Het informatiebeleid van de overheid heeft de afgelopen decennia vooral geleid tot de ontwikkeling van architectuur en standaards en van landelijke voorzieningen, zoals basisregistraties. Het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid (het NUP) heeft de lawine aan ICT-projecten die over de overheid is uitgestort – ook wel ‘ballenbak’ genoemd – geredresseerd tot een aantal essentiële voorzieningen.
Het informatiebeleid van de overheid heeft de afgelopen decennia vooral geleid tot de ontwikkeling van architectuur en standaards en van landelijke voorzieningen, zoals basisregistraties. Het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid (het NUP) heeft de lawine aan ICT-projecten die over de overheid is uitgestort – ook wel ‘ballenbak’ genoemd – geredresseerd tot een aantal essentiële voorzieningen. Voorzieningen die in elk geval noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering te versterken en daardoor overheidstaken beter en goedkoper, meer burgergericht, meer proactief en preventief te kunnen uitvoeren. Deze voorzieningen zijn (bijna) gereed. De financiële middelen zijn krap geworden, dus is het nu vooral van belang te weten welke voorzieningen het eerst en het hardst nodig zijn. ‘Vraagarticulatie’ is nu een veelgehoorde kreet.
Geen sinecure
Er zijn 418 gemeenten. Grote en kleinere, in verschillende stadia van organisatieontwikkeling en nogal verschillend wat betreft hun informatiehuishouding en ICT-landschap. Gemeenten die hun informatiesystemen nog goeddeels zelf runnen en gemeenten die ICT buiten de deur hebben geplaatst. Gemeenten met verschillende capaciteit en verschillend absorptie- en verandervermogen. Gemeenten met verschillende ambities, al springen drie ambities er vrij algemeen bovenuit: verbetering van de dienstverlening (handhaving en toezicht zijn ook vormen van dienstverlening), aansluiting op basisregistraties en efficiënter, proces- en zaakgericht werken.
Zoveel hoofden, zoveel zinnen, oftewel: het ‘ophalen van de vraag’ bij 418 gemeenten is geen sinecure. De VNG liet een brede uitvraag doen en legde aan gemeentebestuurders de vraag voor: is dit waar wij nu staan; waar willen we naar toe en hoe gaat gemeentelijk informatiebeleid daarbij helpen? Gemeenten werden uitgenodigd om op bijeenkomsten in Rotterdam en Zwolle mee te schrijven aan de @genda 2015: Slimme Verbindingen. Deze stond ter instemming op de agenda van de Algemene Ledenvergadering van de VNG op 8 juni 2011. Op het moment van schrijven was nog niet bekend of de vergadering met het bestuursakkoord zou instemmen. Ook zonder bestuursakkoord zullen de in het regeerakkoord aangekondigde decentralisatie- en bezuinigingsoperaties echter doorgaan, maar dan niet onder de in het onderhandelaarsakkoord overeengekomen randvoorwaarden.
Nieuwe complexe taken
Wat willen gemeenten met @genda 2015? Het is vooral een opdracht aan de VNG om zich, in de bestuurlijke onderhandelingen met andere overheden en in het harde gevecht om schaarse euro’s, sterk te maken voor de prioriteiten die gemeenten hebben aangegeven. Die prioriteiten liggen onvermijdelijk bij de grote decentralisatieoperaties die op gemeenten afkomen:
- de Wet werken naar vermogen (Wwnv) die de uitvoering bundelt van de Wsw, de Wet Wajong, de Wwb en de Wij; deze regelingen worden ‘ontschot’, geïntegreerd en door gemeenten uitgevoerd;
- de functie ‘begeleiding’ die uit de Awbz wordt geschrapt, onder de werking van de Wmo wordt gebracht, die door gemeenten wordt uitgevoerd;
- de Jeugdzorg; binnen een nieuw wettelijk kader, mede afgestemd op Awbz en Wwnv, worden gemeenten verantwoordelijk voor de gehele zorg voor kinderen, jongeren en hun opvoeders.
Deze complexe nieuwe taken zullen de meeste gemeenten alleen in nauwe onderlinge samenwerking efficiënt kunnen uitvoeren, zoals ook voor de uitvoering van de Wabo samenwerking, in regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s), is geboden. Andere voorbeelden zijn de Centra voor Jeugd en Gezin, de Veiligheidshuizen, de Regionale Informatie- en Expertisecentra, de Werkpleinen, de Ondernemingspleinen en de Wmo. Samenwerkende gemeenten zijn voor deze taken de ‘eerste’, de ‘meest nabije’ overheid. Tal van (keten)processen zijn of worden efficiënter ingericht: er wordt van uitgegaan dat gemeenten, door samenwerking en door doelmatige inrichting van de informatievoorziening, de opgelegde bezuinigingstaakstelling kunnen realiseren.
Prioriteiten
Het is dus niet verwonderlijk dat gemeenten in de @genda 2015 als belangrijke prioriteiten hebben meegegeven:
- gebruik van generieke voorzieningen in de frontoffice, zoals ‘levensgebeurtenissen’; DigiD en eHerkenning; websites die aan de webrichtlijnen voldoen; sturing naar digitale kanalen; klantcontactcentra, liefst bereikbaarheid onder één telefoonnummer (14+netnummer);
- aansluiten op, en veilig en doelmatig gebruik van basisregistraties en stelselvoorzieningen en vergroting van de betrouwbaarheid van persoonsgegevens;
- inrichten van proces- en zaakgericht (in feite: burgergericht) werken.
@genda 2015 geeft ook belangrijke randvoorwaarden mee. De uitvoerbaarheid van nieuw beleid en de doelmatige werking en de impact van nieuwe voorzieningen moeten van te voren zijn getoetst. Het beheer en de financiering van de voorzieningen moeten zijn geregeld. Standaarden en koppelvlakken, noodzakelijk voor de uitwisselbaarheid van informatie (‘interoperabiliteit’), moeten niet alleen worden ontwikkeld en beheerd, maar ook daadwerkelijk worden toegepast. Certificering van leveranciers en applicaties die aan de standaards voldoen, moeten gemeenten meer zekerheid geven. En last but not least: de voorzieningen moeten logisch en doelmatig samenhangen. Met architectuurplaatjes en animaties wordt de noodzakelijke samenhang geïllustreerd. Vijf gemeenten – Alkmaar, Arnhem, Den Haag, ’s-Hertogenbosch en Schijndel – ontwikkelden daartoe het Verbindend Fundament dat inmiddels door KING in beheer is genomen.
Ondersteuning
Met @genda 2015 geven gemeenten aan dat zij behoefte hebben aan ondersteuning bij de implementatie van de voorzieningen. Je kunt processen op vele manieren laten aansluiten op voorzieningen, maar het is niet doelmatig en veel te kostbaar als elke gemeente dat zelf moet bedenken. KING heeft een implementatiestrategie ontwikkeld die is beproefd. De voorafgaande uitvoerbaarheidstoets maakt er deel van uit; de meest noodzakelijke koppelingen worden meegeleverd en gecertificeerde adviseurs helpen het implementatieplan op te stellen en uit te voeren. In de uitvoering van dit plan, waarmee miljoenen bespaard kunnen worden, wordt de komende jaren € 28 mln. geïnvesteerd uit de algemene uitkering uit het gemeentefonds in 2015; het rijk draagt daar € 10 mln. aan bij die in 2015 niet behoeft te worden terugbetaald – op voorwaarde dat gemeenten dan een twintigtal resultaatverplichtingen zijn nagekomen die variëren van het voldoen aan de webrichtlijnen, tot aan de wettelijk voorgeschreven aansluiting op basisregistraties. Daarenboven wordt de komende jaren in totaal € 104 mln. naar voren gehaald; geld waarmee gemeenten aanvullende, specifieke ondersteuning kunnen inkopen. In 2015 moet in totaal € 122 mln. worden verrekend met het gemeentefonds, maar slimme gemeenten hebben tegen die tijd een efficiencywinst bereikt die groter is dan de terugbetaling van deze, zeg maar, renteloze lening.
‘Informatie’
Op de @genda 2015 staan documentaire informatiemanagement en archivering als zodanig niet in de prioriteitenlijst. Toch is dat geen omissie. Proces- en zaakgericht werken veronderstelt immers ook: proces- en zaakgericht documenteren en archiveren. Dat het daarbij binnenkort alleen nog maar gaat om digitale informatie, is vanzelfsprekend. Al wat nog langs traditionele weg aan informatie het proces binnenkomt – de overheid zal voor de burger voorlopig ook nog andere dan digitale kanalen open moeten houden – zal direct gedigitaliseerd worden; wat al digitaal is, blijft digitaal en nieuwe informatie zal alleen nog maar in digitale vorm bestaan. Alle bestuurlijke en vakorganisaties die zich met documentaire informatie en archivering bezighouden onderkennen dit als onontkoombaar. Zij waren op 9 mei door en bij de VNG uitgenodigd om de vragen die daarvoor opgelost moeten worden, gezamenlijk onder ogen te zien. En er rijzen natuurlijk nog vele vragen: met betrekking tot de wet- en regelgeving, het beheer, de ontsluiting, de toe te passen standaards, het volgen van het recordscontinuümprincipe, beveiliging, bescherming van de privacy, openbaarheid en toegankelijkheid. Het zijn geen academische vragen, maar vragen vanuit de samenleving, de samenleving die erom vraagt dat de e-overheid een ‘iOverheid’ wordt, die transparant maar zorgvuldig omgaat met ‘i’: Informatie. De scheidslijnen tussen ‘DIV’ en ‘archief’ – om deze termen, bij gebrek aan betere, toch nog maar eens te gebruiken – vervagen, evenals de scheiding tussen gestructureerde en ongestructureerde en ruimtelijke gegevens. Het gaat in totaliteit om ‘informatie’. Informatie die doelmatig gebruikt en na verloop van tijd opgeschoond en (meestal) vernietigd moet worden, om allerlei maatschappelijke redenen en omwille van de beheersbaarheid. Bij een zaak moet niet minder, maar ook niet méér informatie worden bewaard dan, gelet op het belang en het afbreukrisico van de zaak, redelijkerwijs noodzakelijk is. Ook beheer van digitale informatie is kostbaar en daarom moet deze afweging van proportionaliteit scherp(er) worden gemaakt.
De partijen die aan de uitnodiging van de VNG gehoor gaven – onder hen: het Nationaal Archief, het LOPAI, KVAN, DEN, VIAG en IMG100.000+ – toonden zich bereid gezamenlijk op te trekken om deze vragen op te lossen en bij te dragen aan de digitale, compacte en efficiënte overheid. “Zeg ons maar wanneer dit doel bereikt moet zijn, dan weten wij waar we naar toe moeten werken”, klonk eensgezind het antwoord aan de VNG. Zoveel eensgezindheid was vijf jaar terug nog ondenkbaar.
