We hebben in Nederland de neiging om veel documenten ‘norm’, ‘richtlijn’ of ‘regelgeving’ te noemen. Deze gaan allemaal over standaardisering, verbetering van het kwaliteitsproces en gelijksoortige onderwerpen. Door al die nieuwe normen bestaat er de kans dat oude, lang bestaande normen vergeten worden, terwijl ze juist als aanvulling kunnen dienen op de nieuwe. In de ISO 30300 wordt de relatie met de NEN-ISO 15489 nadrukkelijk gelegd. De ISO 30300 is geen vervanging, maar wordt gezien als een aanvulling, een stapje verder. Maar hoe zat het ook alweer met deze 15489?
We hebben in Nederland de neiging om veel documenten ‘norm’, ‘richtlijn’ of ‘regelgeving’ te noemen. Deze gaan allemaal over standaardisering, verbetering van het kwaliteitsproces en gelijksoortige onderwerpen. Door al die nieuwe normen bestaat er de kans dat oude, lang bestaande normen vergeten worden, terwijl ze juist als aanvulling kunnen dienen op de nieuwe. In de ISO 30300 wordt de relatie met de NEN-ISO 15489 nadrukkelijk gelegd. De ISO 30300 is geen vervanging, maar wordt gezien als een aanvulling, een stapje verder. Maar hoe zat het ook alweer met deze 15489?
NEN-ISO 15489; een aantal FAQ’s op een rijtje
Waar is het allemaal begonnen?
De wieg van de NEN-ISO 15489 stond in Australië, het uitgangspunt van de norm werd gevormd door de Australische AS 4390 Records Management-norm. De AS 4390 was de eerste recordsmanagementstandaard in de wereld en wordt in Australië gebruikt als best practice. In november 2001 werd de NEN-ISO 15489 in het Nederlands gepubliceerd.
Wat regelt de NEN-ISO 15489 nu eigenlijk?
De 15489 is geen standaard waarop gecertificeerd kan worden en is daardoor voor managers minder aantrekkelijk dan de nieuwere NEN 2082. De NEN 2082 gaat wel weer op andere aspecten van informatiemanagement in. De 15489 geeft advies over het beheer van archiefbescheiden voor alle soorten organisaties. Zowel overheid, bedrijven en stichtingen hebben baat bij de 15489. Door de richtlijnen die in deze norm zijn beschreven kan er adequaat archiefbeheer gevoerd worden. De norm gaat in op het ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie op het juiste moment in het juiste werkproces. Er wordt voor gezorgd dat met name de context bekend is bij de gebruikers van de informatie en documenten. Daarnaast betrekt de 15489 ook data en datamanagement binnen het bereik van het archiveringssysteem.
Waaruit bestaat de NEN-ISO 15489?
De 15489 bestaat uit twee delen. Het eerste deel is het algemene deel, waar de theorie wordt uitgelegd. Deel twee bevat de praktische richtlijnen. Inhoudelijk is het een ontwerp en implementatiemethodologie van een archiveringssysteem dat bestaat uit acht stappen:
A Voorbereidend onderzoek,
B Analyse van bedrijfsfuncties,
C Identificatie van eisen aan archiefbescheiden,
D Beoordeling van bestaande systemen,
E Identificatie van strategieën teneinde te kunnen voldoen aan archivistische eisen,
F Ontwerp van een archiefsysteem,
G Implementatie van een archiefsysteem,
H Evaluatie na de implementatie.
Afhankelijk van de staat van het huidige archiveringssysteem hoeft men niet al deze stappen te doorlopen. Er kan voor gekozen worden om op een bepaald moment in te stappen.
Waar kan ik meer informatie vinden over de NEN-ISO 15489?
Er zijn verschillende artikelen en met name ook scripties geschreven over de NEN-ISO 15489. Mocht men deze norm gaan implementeren, dan zijn de documenten van de methode Designing and Implementing Record Keeping Systems (DIRKS) een goede aanvulling. Dit is een Australische uitwerking van de 15489, waar per stap een aparte uitwerking van de richtlijnen is opgesteld. DIRKS is terug te vinden op de website van het Nationaal Archief Australië.1
Wat is de kern uit de NEN-ISO 15489?
Het doel van de NEN-ISO 15489 is het implementeren van een recordsmanagementsysteem, waarin de informatie authentiek, bruikbaar, betrouwbaar en integer is gearchiveerd. Op die manier kan er verantwoording over het bedrijfsproces worden afgelegd. Een bijkomend voordeel is dat de gebruikers ook vertrouwen krijgen in de informatie die door DIV wordt aangeleverd, omdat ze op het goede moment de dan nodige informatie krijgen aangeleverd.
Wat is de relatie met de Archiefwet 1995 en bijbehorende besluiten en regelingen?
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 zijn vastgesteld voordat de NEN-ISO 15489 verscheen. Met behulp van de richtlijnen uit de 15489 kan men archiefbescheiden in een goede geordende en toegankelijke staat brengen, zoals vereist in artikel 3 van de Archiefwet 1995. De 15489 wordt ook in de nieuwe archiefregeling genoemd als een van de normen die gebruikt zijn bij het opstellen van de nieuwe regeling. Hij is echter niet verplicht gesteld. De relaties met wet- en regelgeving zijn dus niet dwingend.
Hoe verkrijg ik steun voor implementatie van de NEN-ISO 15489 bij het hoger management?
Ten eerste moet men bedenken wat de meerwaarde is voor de organisatie om de NEN-ISO 15489 te gaan gebruiken. Als er nog niets is vastgelegd over proces- en documentbeheer, dan is het een verstandige stap om verder te gaan met de 15489. Is er al veel gedaan op dit gebied, dan is een korte inventarisatie voldoende om vast te stellen in hoeverre men eigenlijk al in overeenstemming werkt met de richtlijnen uit de 15489. Maar doordat de relatie met de wet- en regelgeving niet is vastgelegd en er ook geen certificering aan de NEN-ISO 15489 is gekoppeld is het lastig om bij het hoger management steun te verkrijgen voor de implementatie.
Waar moet ik beginnen met de NEN-ISO 15489?
De laatste stap van de NEN-ISO 15489 is misschien wel de stap waar men eigenlijk mee moet beginnen, namelijk het evalueren. Begin met de evaluatie van het huidige informatie-/ archiefsysteem. Onderzoek vervolgens of de werkwijze die de NEN-ISO 15489 voorschrijft wel bij uw medewerkers en organisatie past. De resultaten hiervan kunnen dienen bij de rest van het voorbereidend onderzoek, stap A. In stap A worden de problemen van het huidige archiveringssysteem blootgelegd en schrijft men vervolgens een businesscase voor het vervolg van de stappen.
1 http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx
