgende stappen in het moderniseringsproces.
Naar de cloud
Naast de uitfasering van Verseon, is de overgang naar Microsoft 365 (MS365) een belangrijk onderdeel van de bredere transformatie van de informatiehuishouding. Waar Djuma zorgt voor een gestructureerde en centrale opslag van documenten, biedt MS365 de mogelijkheden voor samenwerking en documentcreatie in een flexibele cloudomgeving. Deze twee systemen vullen elkaar aan, waarbij MS365 de dynamiek van het dagelijks werk ondersteunt en Djuma de solide basis biedt voor gestructureerd zaakdossiers en archivering.
MS365 maakt het mogelijk voor medewerkers om overal toegang te hebben tot gedeelde documenten en samen te werken aan projecten, wat de efficiëntie en flexibiliteit van het werkproces vergroot. De migratie van de oude netwerkschijven naar deze nieuwe omgeving is een langdurig proces, waarbij de gemeente grondig te werk gaat. De “oude” netwerkschijven worden opgeschoond, waar de actuele werkbestanden worden gemigreerd. De overgebleven informatie op de netwerkschijven wordt in 2025 uitgefaseerd aan de hand van een projectplan op basis van de Archiefwet. Mede door dit project ontstaat meer inzicht bij DIV in welke informatie de afdelingen creëren en beheren. Met instructies vanuit DIV worden afdelingen begeleid bij de overgang naar de nieuwe omgeving, wat ervoor zorgt dat de informatieketen zonder onderbrekingen kan blijven functioneren.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 39: Kwaliteitsawards. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
De nominatie- en aanmeldronde voor de Od Kwaliteitsawards 2025 is geopend! Vorig jaar sleepten De Nederlandsche Bank (DNB) en de Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) deze prijzen in de wacht, maar wie gaat er in 2025 met de eer van door? Dit is hét moment om overheidsorganisaties te erkennen die uitblinken in hun informatiehuishouding. Meld jouw organisatie aan of nomineer een ander via https://kwaliteitsaward.od-online.nl/2025/ en laat zien wie dit jaar het verschil maakt!
