Het Erasmus MC diende op 23 oktober 2007 haar Handboek Vervanging in bij het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief maakte de volgende opmerking: “Het concept maakt op ons een goede indruk. Het Erasmus MC zit wat ons betreft op de goede weg. Er zijn nog wel een aantal opmerkingen te maken” . Er zat al aardig wat werk in dit handboek, een eerste versie zag al het licht in 2006. Dit gebeurde aan de hand van het handboek van het UMCU. Maar het moest allemaal over; de aanleiding hiervoor was het verschijnen van de conceptbeleidsregel van de minister van OCW.
Het Erasmus MC diende op 23 oktober 2007 haar Handboek Vervanging in bij het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief maakte de volgende opmerking: “Het concept maakt op ons een goede indruk. Het Erasmus MC zit wat ons betreft op de goede weg. Er zijn nog wel een aantal opmerkingen te maken” . Er zat al aardig wat werk in dit handboek, een eerste versie zag al het licht in 2006. Dit gebeurde aan de hand van het handboek van het UMCU. Maar het moest allemaal over; de aanleiding hiervoor was het verschijnen van de conceptbeleidsregel van de minister van OCW. Het handboek werd vervolgens gemodelleerd naar de uitgangspunten van de beleidsregel.
Steun van collega’s
De problematiek werd ook aan de orde gesteld in het Periodiek Overleg Documentaire Informatievoorziening Universitair Medische Centra (PODIUM).
In haar voorjaarsbijeenkomst 2008 werd in het PODIUM-overleg gediscussieerd om te komen tot een generiek handboek vervanging wat zou kunnen gelden voor alle acht UMC’s in Nederland. Naar aanleiding van de discussie werd besloten om expertise in te huren. In april van dat jaar vond een eerste verkennende bespreking plaats met de leverancier. Intussen werd geïnventariseerd of alle collega’s dit in huis konden verkopen en gefinancierd konden krijgen. Een dergelijk traject was door de UMC’s al eerder gelopen in het kader van het opstellen van het BSD (Basis Selectiedocument). Ook nu was men bereid te investeren in een gezamenlijk product.
Na een gesprek met de leverancier is door hen een ‘Voorstel aanpak substitutie Podium ’ opgesteld. Uit het voorstel kwam naar voren dat 70% van de procedures en richtlijnen bij de UMC’s in aanmerking kwam voor een generieke aanpak. Er werden twee onderzoeksvarianten voorgesteld en deze zouden worden uitgevoerd via een methode, die het op basis van de officiële regelgeving van het Nationaal Archief mogelijk maakt om audits uit voeren. Bij deze audits wordt nadrukkelijk gekeken naar een aantal aspecten uit het proces zoals: ‘Zijn de stukken authentiek?’, ‘Zijn de stukken betrouwbaar?’, ‘Zijn de stukken integer?’ en ‘Zijn de stukken toegankelijk?’. Op basis van de gekozen onderzoeksvariant is een offerte uitgebracht en uiteindelijk werd de offerte door PODIUM geaccordeerd. Op 10 maart 2009 vond een kick off-bijeenkomst plaats waarbij de projectorganisatie werd gepresenteerd.
Een generiek handboek
Het Erasmus MC fungeerde als pilot en samen met de leverancier werd het handboek opgesteld inclusief de bijbehorende procedures. De procedures werden in de praktijk onderworpen aan een proef-audit. Deze audit bestond uit een interview met het hoofd DIV en een daadwerkelijke audit op een werkplek. De uitkomsten waren zeer bevredigend met uitzondering van een tweetal dwingend te nemen maatregelen en een tweetal dringend te nemen maatregelen:
- De belangrijkste dwingend te nemen maatregel was het kunnen uitvoeren van een audit-trail. In de audittrail moet bij wijziging van de metagegevens worden aangegeven wat de wijziging inhoudt en of deze wordt uitgevoerd door een bevoegde medewerker.
- Een dringende maatregel was het waarborgen van de back-up-functionaliteit.
Deze maatregelen zijn doorgevoerd in het handboek en het handboek werd voor de eerste maal aangeboden op 2 december 2009. Het Nationaal Archief schreef een commentaar, waarna overleg plaatsvond waaraan ook de leverancier deelnam. Deze situatie herhaalde zich nog twee maal totdat bij het laatste overleg consensus werd bereikt over de inhoud.
Uiteindelijk werd op 12 mei 2011 de machtiging verleend.
Het vervolgtraject is dat de leverancier het Rotterdamse handboek vertaalde naar een generiek handboek. In september wordt een workshop georganiseerd waarbij de overige UMC’s handvatten krijgen om het generieke handboek om te zetten naar een specifiek handboek voor de eigen organisatie.
w.broekhuis@erasmusmc.nl, Willem Broekhuis is hoofd Documentaire Informatievoorziening van het Erasmus MC.
