, 1 november 2019

‘Heb het lef om dingen te doen die nog niet eerder zijn gedaan’

image for ‘Heb het lef om dingen te doen die nog niet eerder zijn gedaan’ image Interview

Hoe ben je bij het programma betrokken geraakt en wat was je vertrekpunt?

Hoe ben je bij het programma betrokken geraakt en wat was je vertrekpunt?
Michel: Tijdens het afronden van mijn interim-opdracht als afdelingshoofd bij IenW (het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, red.) nam de voormalige IenW programmamanager afscheid. De plek was vacant en met mijn ervaring als programmamanager en kennis van het IV-vakgebied was mijn volgende loopbaanstap een logische. De opdracht van de bestuursraad is het verbeteren van de informatiehuishouding (onder andere voldoen aan de Archiefwet en de Wob/Woo), het verbeteren van de transparantie binnen IenW en van de communicatie met de samenleving.
De vorige programmamanager had een applicatieinventarisatie uitgevoerd en eerste verkennende stappen gezet om te komen tot een uniformer applicatielandschap binnen IenW. Dit zijn doorgaans trajecten die langer duren. Toen ik startte, bleek er binnen IenW ook behoefte te zijn aan concrete tools die op de kortere termijn beschikbaar zouden zijn. Daarom heb ik samen met mijn collega (en tevens plaatsvervanger) Lysette Fokké de focus van het programma meer hierop gebracht: het stapsgewijs doorvoeren van verbeteringen in de dagelijkse praktijk. 

Jacqueline: Ik werd gevraagd door Hans Wanders, destijds CIO Rijk. Ik deed verschillende langdurige interim-klussen en wilde graag weer een programma opbouwen. Dat was ook zijn doel. Informatiehuishouding moest rijksbreed beter op de kaart gezet worden.

Jullie kennen elkaar van kinds af aan, kunnen jullie wel objectief kijken naar elkaars werk?
Jacqueline: Ja, juist wel. Je kunt juist kritischer zijn omdat je elkaar kent.

Michel: En dat zijn we dus inderdaad. We starten allebei iets op en zien waar de ander het toch nog iets beter kan doen. En dat delen we ook met elkaar.

Zoveel departementen (of onderdelen), zoveel meningen, aandachtsgebieden en tempo’s. Hoe ga je daar mee om?
Michel: 100% rekening houden met alle verschillende werkwijzen en tempo’s binnen de onderdelen is niet realiseerbaar. De belangen liggen soms ook te ver uiteen. Een uitvoeringsorganisatie heeft andere prioriteiten en is anders ingericht dan een beleidsorganisatie, planbureau of inspectie. Binnen het programma werken we daarom met een portfolio aan projecten, gebaseerd op interdepartementale ontwikkelingen, aangedragen wensen en uitdagingen in de dagelijkse praktijk. Jaarlijks beschrijven en begroten we het portfolio en stellen we het vast in de Programme board. Daarin zijn alle organisatieonderdelen vertegenwoordigd. De projecten hebben een IenW-breed karakter, waarbij we gefaseerd per onderdeel (of per ICT-werkplekleverancier voor software) de implementatie doen. We richten de projecten en faseringen zo in dat zo goed als ieder organisatieonderdeel aan één of meerdere projecten deelneemt in verschillende fases. Als we daarin issues ervaren, dan leggen we die ter besluitvorming voor aan de Programme board.
De sturing op de individuele projecten gebeurt via eigen stuurgroepen. De samenstelling wisselt per fase zodat organisatieonderdelen waar de implementatie plaatsvindt op dat moment in de stuurgroep zitten. Zo houden we focus en verdelen we de benodigde inzet per onderdeel. 

Jacqueline: Die onderlinge verschillen maken het juist leuk. Iedereen is wel ergens goed in, of kan leren van een ander. Dat maakt dat je als rijksbreed programma ook vooral faciliterend aan die verscheidenheid je kennis en kunde moet inzetten. Uiteindelijk zijn de rijksonderdelen zelf zorgdrager vanuit de Archiefwet, die verantwoordelijkheid kun je niet overnemen en dat willen we ook niet. Alleen daar waar het ontegenzeggelijk beter is om een rijksbrede afspraak te maken of een rijksbrede voorziening neer te zetten, doen we dat. Zoals in het geval van websitearchivering. Die problematiek is voor iedereen gelijk en dan is het juist stukken voordeliger en handiger om het eenduidig en samen te organiseren.

Het is een meerjarig programma, wat wil je bereiken? Wanneer is het klaar?
Michel: Zoals ik ernaar kijk, is het een utopie dat de informatiehuishouding ooit helemaal op orde is. Het zal altijd aandacht nodig hebben. De technologie gaat snel en de informatievolumes groeien nog altijd exponentieel. We hebben het archiveren van de enorme hoeveelheden e-mails nog niet eens helemaal geregeld of nieuwe uitdagingen, zoals informatiearchivering van berichtendiensten (bijvoorbeeld Signal of WhatsApp), doen zich al weer voor.
Een programma kan niet blijvend bestaan, maar kan wel helpen met wegwerken van achterstanden en de organisatie structureel in control brengen. De verwachte looptijd van het programma bij IenW is ongeveer vijf jaar. Het doel is om IenW bewust te maken van een goede informatiehuishouding (en daar naar te laten handelen). Dat willen we bereiken door opleidingsmateriaal, verbeterde informatie(beheer)processen en betere hulpmiddelen voor het zoeken, vinden, beheren, archiveren en lakken of openbaar maken van informatie.

Jacqueline: Ik ben eigenlijk altijd het gelukkigst als mensen niet meer weten hoe het was, maar vooral vertellen hoeveel zaken veranderd zijn. En daar met trots over vertellen. Kan een Wob-verzoek nu wel binnen de wettelijke termijn, kunnen we onderling goed informatie vinden en delen, zijn externe partijen blij dat er zoveel informatie snel en vindbaar actief openbaar is gemaakt, worden er zaken versneld naar het Nationaal Archief overgebracht omdat we het gewoon goed op orde hebben. In het ideale scenario worden we hopelijk aangenaam verrast door nog nieuwere en slimmere ideeën en door innovaties die je aan het begin nooit had verwacht.

Waar ben je zoal tegenaan gelopen bij de opzet?
Michel: Het opzetten van een departementbreed programma vraagt om breed draagvlak en dat kost veel tijd. Vanwege overvolle agenda’s is het maken van afspraken over een (nog?) niet sexy onderwerp denk ik nog meer tijdrovend. Het is een kunst om het onderwerp zodanig te verpakken dat het toch dichtbij de belevingswereld van de manager en de ambtenaar komt, en het nut en de noodzaak worden ingezien. De opzet van de besturing van het programma en onderliggende projecten is een belangrijk aandachtspunt. Waar belast je een Programme board mee (haalbaarheid, geld, planning) en wat laat je over aan de stuurgroepen (het hoe en de realisatie). En ten slotte vormt ook de financiering en (interne) capaciteit een aandachtspunt. De benodigde inzet moet afgestemd en vrijgemaakt worden, wat niet altijd even makkelijk is in te passen tussen lopende activiteiten en prioriteiten. Een programma start zelden op een handig tijdstip binnen de begrotingscyclus. Afstemming over de omvang en het invlechten vraagt zeker ook de aandacht, evenals de afstemming over de interne kostenverdeling. Niet ieder onderdeel heeft immers altijd baat bij de projecten die we uitvoeren. Om te voorkomen dat je steeds per project afspraken moet maken, kun je afspraken maken om de kosten van de programma’s en de departementbrede projecten via een vaste sleutel te verdelen.

Jacqueline: Aanvankelijk was er een brede roep om herijking van de baseline informatiehuishouding en het ontwikkelen van een rijksbrede visie. Dat had naar de mening van de opdrachtgevers echter veel te lang geduurd, er moest in de tussentijd echt wat gedaan worden aan de belangrijkste rijksbrede knelpunten. Gaan we goed om met e-mails en WhatsAppberichten, hoe kun je bewaar- en vernietigtermijnen vereenvoudigen om het beheer beter uitvoerbaar te maken. Ik ben blij dat we vooral praktisch aan de slag zijn gegaan, maar soms hoor je nog wel dat er behoefte is aan een helder kader en een visie. Die komen er ook zeker, maar eerst moeten we nog veel doen en leren in het digitale tijdperk. Veel is nog onbekend.

Hoe houd je tempo in een programma en boek je zichtbaar resultaat?
Michel: In de beginfase ligt de focus op plannen maken. De kunst is om die fase zo snel mogelijk door te komen. Het feitelijk laten zien van voortgang en (deel)resultaten draagt bij aan het succesgevoel. Daarnaast is het van belang om de scope goed te bewaken. Voor je er erg in hebt, ben je met meer onderwerpen bezig dan je hebt afgesproken en aankan. Ten slotte helpt het om vooraf na te denken over zichtbare succesmomenten, deze in de planning zichtbaar te houden en de successen ook zichtbaar te vieren. De aloude psychologie van spiegelgedrag werkt ook hier: goed voorbeeld doet goed volgen.

Jacqueline: Ik ben het met je eens, je moet resultaten laten zien en kunnen tonen wat dat in het grotere verhaal oplevert. Mensen alleen vertellen dat informatiehuishouding belangrijk is werkt niet, ze moeten zien en voelen wat hun bijdrage betekent in dat bredere verhaal. We moeten ook als programma blijven inspelen op de behoeften van de zorgdragers, goed luisteren en dan iedere keer weer gezamenlijk de schouders eronder zetten.

Er is heel veel te doen, maar capaciteit en geld zijn schaars. Hoe ga je daar mee om?
Michel: Centraal financieren van het programma helpt om tijdelijk extra capaciteit in te kunnen zetten. Maar bovenal is het van belang om keuzes te maken en projecten te kiezen die qua implementatie en fasering parallel lopen en bij diverse onderdelen liggen. Daarmee verdeel je de lasten. Dat geldt ook voor de IenW-deelname aan het RDDI. IenW loopt met een aantal projecten voorop (zoals Wobhulpsoftware, websitearchivering en digitaal overbrengen aan het Nationaal Archief), maar laat ook expliciet de ruimte aan andere departementen om de trekker van andere onderwerpen te zijn (bijvoorbeeld e-mailarchivering en digitaal vernietigen).

Jacqueline: Het is slim om als organisatie niet alles zelf te doen; de energie, capaciteit, middelen en kennis kun je delen. Wij kijken ook hoe we rijksbreed aan de goede mensen kunnen komen. Mijn beeld is dat de I-markt zich veelal heeft gericht op e-dienstverlening en generieke ICT-voorzieningen of -toepassingen. Informatiehuishouding is een ander vak, het is ook een echt vak. Die erkenning moet er alom zijn. Ikzelf hoop op de groei van het aantal preservation officers bij de Nederlandse overheid. Mensen die goed nadenken over hoe je welke informatie bewaart en beschikbaar stelt. Ik zie daar zulke inspirerende voorbeelden van, dat is de kant die we op moeten.

Het programma betreft heel veel onderwerpen. Hoe zorg je ervoor dat je alle touwtjes in handen houdt?
Michel: Om voldoende zicht en grip te houden op alle onderwerpen, hebben mijn plaatsvervanger Lysette Fokké en ik de onderwerpen verdeeld. Beiden houden we de hoofdlijnen in de gaten. Het meer gedetailleerd volgen van de ontwikkelingen en de inbreng van IenW hebben we belegd in portefeuilles bij de collega’s van het programmateam. Wekelijks hebben we een ‘weekstart’ waarin we elkaar terugkoppeling geven over de belangrijkste gebeurtenissen van afgelopen en komende week. Ook via de maandelijkse voortgangsrapportages houden we feeling met de onderwerpen.

Jacqueline: Voor het rijksbrede programma geldt dat we met zijn allen de touwtjes in handen moeten houden. Het is ongelofelijk complex. Ik herinner me altijd wat Marens Engelhard tegen me zei toen ik hieraan begon: je moet het simpel maken zonder het plat te slaan. Zelf voeg ik daar na 2,5 jaar aan toe dat we het simpel samen moeten doen. We bespreken dus ook open in overleggen waar we tegenaan lopen, en waar de keuzes liggen. De kunst is om die altijd op tafel te krijgen en de keuzes en verantwoordelijkheden neer te leggen waar ze horen.

Wat wil je anderen nog meegeven die hiermee gaan starten?
Michel: Blijf positief en blijf geloof houden in je doel. Denk in mogelijkheden, creëer focus, werk van resultaat naar resultaat en maak het werk behapbaar. En bovenal: maak plezier en heb het lef om dingen te doen die nog niet eerder zijn gedaan.

Jacqueline: Het is uiteindelijk een verandertraject en dat is en blijft mensenwerk. Elkaar opzoeken en vertellen hoe het echt gaat, daarin zit voor mij de crux. Van ‘nee’ naar ‘ja, en …’. En het doel voor ogen houden: we gaan de informatiehuishouding met z’n allen zodanig verbeteren dat iedereen, binnen en buiten de overheid, daar veel aan heeft. Daar zijn we ambtenaren voor, dienend aan het publieke belang.


Jacqueline Rutjens
Programmadirecteur RDDI

Michel Weber
Programmamanager bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW)

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>