1 mei 2009

Heerde Digs It!

image for Heerde Digs It! image

Ook de gemeente Heerde moet met minstens zestig digitaliseringstrajecten een behoorlijk ambitieuze weg bewandelen. Wetende dat communicatie daarvoor een cruciaal instrument is, is een interne projectleider aangezocht die dat traject op eigen wijze vormgeeft. Als die zestig projecten zonder goede communicatie in de organisatie zouden worden gedropt, maak je het ambtelijk apparaat gek. De zestig projecten hebben vaak een onderling verband, waardoor je er ook niet zomaar één tussenuit zou kunnen schrappen.

Ook de gemeente Heerde moet met minstens zestig digitaliseringstrajecten een behoorlijk ambitieuze weg bewandelen. Wetende dat communicatie daarvoor een cruciaal instrument is, is een interne projectleider aangezocht die dat traject op eigen wijze vormgeeft. Als die zestig projecten zonder goede communicatie in de organisatie zouden worden gedropt, maak je het ambtelijk apparaat gek. De zestig projecten hebben vaak een onderling verband, waardoor je er ook niet zomaar één tussenuit zou kunnen schrappen.

De doelstelling die de projectleider mee heeft gekregen van het Management Team is: “Maak via een campagne de samenhang tussen de digitaliseringprojecten zichtbaar. Creëer FUN. Maak het geen technisch kunstje, maar een verandering in werk en beleving.”  

Figuur 1
Communiceren met Digit in Heerde.

Campagne
Een mooie opdracht, die de projectleider startte met het formeren van een groep enthousiastelingen en een brainstormsessie. Al heel snel verscheen in december een Plan van Aanpak met daarin de beschrijving van de campagne.

De campagne moet gaan voldoen aan de volgende karakteristieken:

  1. Doelgroepen worden onderscheiden, waar de (marketing)-  strategie op wordt afgestemd. In dit geval digibeten, enthousiastelingen (digi@depten), voorlopers en volgers.
  2. Een professionele campagneorganisatie, gekenmerkt door één lijsttrekker met één of enkele centrale thema’s. De organisatie maakt gebruik van in de reclame en marketing ontwikkelde communicatietechnieken, veelal gebaseerd op onderzoek, en van advisering door communicatiedeskundigen.

Wat er precies moet gebeuren tijdens een campagne is soms moeilijk aan te geven. De ene keer is meer reclame over de inhoud nodig, de andere keer een specifieke training voor een doelgroep. Het campagneteam moet daarbij een flexibele houding hebben, zodat kan worden ingespeeld op de ontwikkelingen van dat moment.
Ook dient er met enige voorzichtigheid gemanoeuvreerd te worden, zodat niet met een overdaad aan enthousiasme teveel voor de muziek wordt uitgelopen. De doelgroepen moeten niet het gevoel krijgen gestuurd te worden in denken en handelen. Dat zou funest zijn voor een goede implementatie.

Digit
Het is de bedoeling de doelgroepen opbouwend te prikkelen aan de hand van bijvoorbeeld posters. Uit de brainstormsessie kwam in ieder geval naar voren dat er gebruik gemaakt moet worden van een virtueel en verleidelijk persoon. Er werd gekozen in een opzet rondom een vrouwspersoon; zij zal spreekbuis zijn, zich verkiesbaar stellen, uitspraken doen en een campagneteam zoeken.

Digits droom
“Ik wil graag digitaal worden! Nu ben ik getekend en dat vind ik niet meer van deze tijd.  Hiervoor ga ik op onderzoek langs allerlei digitaliseringsprojecten om te kijken of die mij kunnen helpen mijn droom te verwezenlijken.”

De projectleider heeft aan een communicatiebedrijf de opdracht verstrekt om een dergelijk persoon te ontwerpen. Voor de naam kwam het team met Digit. De organisatie moet geleidelijk (en verleidelijk) kennis maken met Digit. Het ontwerpbureau kreeg dan ook eerst opdracht een silhouet van Digit uit te beelden. De organisatie mag natuurlijk niet iets opgedrongen krijgen, maar moet nieuwsgierig zijn naar “Wat speelt er nu weer?”, “What’s in it for me?”.
Ondertussen kwam de projectgroep min of meer regelmatig bij elkaar om het resultaat van Digit te bespreken en ideeën te berde te brengen om het digitaliseringtraject verder onder de aandacht te brengen; een promotie slogan, de laatste fysieke dag, digitale buttons voor de voorlopers enzovoorts.
Digit zag als postersilhouet begin dit jaar het daglicht met de groet “Hoi”. Blijkbaar succesvol, want het gonsde op de gang en alternatieve posters en krabbels verschenen.

Verder promotie
Digit zag het licht met “Hoi”. En nu verder. Een tweede poster verscheen een paar weken later. Digit bleek jong, leergierig, enthousiast, mooi en verleidelijk. Ze staat open voor nieuwe dingen, ontwikkelt zich, zal spreekbuis zijn en … heeft een droom (zie kader).
Het campagneteam is aan de slag gegaan met een flitsende presentatie voor verdere promotie met als doel om een promotieteam te formeren; dus op zoek naar enthousiastelingen, de voortrekkers. Voor de komende maanden, tot ver na de vakanties, heeft Digit haar agenda vol. Het MT fungeert als drager van het communicatietraject.
Ook de interne Infomail maakt promotie voor Digit. Digit vraagt daarin om collega’s die het leuk vinden samen te werken in een promotieteam. Gewoon, een stelletje collega’s die nieuwsgierig zijn naar digitalisering op de eigen en andere afdelingen. Collega’s die een beetje avontuurlijk zijn ingesteld en graag mee willen praten over manieren om het werken steeds leuker en digitaal aantrekkelijker te maken. 
Uiteraard heeft Digit een eigen e-mailadres.

Digit is alleen voor de interne communicatie, al wordt er natuurlijk ook extern gecommuniceerd, bijvoorbeeld als de paternosterkast op Marktplaats aangeboden wordt!

Hoe het verder met Digit afloopt, zult u later in het jaar in Od lezen.

 

h.van.rijn@heerde.nl