Tekst Jacco van den Hoek
Amersfoort heeft de ambitie om volledig digitaal te gaan werken. De coronacrisis heeft, met al dat thuiswerken, nog eens het belang van een goed ingerichte digitale informatiehuishouding benadrukt. Voorlopig maakt de gemeente gebruik van een generiek handboek vervanging en vervangingsbesluit. Maar wel een 2.0-versie!
De laatste jaren komt er minder papier binnen, maar de papierstroom is nog niet opgedroogd. De Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om analoge archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, die daarmee formeel archiefbescheiden worden in de zin der wet. De digitale reproducties dienen te voldoen aan de eisen van duurzaamheid, geordendheid en toegankelijke staat. Om dit formeel te regelen is er een vervangingsbesluit en een bijbehorend handboek nodig. Als je via Google zoekt op “vervanging” en “archiefbescheiden”, dan kom je al snel tot de conclusie dat veel gemeenten al een vervangingsbesluit hebben. In Amersfoort hadden we tot voor kort twee besluiten:
- Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2018. Dit besluit was van toepassing op werkprocessen in ons zaaksysteem.
- Besluit tot (retrospectieve) vervanging personeelsdossiers gemeente Amersfoort 2020. Dit besluit was van toepassing op werkprocessen in ons eHRMsysteem.
In eerste instantie leek dat voldoende, maar al snel zagen we obstakels waarvoor een creatieve oplossing moest worden bedacht.
Arbeidsintensief
De twee vervangingsbesluiten waren onder beheer van het team Informatiebeheer. De daar uit voortvloeiende werkzaamheden (scan- en controlewerkzaamheden, et cetera) werden door dat team uitgevoerd. Tot een aantal jaren geleden waren we nog in de veronderstelling dat vervanging alleen nodig was voor ons zaaksysteem, omdat het zaaksysteem als leidend werd beschouwd voor archivering. In de praktijk zien we echter dat het onvermijdelijk is dat de organisatie ook andere taakspecifieke applicaties (TSA’s) gebruikt waar informatie wordt opgeslagen die onder het regime vallen van de selectielijst. Daarnaast zien we dat afdelingen de wens hebben om zelfstandig scanwerkzaamheden te verrichten, met als doel om papierloos en dus efficiënter te gaan werken. Overigens werd dat laatste door ons niet meteen gezien als een probleem.
Waar we vooral tegenaan liepen, is dat het behoorlijk arbeidsintensief is om voor iedere TSA met wens tot scannen voor vervanging een handboek plus vervangingsbesluit op te stellen. De vraag die op tafel kwam, was: hoe kunnen we voldoen aan wet- en regelgeving, en er tegelijkertijd voor zorgen dat het werkbaar is voor alle betrokkenen die zich bezighouden met vervanging. Onze conclusie: er is een generiek handboek nodig dat als parapludocument kan dienen om meerdere vervangingsprocessen onder te plaatsen. In feite hanteren we één handboek en vervangingsbesluit dat is vastgesteld door ons college. Het is een overkoepelend document waarin eisen zijn opgenomen voor vervanging. Ons handboek volgt de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden worden gesteld. De aspecten genoemd in de Archief[1]regeling zijn hierin beschreven. Dit zijn onder andere:
- de verantwoording in het kader van wet- en regelgeving;
- de reikwijdte van de vervanging;
- de inrichting van het vervangingsproces;
- de inrichting van het vernietigingsproces;
- de technisch infrastructuur en de toelichting op de opslaglocaties.
Tot zo ver niets nieuws onder de zon. Het verschil met andere handboeken is dat wij een aantal aspecten hebben toegevoegd, zoals onderstaande passage:
Begrijpelijke taal
Het register is in de afbeelding hieronder deels weergegeven. Als afdelingen hun processen digitaal willen inrichten voor vervanging, gaan we met hen in gesprek. We leggen een stappenplan voor, waarin in “begrijpelijke taal” wordt uitgelegd wat nodig is om te komen tot vervanging. Vanuit de afdelingen wordt dus input verwacht om ons informatie aan te leveren over hoe men denkt te kunnen voldoen aan de gestelde eisen. Een belangrijke eis bij vervanging is bijvoorbeeld dat men kan aantonen dat er sprake is van RMA-functionaliteit, waarmee deugdelijk beheer van informatie kan worden geborgd. Zodra het format van het stappenplan is gevuld, wordt het afgestemd met een IB-adviseur en zo nodig aangepast.
Ook de desbetreffende afdelingsmanager is daarbij betrokken. Daarna gaan we het gesprek aan met de archiefinspecteur en gemeentearchivaris. Indien zij na het toetsen positief adviseren, is de wens voor vervanging een feit. Indien de gemeentearchivaris het echter nodig acht om het college alsnog een apart besluit te laten nemen, dan is dat mogelijk. Zo hebben we dat ook opgenomen in ons handboek. Maar uit oogpunt van efficiency is dat niet de insteek. Daarna worden de afspraken toegevoegd aan ons generieke handboek, zodat we alles vanuit één centrale plek kunnen overzien en beheren.
Voorkant
Een goede afstemming met de afdelingen en met de archiefinspecteur en gemeentearchivaris is de sleutel tot succes. Zij waren constructief en oplossingsgericht, wat uiteraard heel prettig is. Om vervangingsprocessen die buiten het team informatiebeheer plaatsvinden te kunnen monitoren, hebben we een link gelegd vanuit ons kwaliteitshandboek. Twee keer per jaar vinden er gesprekken plaats met afdelingen in de vorm van werkafspraken over informatiebeheer. Ook vervanging maakt daar onderdeel van uit. Uiteindelijk is de verwachting dat steeds meer processen aan de voorkant worden gedigitaliseerd en dat van vervanging dus op termijn geen sprake meer is. Tot die tijd maken wij gebruik van ons generieke handboek vervanging en vervangingsbesluit!
