, 15 mei 2019

Heeft de Archiefwet wel bestaansrecht?

image for Heeft de Archiefwet wel bestaansrecht? image Opinie

In het verleden is wel eens de optie genoemd om een informatiewet in het leven te roepen, waarbij minder de nadruk zou liggen op het ‘archief’, maar op de brede context van informatie. Als een gemiddelde bestuurder of directeur de term ’archiefwet’ hoort, dan wordt niet gedacht aan het informatiebeheer in de brede zijn van het woord. Negen van de tien keer wordt dan gedacht aan de archiefinstelling en toegankelijkheid van ‘oude archieven’.

In het verleden is wel eens de optie genoemd om een informatiewet in het leven te roepen, waarbij minder de nadruk zou liggen op het ‘archief’, maar op de brede context van informatie. Als een gemiddelde bestuurder of directeur de term ’archiefwet’ hoort, dan wordt niet gedacht aan het informatiebeheer in de brede zijn van het woord. Negen van de tien keer wordt dan gedacht aan de archiefinstelling en toegankelijkheid van ‘oude archieven’.

Dat leidt enorm af van de ‘bedoeling’ van de wet, namelijk het verstrekken van bruikbare informatie; zowel nu als op een later moment. Informatie is een grondstof en ‘product’ van een moderne bureaucratie, geen bijproduct.

Tot het tegendeel bewezen is, kunnen we vaststellen dat geen één overheidsorganisatie zich houdt aan de eisen uit de archiefwet en daarmee wordt dus dagelijks deze wet overtreden.

Als we ons er toch niet aan houden, wat is dan de functie van de wet? Kan de Archiefwet dan niet beter te komen vervallen?

Voldoet de huidige wet nog?
Is het ‘in goede geordende en toegankelijke staat’ hebben iets dat je in een wet wil hebben, of is het niet per definitie logisch dat je als (semi-)overheidsorganisatie in control wilt zijn. En zijner andere controlemechanismen zijn die hierop zouden moeten sturen? Een vergelijkbare vraag kan je stellen ten aanzien van openbaarheid. Is de Archiefwet nog wel nodig als de Wet Open Overheid wordt vastgesteld? Hierbij wordt actief gestuurd op het digitaal beschikbaar stellen van overheidsinformatie, waarbij de gedachte is om niet tien of twintig jaar te wachten. Ook de wijziging van de overbrengingstermijn van vijftig naar twintig jaar heeft niet het effect gehad dat alle overheidsorganisaties daar actief op zijn gaan sturen. De gevolgen van die verkorting ten spijt wordt ook weinig ondernomen om de inrichting van de informatievoorziening zo te maken dat werd voldaan aan de Wet bescherming Persoonsgegevens. Raadplegen van eerder openbaar materiaal, daar mogen de archiefdienstverleners nu ‘naast gaan zitten’. Dat wordt met 10 jaar nog erger. En de Wet op de Privacy lijkt de ernst van digitaal integraal openbaar ook nog een risico op forse boetes te bevatten. En ook gedoe met de auteurswet, veel euro’s investeren in digitaliseren om vervolgens toch niet openbaar te mogen publiceren. In plaats van ‘redesign’ van de informatievoorziening zetten we archieven op ‘zwart’.

Veranderde wereld
Moet je in het digitale tijdperk überhaupt nog spreken van ‘overbrenging’? Zou je niet veel meer moet moeten stimuleren dat overheidsorganisaties verantwoordelijk moeten zijn en blijven voor hun eigen data en deze middels linked/open data openbaar moeten maken en daarmee een ‘digitale toegang’ zouden kunnen gaan vormen, inclusief duurzame houdbaarheid op lange termijn? Aan overbrenging kleven nadelen als ‘doubleren’, informatie-en metadata verlies, ten nadele van de toegang en bruikbaarheid in de toekomst.

In 1962 was de gedachte om archieven bij de ‘archivaris’ onder te brengen efficiënt. 60 jaar later blijkt de effectiviteit, toezicht ten spijt, beperkt. Ook de systeembenadering, die met de inzet van techniek steeds omvangrijker wordt, lijkt minder te werken dan gehoopt, net als ‘registratie’ bij de bron in dms’en die maar niet breed in gebruik kunnen worden genomen. Dergelijke werkwijzen en instructies lijken de plank veelal mis te slaan. Redesign ‘archive is, as is’: leiderschap, nemen van verantwoordelijkheid alsmede informatiebeheer bij de bron en functionaliteit realiseren biedt met forse inzet van techniek zijn hierbij de ingrediënten.

Waardering en selectie
Een ander aspect betreft de ‘waardering en selectie’. Je hoeft niet per se de archiefwet te hebben om een selectielijst op te stellen. 90% van die selectiecriteria komen uit vigerende wetgeving, wij passen die slechts toe. Anders gezegd in heel veel wetten staan al eisen ten aanzien van vernietigingstermijnen of over te bewaren data. Je zou dus per definitie al een overzicht moeten willen hebben van alle diverse eisen en hierop integraal in de bedrijfsvoering willen sturen.

Ook de Wet Hergebruik Overheidsinformatie is gewoon van toepassing op archiefinstellingen. Kortom voor hergebruik heb je geen Archiefwet nodig. Als je dan al de Archiefwet zou handhaven is het de vraag of die zou moeten gelden voor alle organisaties in Nederland, zoals bijvoorbeeld de AVG ook van toepassing is op alle organisaties? En als dat misschien net iets te ver is voor nu, zou het niet minimaal moeten gelden voor alle organisaties met een maatschappelijk doel? En dus niet alleen de ‘rechtspersonen die krachtens publiekrecht is ingesteld’ of ‘een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed’.

En als we toch met wijzigingen bezig zijn, waarom moet in de wet staan dat de rijksarchivaris in het bezit moet zijn van een diploma archivistiek? Er zijn vele andere, en wellicht belangrijker functies in het openbaar bestuur, waarvoor niet in ‘een’ wet is vastgelegd welk diploma behaald moet zijn. En als daar al sprake van is, dan geldt in veel van die gevallen een onderhoudsplicht op die kennis en een deugdelijk systeem van certificering.

Een zelfde opmerking is te maken over de eis tot aanstellen van voldoende deskundig personeel. Wat is de kracht van dit alles als we onverlet aanstelling van deskundig personeel, toch nergens voldoen aan de Archiefwet. Het gaat meer over het ‘vermogen’ om in control te zijn. Dan zijn naast vakkennis meer competenties en vaardigheden noodzakelijk. Kortom, of een kandidaat geschikt is, is toch niet uitsluitend afhankelijk van een bepaald diploma? Zeker niet anno nu!

Terugkomend op de kop van dit artikel, is de oprecht de vraag of de Archiefwet wel bestaansrecht heeft. Zouden we niet veel meer moeten investeren in een goede information governance?

 

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>