Bij het systematiseren van hun vakgebied ontwierpen drie beroemde Nederlandse archivarissen aan het einde van de negentiende eeuw in de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven allerlei concepten die nog steeds van waarde blijken bij het beschrijven van archiefmateriaal. En wat blijkt, die Handleiding was zo gek nog niet.
Een van die concepten is de groepering van archiefstukken bepaald door de actor die ze rondom een bepaalde taak bijeen heeft gebracht. En binnen dat fonds zijn series te onderscheiden. Het is belangrijk om vast te stellen dat dit soort inzichten niet zijn verzonnen, ze zijn geobserveerd. Door gestructureerd naar het materiaal te kijken, zijn de schrijvers van de Handleiding tot de conclusie gekomen dat deze concepten zich bij de (correcte) vorming van het archief haast vanzelf voordoen. Het enige dat zij hebben gedaan bij de systematisering van hun vakgebied is deze concepten onderscheiden en benoemen.
Als de gebruiker van het archiefmateriaal helpt die conceptualisering me op twee manieren. Om het archiefstuk te vinden schat ik in tot welke taak van welke organisatie mijn onderwerp zou kunnen behoren. Daardoor weet ik van welke organisatie ik het archief moet proberen te vinden. In de praktijk heb ik daarvoor al veel gelezen en basiskennis opgedaan over mijn onderwerp. De tweede manier waarop de conceptualisering mij helpt is dat als ik een archiefstuk heb gevonden ik beter kan bepalen wat daarvan de betekenis en de betrouwbaarheid zijn. Waarom is dat archiefstuk op deze plek in het archief terechtgekomen?
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 22: De gebruiker centraal. Lees hier verder
