Gezocht: een nieuwe identiteit

De wereld is veranderd

De wereld is veranderd
De ontwikkelingen die hebben geleid tot onze informatie-samenleving, hebben ingrijpende veranderingen veroorzaakt in de manier waarop we samen leven, communiceren en werken. Informatie gaat steeds sneller, goedkoper en gemakkelijker de wereld rond. Er is een virtuele wereld ontstaan, naast onze fysieke wereld. Via (draadloze) wereldwijde netwerken hebben we overal en vrij beschikking over informatie; de beperkingen van tijd, afstand en plaats zijn opgeheven. Op internet ontbre­ken de ‘materiële’ dragers, doordat digitale informatie losgekop­peld is van vorm en plaats; het kan oneindig gereproduceerd en verspreid worden in vele verschillende vormen en via vele kanalen, er vindt integratie van informatie en informatiebron­nen plaats en ook het aanbrengen van inhoudelijke samenhang in informatie is inmiddels mogelijk.

Al deze ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat bestaande rollen en verhoudingen drastisch aan het veranderen zijn, ook in de praktijk van de informatievoorziening. Er is een nieuwe markt ontstaan voor informatiediensten, er zijn nieuwe spelers met dienstverlening op het gebied van ontsluiting en distri­butie van informatie, en we zien verschuivingen in de rollen van informatieproducenten, -intermediairs en gebruikers van informatie.

Het ‘oude’ denken
Veel van deze maatschappelijke ontwikkelingen zie je nog nau­welijks vertaald in organisaties. Er zijn grote verschillen tussen de denkbeelden van de organisatie en die van de buitenwereld. Volgens Rik Maes komt dit onder meer doordat organisaties denken vanuit hun eigen perspectief en nog steeds uitgaan van het beheersingsdenken: van het idee dat je controle op informatie hebt; dat die informatie van jou is – in bezit van de organisatie.

“We zijn bezig met structureren, ordenen en het eenduidig maken van informatie. We denken dat informatie objectief is, vaststaand, dat het een kwestie is van meten, van concepten en modellen. We denken dat we kunnen beheersen, meten, controleren en sturen. We zijn gericht op transactie, op stan­daarden en gemiddelden. (…) Maar de werkelijkheid is complex en chaotisch: je hebt er geen vat meer op – informatie is een levende factor geworden, met een zelfstandige identiteit (…).We leven in een wereld waarin informatie volstrekt onbeheers­baar is”, aldus Rik Maes.² Informatie is vrij en beschikbaar: een onontwarbare kluwen zonder begin of eind, dat aan alle kanten in- en uitstroomt. Informatie is niet (meer) te managen. Tijd voor een andere manier van denken en handelen.

Jezelf heruitvinden
Vele instellingen met dienstverlening op het gebied van docu­mentaire informatie staan voor de uitdaging om – in deze veranderde wereld – mogelijkheden te zoeken om hun positie te handhaven of te versterken.

Ze zullen zich opnieuw moeten bewijzen en hun waarde moeten laten zien om hun bestaans­recht te rechtvaardigen.  Ze zullen zichzelf moeten gaan heruitvinden voor een rol in deze nieuwe markt, met alle veranderde virtuele verhoudin­gen en technologieën. We zien al veranderingen optreden: de Openbare Bibliotheek Amsterdam is bijvoorbeeld een ander­soortige bibliotheek dan de klassieke. Maar, grootse innova­tieve nieuwe dienstverlening is nog weinig zichtbaar. “De beste bibliothecaris ter wereld is Google”, stelt Rik Maes. “Waarom is het niet een bibliothecaris geweest die Google heeft uitgevon­den?” Veel organisaties gaan nog steeds uit van de ‘oude’ wereld en gaan op de oude voet verder. Maar de mensen, klanten en nieuwe medewerkers leven in de veranderde wereld – en dat is een andere wereld.  

Een nieuwe identiteit bepalen
Om je positie (opnieuw) te bepalen, zullen instellingen zich moeten verdiepen in de markt en de nieuwe informatiebehoef­ten, om nieuwe vormen van dienstverlening te ontwikkelen en/of de huidige dienstverlening aan te passen. Volgens Rik Maes is het daarbij bovenal belangrijk om te kijken naar de werkelijke wereld, bijvoorbeeld vanuit cycli die ontleend zijn aan de designwereld: de opeenvolging van voelbaar, denkbaar, maakbaar, haalbaar.

Prof. dr. ir. Rik Maes                  Foto: Bart de Puij

Voelbaar
Met voelbaar doelt Maes op het ervaren (experience): ga eerst ervaren voordat je stappen onderneemt. Voel hoe de werkelijkheid is [de reële wereld] en wat de ‘buitenwereld’ van je zou willen. Maes ziet in de praktijk van de informatievoorziening het denken van ‘binnen’ naar ‘buiten’ nog overheersen. “Er wordt gedacht vanuit het eigen perspectief en vanuit classificatieschema’s, terwijl er iets anders gebeurt als je de interne gerichtheid loslaat en van buiten naar binnen gaat denken.” Als je het beschouwingsniveau van de organisatie overstijgt, zie je de werkelijke behoeften van individuen, groepen, de organisatie, ketens en de samenleving. En dan kun je op een nieuwe manier naar je rol kijken.

Waar je volgens Maes bijvoorbeeld aan zou kunnen denken is de behoefte aan archivering en geschiedschrijving. “Wie houdt de documentatie van de tijd bij? Een groot deel van de informatie in de wereld is niet terug te vinden in bibliotheken en archieven. Alles wat in blogs en op Twitter gebeurt, gaat aan deze instellingen voorbij. En er zijn nog vele privéarchieven met waardevolle informatie, die nog niet ontsloten en toegankelijk zijn. Wie wordt het geheugen van de tijd, en van de maat schappij? Dat zou een bibliotheek kunnen zijn. Het gaat erom om goed te kijken naar de buitenwereld. Wat is daar? En wat gebeurt daar?

Hoe kun je bijvoorbeeld tegelijkertijd de ‘oude’ en de nieuwe generatie bedienen? De nieuwe generatie denkt anders, werkt anders en gebruikt andere media.” Hier zijn de voelbaarheidsfasen voor: ga ervaren hoe zij werken en denken, ga bij ze zitten, neem ze in dienst. Leef je in. Kortom: Ga ervaren, maak het voelbaar.

Denkbaar
Als je de werkelijke wereld ervaren hebt, volgt de volgende fase: maak het denkbaar (inspiration). Bedenk nieuwe dingen, het kan niet gek genoeg zijn (de ideële wereld). Als uit de voelbaarheidsfase bijvoorbeeld is gebleken dat de nieuwe generatie weinig behoefte meer heeft aan een fysieke bibliotheek, dan kun je ontelbare mogelijkheden bedenken over hoe een virtuele bibliotheek eruit zou kunnen zien, met alle denkbare voorzieningen. Of misschien is gebleken dat de oudere generatie juist wel behoefte heeft aan een fysieke plaats, maar dan minder grootschalig. Ook hier zijn ontelbare ideeën denkbaar voor een geborgen, knusse omgeving. Bedenk ze, denk ‘out of the box’, vernieuwend en inspirerend, met gebruik van verrassende invalshoeken en creativiteit – zonder nog te denken aan de maakbaarheid of haalbaarheid. Zoals industrieel vormgever Friso Kramer het omschrijft: “Ontwerpen doe je met open geest: Als ik vooraf zou weten hoe het zal uitpakken, begon ik er niet aan.”

Maakbaar en haalbaar
Als het denkbaar is gemaakt, is de volgende stap om het maakbaar te maken. Dat heeft te maken met ideation, met vorming, associaties (eveneens de ideële wereld). Er zijn en worden nieuwe technologieën ontwikkeld, welke rol kan de documentaire informatieverzorger hier in spelen? We zien bijvoorbeeld steeds meer communities ontstaan. Hoe zou een bibliotheek of vergelijkbare instelling hierin een rol kunnen spelen? De bibliotheek als centrum van kennisconcentratie en -uitwisseling? De bibliotheek als spil in een community, waarin mensen die geïnteresseerd zijn in bepaalde onderwerpen, bij elkaar worden gebracht? Durf verder te denken dan het voorzichtig aanbieden van elektronische middelen. Durf verder te gaan en neem een voortrekkersrol. We zien bijvoorbeeld de visualisering: de woordcultuur wordt steeds meer vervangen door beeldcultuur. Een mogelijkheid zou kunnen zijn om je te specialiseren in dit soort representatievormen, want daar is nog weinig kennis over, bijvoorbeeld over het interpreteren van beelden of het zoeken in beelden en geluiden.
Als je hebt gevoeld en hebt ervaren hoe de werkelijke wereld eruit ziet, inspirerende nieuwe ideeën hebt gegeneerd en hier vorm aan hebt gegeven, rest de slotfase: maak het haalbaar (implementation), zorg dat het geïmplementeerd wordt [de reële wereld]. De geijkte methoden staan vaak ver af van wat mensen aanspreekt in de werkelijke wereld. Zoek daarom naar passende, niet-traditionele manieren, waar mensen écht enthousiast van worden.

Anders leren denken
Om alle maatschappelijke en technologische veranderingen te vertalen naar de eigen omgeving, zullen we anders moeten gaan denken. Want, wie niet op tijd bijtankt, valt vroeg of laat stil. Waar het – in de wereld van de documentaire dienstver lening – nu nog min of meer dezelfde soort instellingen zijn, denkt Rik Maes dat er meer differentiatie zal ontstaan: bibli­otheken en archieven zullen veel meer verschillende functies krijgen. Elke instelling zal – in de zoektocht naar een nieuwe identiteit – eigen keuzes maken.
Reflectie op bestaande denkkaders en het verruimen en her­ijken van bestaande denkkaders is van groot belang bij het bepalen van deze nieuwe rol en positie, volgens Rik Maes. Fundamenteel en kritisch nadenken, niet meer vanuit het eigen perspectief en vanuit het beheersingsdenken maar door te kijken naar de werkelijke wereld. We kunnen niet in hokjes (blij­ven) denken: het gaat om vernieuwend denken en inspirerend vormgeven. Op weg naar een nieuwe identiteit.

daphne@depasse.nl

Daphne Depassé is freelance kennis- en informatiemanager.

¹ Dit artikel is gebaseerd op een eerdere publicatie: Depassé, D (2009), ‘Managen van onzekerheden’, In: Intellectueel Kapitaal, nr. 4 2009, p. 8-12.

² Citaat afkomstig uit de bovengenoemde publicatie ‘Managen van onzekerheden’.