Grondstof informatie - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie

In een serie van vier artikelen wordt vanuit het perspectief van realiseren van projecten in de openbare ruimte zowel aandacht gegeven aan de vraag: “Hoe zorgen we ervoor dat we gedurende de gehele levens cyclus van objecten in de openbare ruimte ons kunnen verantwoorden en we kunnen beschikken over de juiste informatie, nu én in de toekomst?”. Het eerste artikel gaat over historische startinformatie bij nieuwbouw en/of grote renovaties. Hoe actueel en betrouwbaar is die informatie, hoe vind je die en hoe maak je die bruikbaar?

We worden er dagelijks mee geconfronteerd. We gaan ervan uit dat het werkt. En staan er nauwelijks bij stil. Behalve als het niet functioneert: infrastructuur. We rijden over wegen, ’s avonds geven lantaarnpalen licht in de duisternis. In ons waterrijke landje rijden we over bruggen, duiken we in tunnels, wandelen langs kademuren en vertrouwen erop dat dijken onze voeten droog houden.
Infrastructuur is – naast technische kennis en vaardigheden – steeds afhankelijker van informatie:

informatie bij aanvang van een groot nieuwbouwproject of grote renovatie,
de informatieverwerking tijdens het project, en
hoe wordt een en ander zo opgeleverd en georganiseerd dat het in de toekomst herbruikbaar is.

Dit zijn drie aspecten die nauw samenhangen, maar elk een aparte problematiek vormen. In dit artikel bespreek ik het eerste aspect: wat is de informatiebehoefte bij aanvang van projecten? De twee andere aspecten wil ik in twee komende artikelen uitdiepen. In een vierde slotartikel wil ik ingaan op de samenhang tussen de verschillende aspecten van de data gedurende de lifecycle en hoe dit mogelijk is te organiseren. En wat dit aan veranderingen vraagt.

Wat willen we weten?
Dagelijks starten er ergens in Nederland infrastructurele projecten. Soms klein – een stukje weg krijgt nieuw asfalt – en soms groot – het Noordzeekanaal krijgt nieuwe sluizen. Bij elk project, groot of klein, is er bij aanvang een informatiebehoefte.

Wat wil men weten? Waarom wil men wat weten bij aanvang van een infrastructureel project? Nederland is een klein, vol land. Vrijwel iedere ruimte is benut en heeft een vastgelegde bestemming. Én een historie, want Nederland is al heel lang een klein, vol benut land. Wil je in dit kleine, volle land iets nieuws bouwen en/of iets bestaands naar heden daagse eisen brengen, dan moet je weten waar je komt te werken. Dat noemen we contextinformatie.
Daarbij maken we een onderscheid tussen informatie over de bodem en informatie boven het maaiveld.

Over de bodem willen we weten wat er in zit. Welke kabels en leidingen liggen er? Is er kans op bodemvervuiling? Wat is de samenstelling van de grond? Hoe lopen de (ondergrondse) waterstromen? Zijn er in het verleden bommen gegooid maar niet ontploft, en hoe groot is de kans dat dit bij grondwerkzaamheden alsnog gebeurt? Hebben er in het verleden gebouwen of objecten gestaan die inmiddels gesloopt zijn, maar waarvan funderingsresten mogelijk nog in de grond zijn? Bevinden zich in de grond nog archeologische resten die historisch interessant zijn en bij bewerking van de bodem opgegraven moeten worden?

Bij informatie boven het maaiveld duiken andere vragen op. Welke flora en fauna kan ik aantreffen en wat moet ik daarmee? Welke andere objecten zijn er in de omgeving? En staan hier plannen voor op stapel? Wat is de staat van de panden in de nabije omgeving? Hebben ze monumentale status? Hoe zijn ze onderheid? (Stel dat je grondwater moet laten zakken, wat gebeurt er dan met deze panden?)
Welke grote activiteiten zijn er de komende jaren op deze locatie gepland? (Sail, Floriade of iets dergelijks?) Wat is de waarde van het gebied en zijn er afspraken waar het project rekening mee moet houden? Wat is het vigerende bestemmingsplan en wat zijn toekomstige plannen? Welke vergunningen zijn er in het verleden afgegeven?
En last, but not least, als het gaat om renovatie van een brug, kademuur, dijk of tunnel – om maar een paar ‘langjarige’ assets bij de kop te pakken –, wat is de (technische) geschiedenis van het object? Welke veranderingen hebben wanneer hoe plaatsgevonden? Wat is de huidige staat? En hoe is het een en ander onderhouden? Wat vraagt de nieuwste (Europese) wetgeving in deze?

Dit is in vogelvlucht een niet uitputtende vragenset die bij aanvang van een project wordt gesteld. En dan rest ons nog de vraag, hoe staat dit alles met elkaar in verbinding? Er is een grote behoefte aan een integraal beeld van de werkelijkheid in al zijn aspecten.

Hoe komen we te weten wat we willen weten?
Antwoorden geven op deze vragen is bij veel organisaties geen kwestie van één druk op de knop, maar de start van een vaak maandendurende, tijdverslindende, kostbare zoektocht. Een zoektocht in reeds overgebrachte archieven, door DIV opgebouwde archieven, in beheersystemen, persoonlijke schijven, gedeelde schijven, digitaal of analoog, mailbestanden, etc. Zoektochten die vaak niet de gewenste documentatie opleveren, wat vervolgens weer leidt tot nieuwe kostbare metingen buiten. Bedragen van enkele tienduizenden euro’s per onderzoek zijn redelijk normaal.

Is het altijd zo dramatisch? Ja en nee. In sommige organisaties is in het verleden altijd netjes gearchiveerd en is de gezochte informatie prima terug te vinden, mits je weet waar je zoeken moet. Maar ook dan is het een speurtocht. Een speurtocht die onvermijdelijk is, omdat de archiveringsprincipes die we tot op de dag van vandaag leren in onze opleidingen, zowel die van archivarissen als die van de DIV’ers/recordsmanagers, erop gericht zijn om binnen de context van de organisatie en/of het project te archiveren en dit vervolgens op te leveren. Er is geen traditie om gebiedsgericht, integraal informatie te ontsluiten.

Gevolg van deze aanpak is dat bij aanvang van een grootscheepse renovatie, waarbij de volledige context van het object boven tafel moet komen, allereerst nagegaan moet worden wat die context is. Binnen welke (fysieke) grenzen en welke tijdsgrenzen moeten we de context kennen? Zodra dit duidelijk is, kan geïnventariseerd worden welke organisatie(s) in het verleden waarvoor verantwoordelijk waren, welke bronnen zij hebben nagelaten en waar deze zich bevinden.
Soms wordt contextinformatie beheerd door de materie deskundigen op de verschillende afdelingen, soms door ondersteunende IV-afdelingen. Soms door beiden naast elkaar in verschillende vorm en vanuit verschillende rollen. Als het objecten betreft die een lange geschiedenis hebben, zoals dijken, bruggen, tunnels en kademuren, is een deel van de informatie in het verleden vaak overgedragen naar archiefbewaarplaatsen.

Als bekend is waar de informatie wordt bewaard, kan het onderzoek in de toegangen beginnen. De resultaten van dit onderzoek kunnen variëren van papieren documenten, traditionele digitale documenten (Word/Excel, pdf) of technische data als DWG-bestanden, GIS-bestanden, of voor recente data 3D-modellen. Zijn er voor een bepaald project vijftien aspecten relevant, dan moeten er vijftien van dit type onderzoeken worden uitgevoerd.

Is de opbrengst van deze speurtocht een weergave van de werkelijkheid buiten? Soms wel. De staat van een vergunning is wat hij is en het laatste bestemmingsplan geeft exact weer wat de huidige afspraken zijn omtrent de bestemming van een gebied. Vaak ook niet. Om te kunnen bepalen wat de staat is van een in (soms ver) verleden gerenoveerd kunstwerk, zoals van een brug, zijn vrijwel nooit afspraken bekend. Er zijn dan aanvullende metingen nodig en dat kost geld. Desalniettemin, hoe meer er vooraf bekend was, hoe nauwkeuriger men kan bepalen wat er nog gemeten moet worden. En dat scheelt geld.

Gewenste situatie
Hoe mooi zou het zijn als bij aanvang van een grote of kleine wijziging in de openbare ruimte met één druk op de knop alle relevante data beschikbaar zou zijn. Volledig en in samenhang. In één beeld.
Een illusie? Nee. Er zijn organisaties waar dit al zo is gerealiseerd, waarvan Schiphol en het Erasmus Medisch Centrum de bekendste zijn. Schiphol heeft zijn hele gebied ontsloten in één groot, driedimensionaal geografisch systeem met alle objecten, boven en onder het maaiveld. Het Erasmus Medisch Centrum heeft zijn volledige terrein met alle gebouwen eveneens in een Bouw Informatie Model inzichtelijk gemaakt, zodat voor verbouwingen die de komende jaren gepland zijn geen tijd verloren gaat met onderzoeken, maar direct begonnen kan worden.

Afbeelding: 3D-stadsmodel van Honolulu. Bron: http://cybercity3d.s3-website-us-east-1.amazonaws.com/?city=Honolulu

Ontwikkelingen

In steeds meer organisaties ontstaat het besef dat losse informatie eigenlijk geen informatie is, althans dat hierdoor de kans op fouten door onvoldoende afstemming erg groot is. Tegelijk neemt de tolerantie van de omgeving af, omdat velen in deze tijd van digitale informatie ervan uitgaan dat (overheids)informatie met één druk op de knop beschikbaar is.
Dit is soms waar en vaak (nog) niet. Steeds meer informatie is vervat en vertaald in digitale kaartlagen: informatie over archeologische vondsten, niet ontplofte explosieven, sonderingsonderzoeken (waarmee ondergrondse zandlagen in beeld komen), bestemmingsplannen etc. Soms redelijk compleet en in één systeem vervat in een atlas die goed inzicht biedt in grote delen van de gezochte context.
Maar soms ook per organisatie(onderdeel) en niet altijd verbonden over organisaties heen en vaak zonder oude, pre-digitale informatie.
Softwarematig zijn de ontwikkelingen zodanig dat koppelingen steeds minder een probleem vormen. Het is vaak een kwestie van organiseren tussen de verschillende disciplines: de governance. Hierover ga ik in het slotartikel dieper in.

Een paar mooie ontwikkelingen wil ik u niet onthouden.
Als eerste noem ik linked data. Die maken het mogelijk om data die zich in verschillende systemen bevinden met elkaar te verbinden. Deze data blijven daarbij in de huidige systemen, maar worden gekoppeld door gebruik te maken van speciale links met standaardnaamgeving.
Helemaal likkebaardend zijn de ontwikkelingen rond City GML. Dit is het best te omschrijven als een digitale stad, weergegeven in een platte kaart (2D) in een Geografisch Informatie Systeem, maar gekoppeld met 3D, waardoor de objecten die op de kaart verschijnen driedimensionaal benaderd kunnen worden. Dit kan gebruikt worden voor objecten boven het maaiveld, denk aan gebouwen en kunstwerken (bruggen e.d.), maar ook onder het maaiveld.
Steden als Berlijn, Helsinki, Tokyo en Honolulu hebben hierin al grote stappen gezet. In Nederland lopen er aan de Technische Universiteit Delft projecten en zijn de ambities bij de gemeente Rotterdam groot om dit te realiseren.

Conclusie
Bij aanvang van (grote) infrastructurele projecten is er een grote informatiebehoefte. Het gaat dan om informatie onder de grond en boven het maaiveld. Deze informatie ligt vaak verspreid over meerdere bronnen. Bij de meeste overheidsorganisaties is het momenteel lastig om bij aanvang van een project op een snelle manier alle relevante informatie in één overzicht te krijgen. Vaak lukt het niet en ontbreken er delen. Dit leidt tot grote onderzoekskosten en vertragingen.
Er zijn echter ontwikkelingen om steeds meer data in grote 3D-omgevingen geïntegreerd te laten zien en hiermee te werken. Om dit succesvol te kunnen doen is samenwerking over verschillende kennisvelden en disciplines randvoorwaardelijk, inclusief kennis en kunde van ons als recordmanagers. Hoe kan een organisatie dit aanpakken?
Wordt vervolgd.

Theo.Kremer@amsterdam.nl, Theo Kremer is informatiespecialist bij het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam

Noten

¹ https://nl.wikipedia.org/wiki/Linked_data

² https://nl.wikipedia.org/wiki/Citygml#Overige_links

³ Zie ook: http://www.opengeospatial.org/blog/2196