1 mei 2011

Heerde Digs It

image for Heerde Digs It image

De campagne werd opgezet omtrent een vrouwspersoon: Digit genaamd. Digit moest vernieuwing en elan uitstralen, gebruik maken van simpele teksten in een vriendelijke en uitdagende toonzetting, die tot denken aan zou zetten. Alleen Digit was al vernieuwend voor de huidige organisatie die van oudsher niet echt gewend is outside the box te denken. In de campagne kwamen alle afgesproken communicatieaspecten aan bod: het informeren, het creëren van draagvlak en het beïnvloeden van gedrag.

De campagne werd opgezet omtrent een vrouwspersoon: Digit genaamd. Digit moest vernieuwing en elan uitstralen, gebruik maken van simpele teksten in een vriendelijke en uitdagende toonzetting, die tot denken aan zou zetten. Alleen Digit was al vernieuwend voor de huidige organisatie die van oudsher niet echt gewend is outside the box te denken. In de campagne kwamen alle afgesproken communicatieaspecten aan bod: het informeren, het creëren van draagvlak en het beïnvloeden van gedrag. Daarvoor werden reeds bestaande communicatiemiddelen als e-mail, infomail, MT-overleg, TC-overleg enzovoorts gebruikt. Maar ook intranet en Hyves werden niet vergeten. Als campagnemiddelen werden posters, gadgets en een digitale hangplek ingezet.

De campagne
Er was een denktank, een goed samenwerkend team, dat steeds weer met nieuwe ideeën en invalshoeken op de proppen kwam. Het regelmatige creatieve overleg is altijd constructief geweest. De campagne was bestemd voor elk project waarin digitalisering een rol speelde. Een dergelijk project bleef de verantwoordelijkheid van de projectleider, waarbij de campagne voor hem of haar een extra instrument was om het project succesvol te maken. Als een projectleider de campagne ‘vergat’, dan zorgde de campagneleider er wel voor de informatie op te vragen, zodat een aanbod op maat kon worden gemaakt. De meeste projectleiders waren enthousiast en maakten dan ook gebruik van het aanbod voor ondersteuning en het organiseren van bijeenkomsten.
Maar alleen met een denktank kan geen campagne worden opgezet. Je hebt ook mensen nodig die daadwerkelijk aan de slag gaan. Dat waren de mensen in het promotieteam. Halverwege het jaar was er een promotieteam geïnstalleerd, waar de campagneleider behoorlijk wat energie is moest steken. Dit was dan ook een taak naast de normale werkzaamheden. De dragers van de campagne zouden de leden van het managementteam moeten zijn. Vele, economisch financiële zaken die prioriteit eisten van het managementteam strooiden in de loop van het jaar roet in het communicatieve eten. Het is vooral te danken geweest aan de campagneleider (projectleider) met ondersteuning van de projectsecretaris en de tekstschrijver dat de campagne een goed resultaat heeft behaald. De campagneleider heeft naar eigen zeggen ook veel geleerd van dit voor haar nieuwe project. Strak sturen en strakke afspraken maken is zonder meer cruciaal en kritiek is iets wat het spreekwoord ‘hoge bomen vangen veel wind’ duidelijk maakt. In een communicatietraject val je per definitie op en kun je Hollandse kritiek niet ontwijken. Het is natuurlijk ook niet gemakkelijk om concreet aan te geven wat de waarde is van een communicatietraject om een project van dienst te zijn. Een vergelijk is niet eenvoudig mogelijk, omdat een parallel traject nogal prijzig zal zijn.

Sterke drank
Maar van kritiek, zolang die constructief is, word je alleen maar sterker, stelt ook de campagneleider. De digitaliseringsprojecten hebben er in ieder geval voordeel aan gehad. De gemeente Heerde heeft een beperkte omvang en Digit was toch wel een bijzondere aangelegenheid. Het werd beschouwd als een sterke drank met voor Heerdense begrippen een heftige actie. Of het echt nodig was werd soms betwijfeld, maar dat het lekker was en zaken in beweging bracht, dat was zeker. Abstracte en soms enge digitaliseringsprojecten werden dragelijk gemaakt en werden onderwerp van gesprek op verschillende momenten en plaatsen. Natuurlijk werd de één er neerslachtig van (veranderen kan pijn doen), maar velen werden zelfs vrolijk, wat bleek uit digitale en schriftelijke reacties.
De Digit special, een speciale uitgave voor specifieke projecten, heeft gewerkt door de samenhang tussen de digitaliseringsprojecten weer te geven. Daarbij was Digit nieuw, fris en uitdagend, wat een uitdaging bleek voor vele medewerkers in de gemeentelijke organisatie. Interessant waren de reacties op Digit. Wat iedereen al dacht bleek ook tijdens de campagne. Er was echt sprake van twee cultuurstromingen in de organisatie. De ene stroom, die zich toonde als voor- of meeloper en de andere stroom, die gekenschetst kan worden als ‘doe nou maar gewoon en laten we maar aan de slag gaan’.

Succes!
‘Heerde Digs It’ is echt succesvol geweest als bliksemafleider. De meeste projecten zijn goed op dreef, afgerond en soms al ingevoerd. Digit heeft ervoor gezorgd dat men daadwerkelijk en zonder veel gemor is gaan werken met die digitaliseringsprojecten! Een duidelijk bewijs werd geleverd tijdens de kerstborrel, waar Digit op de korrel werd genomen, zonder een kwaad woord over de ingevoerde projecten.
De communicatiecampagne heeft het hele gemeentelijke ambtenarenapparaat kennis laten nemen en accepteren van de invoer van diverse digitaliseringszaken, zoals de uitbesteding van de salarisadministratie, het nieuwe documentmanagementsysteem Verseon met digitale verwerking van facturen, de digitale agenda op het intranet, Squit XO en de omgevingsvergunning, een digitale competentiescan, de internetkassa, de e-formulieren, de BAG en GEO-applicatie, de upgrade van Domino Notes, de Wet kenbaarheid publieke bekendmakingen, Time Tell, pilots voor het WMO-loket en P&O. Digit heeft het veranderingstraject vergemakkelijkt en daarmee de acceptatie van invoer zeker versneld.

Afscheid
De denktank heeft het gevoel dat Digit zich nog verder had kunnen ontwikkelen en eigenlijk niet volledig tot bloei is kunnen komen. De tijd zit echter niet mee, de organisatie moet haar broekriem nog strakker aantrekken en daar past Digit niet meer in. Daarbij is het ook in het kader van de eH2O-samenwerking (Hattem, Oldebroek en Heerde) beter om een gezamenlijk communicatietraject in te gaan. Digit is inmiddels té Heerdens om haar ook voor anderen in te zetten. Hoeveel culturen zou ze dan wel niet moeten overbruggen?

Digit

Gelukkig was er een communicatiebudget en kon ‘Heerde Digs It’ uitgevoerd worden met beperkt geld. Achteraf geredeneerd zou een communicatieproject als dit eigenlijk wat meer budget nodig hebben, maar budget in tijden van economische neergang is moeilijk te verkrijgen. Jammer is het natuurlijk dat het zeer moeilijk is om de waarde van een communicatietraject concreet uit te drukken in geld. Een complexe aangelegenheid als digitalisering, die iedereen raakt, is zeker gebaat bij een goede communicatieve ondersteuning.
Digit heeft op haar eigen wijze, fris en lekker, waardig afscheid genomen en haar taken overgedragen aan eH2O. De communicatie over de digitaliseringsprojecten eH2O worden nu gevoerd vanuit het programmabureau dat maandelijks een nieuwsbrief hierover uitgeeft.
Voor projectleider Jeanine van den Berg heeft het campagneproject duidelijk gemaakt dat doelen niet altijd, dus ook hier niet, via een makkelijke weg bereikt worden, maar voor haar geldt één ding: “Het doel is wel bereikt!”.