Tekst André Plat
André Plat is redactielid Od
Het waarom van duurzame toegankelijkheid is voor informatieprofessionals helder. De informatieprofessional werkzaam in een stafafdeling, ondergebracht bij bedrijfsvoering, doet zorgvuldig en goed werk. Het heeft toegevoegde waarde in de routing van de post, wat feitelijk logistiek is. Het informatiebeheer speelt veelal een marginale rol binnen organisaties. De mensen in de organisatie regelen de informatieopslag en ook het kunnen terug vinden. Dat kent wisselende successen met als resultaat dat de kernactiviteiten beschikbaar, vindbaar, houdbaar en tijdig vernietigd niet plaatsvinden.
Het in de staf organiseren van duurzame toegankelijkheid komt voor uit de jaren zestig en zeventig. De informatie-explosie op papier (A-4 documenten) rezen de pan uit. Registratie werd geoptimaliseerd. Met de digitalisering is dat meegegroeid en uitgedijd tot wat we nu hebben.
Het archief van de kantoorwerkers is amorf. Het is eigenlijk stuk. De informatieprofessional doet zijn of haar best, volledigheid is een uitdaging. De kantoorwerkers beheren zelf in allerlei systemen en het werk vind veelal plaats in weer andere systemen. Zoeken, vinden, beschikbaarheid lukken individueel al niet altijd, collegiaal als team of breder organisatie of ten behoeve van afnemers buiten is het ‘hopeloos’. Kantoorwerkers praten hier nauwelijks met elkaar over, net als de systemen die ze gebruiken (koppelen) om over de (digitale) vaardigheid om die spullenboel te gebruiken en kwetsbaarheden maar te zwijgen.
Archivering by design. Meerdere ‘scans’ zijn gedaan, hoewel een overall analyse nog niet is gepubliceerd door het Nationaal Archief, kan gesteld worden dat het meevalt en… dat de effectiviteit en efficiency te wensen overlaat. Veel inspanning en geld lijkt vermorst te worden.
We moeten terug naar de tekentafel. Radicale besluiten durven nemen. De richting is verouderd. Over het wat is, hoewel onvolledig, geen misverstand. De inrichting mankeert en onze verrichtingen dragen nauwelijks bij. Hoeveel mooi gevormde dossiers staan er niet ongebruikt in onze kasten? Hoeveel registraties zonder enige toegevoegde waarde voor de inwoners, ondernemers, bestuurders en kantoorwerkers? Kortom het hoe, waar, voor wie, van wie en door wie is hopeloos verouderd.
Hoe het ook kan? Volgens mij geen wicked problem.
De richting:
– Openbaarheid is nu: niet na 10 of 20 jaar. Privacy en persoonsgegevens vragen een intelligenter rechtenstelsel in onze systemen.
– Werk in uitvoering optimaal ondersteunen: ontstaffen die boel. Wie werkt die laat sporen na en is verantwoordelijk voor deugdelijk beheer: toegankelijk, duurzaam en juist en tijdig vernietigd
– We werken samen als inwoner/ondernemer met individuele en groepswallets (overheidszorgdragers beheren ook zo’n wallet, net als bedrijven ihkv good governance). Ieder draagt verantwoordelijkheid.
– We streven naar enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik
– Techniek ondersteunt, faciliteert en wordt maximaal ingezet. Net als netwerken voor wegen op de weg en spoor zorgt de overheid voor die benodigde minimale infrastructuur
De inrichting:
Bestuursinformatie in vergadersystemen, ons werk in taaksystemen, samenwerkingsruimten in office systemen, etcetera. Systemen beheren informatie, relevante informatie is publiek toegankelijk (mijn overheid wordt ‘onze wallet’) en gaan als gestold naar een pre-depot. Vereiste is dat te vernietigen ‘goedkoop’ wordt geplaatst en te bewaren in (commerciele) eDepots. Managers zijn integraal verantwoordelijk voor informatiebeheer. Informatieprofessionals regisseren, adviseren en zien toe op kwaliteitsrapportages van de managers. Hierbij worden ook stakeholders als inwoners/ondernemers en bijvoorbeeld journalisten betrokken.
De verrichtingen:
We gaan radicaal stoppen met werk dat onnodig is of elders ook al gebeurt. We gaan organiseren en ‘laten’ beheren, faciliteren en toezicht houden dat dit binnen 5 jaar radicaal anders, en vooral veel beter gaat. En daarna gaan we integreren in het kantoorwerk en leuke dingen doen voor de mensen in Nederland.
We gaan informatie op orde brengen, openbaarheid versterken en desgevraagd Wilders helpen de ambtenarij te halveren.
