Handreiking archiefbeheer

De regiegemeente rukt op. Steeds meer gemeenten zijn bezig uitvoerende taken af te stoten. Het resultaat moet een kleine, slanke gemeentelijke organisatie zijn. De gemeente richt zich op de kerntaken en houdt regie op de taken die op afstand zijn gezet. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft zich voorgenomen zich te ontwikkelen tot een regiegemeente. De gemeente is van plan overheidstaken uit te besteden aan externe partijen, waaronder commerciële bedrijven. Het gaat hierbij om privatisering, dus om het daadwerkelijk overdragen van (overheids)taken.

De regiegemeente rukt op. Steeds meer gemeenten zijn bezig uitvoerende taken af te stoten. Het resultaat moet een kleine, slanke gemeentelijke organisatie zijn. De gemeente richt zich op de kerntaken en houdt regie op de taken die op afstand zijn gezet. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft zich voorgenomen zich te ontwikkelen tot een regiegemeente. De gemeente is van plan overheidstaken uit te besteden aan externe partijen, waaronder commerciële bedrijven. Het gaat hierbij om privatisering, dus om het daadwerkelijk overdragen van (overheids)taken. Deze private partijen mogen de taken uitvoeren, maar voor het beheer van het overheidsarchief blijft de gemeente verantwoordelijk. Hoe zorgt een gemeente ervoor dat de private partij goed zorgdraagt voor het archief?

Handreiking
Wijk bij Duurstede is op zoek gegaan naar voorbeelden hoe andere gemeenten in een dergelijke situatie gehandeld hebben. Deze voorbeelden bleken onvoldoende voorhanden of waren te eenvoudig ingestoken. Alleen de eis opleggen aan een private partij dat ze moet voldoen aan wet- en regelgeving is te simpel gesteld en daar kan een private partij in de praktijk weinig mee. Wijk bij Duurstede heeft daarop samen met KBenP een ‘Handreiking archiefbeheer bij privatisering’ geschreven.

1 Breng in beeld welke openbare gezagtaken de private partij gaat uitvoeren
Het allereerste artikel van de Archiefwet is richtinggevend voor het archiefbeheer bij een private partij. De wet is van toepassing op alle overheidsorganen. Een private partij is geen overheidsorgaan en valt daarmee niet onder de Archiefwet. In artikel 1, sub b, is een beschrijving meegegeven van wat de Archiefwet verstaat onder een overheidsorgaan, namelijk ook een privaatrechtelijke orgaan met openbare gezagtaken. Een voorbeeld: het uitvoeren van een APK keuring is een overheidstaak. Garages die APK-keuringen uitvoeren zijn voor de documentaire weerslag van de APK-keuring, bijvoorbeeld het keuringsrapport, gehouden aan de Archiefwet. De RDW beschikt over een selectielijst waarin de vernietiging is bepaald.

Bij het uitbesteden van een overheidstaak moet dus bepaald worden welke taken onder de openbare gezagtaken valt. Betrek voor de vaststelling van deze openbare gezagtaken bij voorkeur een jurist. Zo is een openbare school vallend, onder een gemeente, gehouden aan de Archiefwet voor al hun archiefbescheiden. Wordt de school ondergebracht in een stichting dan heeft de school een privaatrechtelijke rechtsvorm en valt deze alleen voor de openbare gezagtaken onder de Archiefwet. En dat zijn dan niet zo veel taken meer, namelijk het afgeven van getuigschriften op grond van de sectorale onderwijswetten en het besluiten tot het verlenen van vrijstelling op grond van de Leerplichtwet. Voor alle andere archiefbescheiden geldt de Archiefwet niet meer. Wel is het voor de school verstandig om alles op orde te houden, maar de gemeente of de archiefinspecteur heeft hier niets meer over te zeggen.

2 Alle eisen die voor de gemeente gelden, zijn van toepassing op de private partij
Eenmaal helder gemaakt welke openbare gezagtaken de private partij gaat uitvoeren, is het goed om te beseffen dat alle wet- en regelgeving die voor de gemeente geldt ook van toepassing is op de private partij. En dan natuurlijk alleen maar voor die archiefbescheiden die horen bij de uitvoering van de openbare gezagtaak. Kortom, de volgende wet- en regelgeving is van toepassing:

• Archiefwet 1995,
• Archiefbesluit 1995,
• Archiefregeling,
• Selectielijsten voor archiefbescheiden van gemeenten,
• Gemeente specifieke regelingen, zoals de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer.

Neem vervolgens op hoofdlijnen ook de van toepassing zijnde wet- en regeling van de openbare gezagtaak door. Mogelijk staan daar nog zaken in om rekening mee te houden bij de privatisering van de taken en het daarbij horend archiefbeheer.

3 Gebruik de KPI’s als leidraad
Alle wet- en regelgeving doornemen en bekijken wat precies van toepassing is, kan, maar het is verstandiger de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) te gebruiken. Deze KPI’s, opgesteld in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet, zijn een handzame set aan indicatoren waarop het toezicht plaats kan vinden. Wordt voldaan aan de KPI’s dan is ook voldaan aan de belangrijkste wet- en regelgeving. Loop de tien KPI’s langs en bepaal op welke wijze deze van toepassing zijn op het archiefbeheer bij de private partij en welke maatregelen nodig zijn. Het bijzondere is wel dat de KPI’s geen rekening houden met de opbouw van overheidsarchieven door een private partij. Vergeet niet de gemeentespecifieke regelingen (de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer) alsnog goed door te nemen. De inhoud hiervan is niet opgenomen in de KPI’s. Bekijk dus goed welk specifieke regeltjes gelden binnen de eigen organisatie.

4 Wees pragmatisch, maar betrek de archivaris erbij
Een private partij is veelal niet bekend met de Archiefwet, weet niets van de verplichte vernietiging en de wijze waarop – laat staan over de condities waarin – blijvend te bewaren archiefbescheiden opgeborgen moeten worden. Zoals gezegd is de wet ook op de private partij van toepassing, maar sla bij de toepassing hiervan niet door. Het is bijvoorbeeld niet verstandig een archiefbewaarplaats te eisen van een private partij voor zes meter blijvend te bewaren archief. Andere oplossingen zijn mogelijk. Maak het digitaal en neem de archiefbescheiden vervroegd over. Of stel als eis voor een archiefkast dat die zestig minuten brandwerend is en wijs de private partij erop dat die voldoende maatregelen treft tegen bijvoorbeeld waterschade. Hoe ze dat doen is hun zaak. Ga vervolgens niet alles dichttimmeren met eisen betreffende een goede en geordende staat van de archiefbescheiden. Ga uit van vertrouwen, leg vast dat de private partij moeten zorgen voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden. Laat de wijze waarop in eerste instantie vrij. Geef aan dat de gemeente eisen kan stellen. Dit is dan de stok achter de deur als geconstateerd is dat de private partij er een rommeltje van heeft gemaakt. Betrek wel de archivaris bij het opstellen van de regels en eisen aan de private partij. Uiteindelijk moet de archivaris het gevoel hebben dat er voldoende maatregelen getroffen zijn. Er kan een spanningsveld optreden tussen wat de archivaris wil en wat werkbaar is voor de private partij. Houd hier rekening mee. Aan de andere kant, wees eerlijk, hoe goed heeft de gemeente het eigen archiefbeheer geregeld? Wees richting de private partij dus niet roomser dan de paus.

5 Privatiseren doet wat met de mensen
Het afstoten van taken aan een private partij kan niet op ieders instemming rekenen. Werk wordt afgenomen van de desbetreffende processpecialisten, zij zelf worden misschien ‘overgenomen’ of ze moeten op zoek naar ander werk. De DIV-afdeling raakt een stuk controle op het archief kwijt en de archivaris moet er maar op vertrouwen dat een private partij voldoende zorg besteedt aan archiefbescheiden. Dit brengt een hoop onzekerheid met zich mee. Het is een kwestie van loslaten. Dat is voor sommigen eng. Rekening houden met deze gevoelens is wenselijk. Zeker omdat de kennis van de inhoudelijke mensen nog nodig is om het archiefvraagstuk te tackelen.

6 Systemen
Dit kan een lastig item zijn. Wat moet er met de gegevens in de huidige systemen gebeuren? Moet dit over naar de private partij? Met welk systeem gaan zij werken? Bevat dit systeem een DMS? Afhankelijk van de hoeveelheid over te dragen taken moet gekeken worden hoe dit opgepakt kan worden. Een DMS eisen als het maar om een paar dossiers per jaar gaat is niet verstandig. Gaat het om lang te bewaren stukken? Laat het papier in dat geval leidend zijn. Met de huidige stand van de techniek gaat het te ver een NEN 2082 te vereisen van een systeem die alleen in de private markt actief is. Een andere mogelijkheid is om de private partij toegang te geven tot het gemeentelijke (zaak)systeem. Behoud de ruimte om na gunning van de taken aan een private partij aanvullend verdere afspraken te maken over overdracht en opbouw van digitale informatie.

7 Staat van het eigen archief
Het kan zijn dat de private partij toegang nodig heeft tot de bestaande archiefbescheiden. Als blijkt dat deze niet in goede en geordende staat zijn (digitaal of op papier) dan zal de private partij hier last van krijgen. Dit is niet wenselijk. Zorg er voor dat het bestaande archief op orde is. Dit kan betekenen dat er nog een flinke opschoonactie moet plaatsvinden. Het biedt daarnaast ook de mogelijkheid tijd te nemen om archiefdelen af te sluiten.

8 Terbeschikkingstelling
Bekijk goed op welke wijze de private partij de beschikking krijgt over de bestaande archieven. Het is natuurlijk mogelijk om de private partij (digitale) werkkopieën te geven en zelf de originelen te bewaren. Dan nog geldt de vernietigingsprocedure. Het overdragen van het originele dynamische archief (en dan natuurlijk alleen de archiefbescheiden van lopende zaken) heeft de voorkeur. De taken worden immers niet meer uitgevoerd door de gemeente. Zorg in beide gevallen voor een overeenkomst van terbeschikkingstelling.

In deze overeenkomst is minimaal vastgelegd welke archiefbescheiden tijdelijk ter beschikking worden gesteld, voor welke termijn en onder welke voorwaarden. Er zijn verschillende modelovereenkomsten in omloop. Vraag de archivaris naar een voorbeeld.

Minze de Boer

Mark Hoogland

9 Vernietiging en overdracht
Stel een praktisch toepasbare procedure op voor de vernietiging van de archiefbescheiden. Neem bij voorkeur de vernietiging uit handen van de private partij. De procedure van vernietiging is niet iets waar de private partij zich mee moet willen bemoeien. Het is niet verstandig de private partij een vernietigingsverklaring op te laten stellen en deze door de ambtelijke molen te laten gaan voor goedkeuring. Laat alle in aanmerking komende archiefbescheiden zo snel als mogelijk overbrengen naar de gemeente en draag zelf zorg voor de vernietiging. Ditzelfde geldt ook voor archiefbescheiden die overgebracht moeten worden. Maak hier goede afspraken over en neem bij voorkeur deze zorg uit handen van de private partij.

10 Toezicht en beëindiging
In de overeenkomst met de private partij, waarbij het archiefbeheer bij voorkeur een hoofdstuk is in het grotere geheel, moeten ook bepalingen opgenomen zijn van de wijze van toezicht, en verder hoe er gehandeld wordt als de overeenkomst ontbonden wordt of wanneer de private partij failliet gaat. Advies is om het toezicht niet te strikt te regelen. De overeenkomst moet in eerste aanleg voldoende zijn. Ga uit van vertrouwen, maar houd zelf het recht om bij gerede twijfel controles uit te kunnen voeren.

mdeboer@wijkbijduurstede.nl, Minze de Boer is teamleider DIV bij de gemeente Wijk bij Duurstede.
mhoogland@kbenp.nl, Mark Hoogland is adviseur informatiemanagement bij KBenP.

¹ De volledige handreiking inclusief de eisen kan worden opgevraagd bij de auteurs.