2 februari 2017

Herijking kwalificatieprofielen informatiebeheer

image for Herijking kwalificatieprofielen informatiebeheer image

Inmiddels zijn we er wel van doordrongen dat IV-professionals1 in een digitale werkomgeving minder uitvoerend bezig zullen zijn en zich meer moeten richten op het optimaliseren van een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding. Digitalisering van de samenleving en de vernetwerking van de overheidsprocessen zelf stelt andere eisen aan de digitale informatiehuishouding in termen van organisatie, middelen, verantwoordelijkheden, beschikbaarheid en beheerbaarheid.

Inmiddels zijn we er wel van doordrongen dat IV-professionals1 in een digitale werkomgeving minder uitvoerend bezig zullen zijn en zich meer moeten richten op het optimaliseren van een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding. Digitalisering van de samenleving en de vernetwerking van de overheidsprocessen zelf stelt andere eisen aan de digitale informatiehuishouding in termen van organisatie, middelen, verantwoordelijkheden, beschikbaarheid en beheerbaarheid. Deze ontwikkelingen vragen ook om een herijking van wat er in de nabije toekomst aan kennis, kunde en vaardigheden van de IV-professionals nodig is.

Welke de ontwikkelingen beïnvloeden het informatiebeheer?
De digitale samenleving vernetwerkt en de manier waarop dit zich organiseert, verandert continu: minder verticaal georganiseerd en meer op basis van horizontale werk relaties in al dan niet geïnstitutionaliseerde ketenprocessen. De interactieve overheid is veel meer ‘in het veld’ te vinden, met als gevolg dat communicatie en relatiemanagement in belang toenemen. De koers naar de transparante open overheid is onomkeerbaar gezet, maar de praktische oplossingen kennen nog complexe vraagstukken. Denk aan duurzaam toegankelijke archivering van e-mail, websites en uitingen op social media.

De bedrijfsvoering van overheid als geheel transformeert van een stelsel van individuele overheidsorganisaties met een eigen bedrijfsvoering en IV/ICT structuren naar ‘concerns,’ ondersteund door shared service organisaties (SSO’s). Het primaire doel is efficiencyverbetering en flexibilisering van de overheid wat zich onder meer uit in een meer generieke informatie-infrastructuur. Met de introductie van het nieuwe werken gaan medewerkers meer en meer tijd- en plaats-onafhankelijker werken, met als gevolg: er zijn meerdere plekken waar de medewerker gebruik maakt of wil maken van de ondersteunende I-diensten: thuis, op de standplaats of werkend onderweg. Dat stelt hogere eisen aan de bereikbaarheid van informatie, evenals aan de beveiliging en dan op een manier dat de medewerker daar geen last van heeft en er minimaal werk aan heeft. Die toegang tot informatie moet binnen en buiten de organisatie gewaarborgd zijn en de ICT- voorzieningen maken dat steeds beter mogelijk.

Naast de hiervoor genoemde ontwikkelingen stelt ook de door- en uitstroom van medewerkers nieuwe eisen aan het informatie- en kennismanagement: het onderkennen, geordend verzamelen, vastleggen, toegankelijk houden en overdragen van kennis. Kennis van en over de samenleving, de overheidsinterventies op gebied van beleid, uitvoering en toezicht, het ambacht in de beleidsketen, alsmede het institutioneel geheugen (bedrijfsvoering) van de organisatie. Informatieoverdracht dient naar deze objecten van kennis georganiseerd te zijn. Het vormt de medewerkers daarmee niet alleen in noodzakelijke kennis en informatie voor het uitvoeren van het werk, maar het vormt hen ook in hun vak en hun attitude als overheidsdienaren.

Meewerken aan eisen, die op basis van bijvoorbeeld de Archiefwet, WOB, WBP en VIR gelden, wordt meer onderdeel van de ambtelijke professionaliteit. Een zaak van ‘onbewust onbekwaam’ van medewerkers nu, ‘bewust onbekwaam’ in 2019 en ‘beginnend bekwaam’ in 2021. Als wederdienst aan de medewerker geldt dat opslag van informatie – die door ‘bekwamen’ als relevant zijn herkend – eenvoudig moet zijn: geautomatiseerd of met een druk op de knop, zonder invulschermpjes.

Dit alles vraagt om het anders organiseren van een duurzame informatiehuishouding in termen van bereikbaar, volledig, betrouwbaar en herbruikbaar. Samenhangende integratie van sociale media en andere elektronische hulpmiddelen in de informatiehuishouding is noodzakelijk.
Het I-instrumentarium moet helpen om de bereikbaarheid te borgen, contact te houden, de samenwerking te bedienen en te garanderen dat er gedocumenteerde transparantie is van ons handelen.

Wat zijn de gevolgen van deze ontwikkelingen?
De functie informatiebeheer opereert in deze bijzondere omgeving, met de hiervoor genoemde veranderingen die te maken hebben met de digitalisering en de professionalisering van de overheid als geheel. De verwerking van digitale informatie tot grondstof voor de vele belangen die het dient, is een steeds groter en complexer karwei. Nieuwe technieken bieden mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken, waardoor gebruikers met zelfserviceconcepten beter worden bediend. Dat is geen eenvoudige opgave, maar de mogelijkheid voor gebruikers (in- en extern) om processen zelf op te starten, zelf de eigen gegevens te wijzigen en zelf de juiste informatie te vinden, zal de binding met het doel versterken.

We moeten voorwaarden creëren voor een optimale digitale werkomgeving die:

  • de professional tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk laat beschikken over betekenisvolle informatie voor de uitvoering van de dagelijkse activiteiten; 
  • toegevoegde waarde biedt voor de gebruikers bij en in de uitvoering van processen; 
  • structuur geeft aan het werken, maar ook professionele ruimte biedt voor kenniswerkers om daar keuzes in te maken; 
  • flexibel aanpasbaar is aan maatschappelijke, politiekbestuurlijke en/of organisatorische veranderingen; 
  • toekomstbestendig is en de duurzame toegankelijkheid van informatie borgt voor zo lang als nodig; en die 
  • beheer- en beheersbaar is. 

Dat vraagt een andere kijk op de functionele inrichting van de werkprocessen, de onderliggende informatievoorziening, de technische inrichting van de werkplek en de professionele ondersteuning. De IV-processen zullen meer op elkaar afgestemd moeten zijn, zowel naar de inhoudelijke thema’s als naar de tijdigheid, kwaliteit en verwevenheid waarmee IV-producten en diensten worden opgeleverd. Het borgen van aansluiting op en de herkenbaarheid vanuit de primaire processen is hierbij cruciaal. Evident dat het van wezenlijk belang is inzicht te krijgen in de klantbehoeften (in- en extern), de bedrijfsprocessen en onderliggende informatiestromen en de kwaliteitsindicatoren in termen van bereikbaar, beschikbaar en (her)bruikbaar.

Voortdurend zullen, in een goed georganiseerde PDCA-cyclus, de voor informatieopslag te hanteren structuren, kwaliteitsindicatoren, toegangsrechten en selectiecriteria afgestemd moeten worden met proces- en informatie-eigenaren. De uitdaging is om de organisatie te ondersteunen bij het realiseren van nieuwe (IV-)producten en diensten, rekening houdend met bredere belangen als schaalvoordeel, efficiency, standaardisatie, risicomanagement en bundeling van expertise als ook de rijksbrede beleidslijnen in het I-domein. Dat betekent: kennis hebben wat de IV-en ICT mogelijkheden en beperkingen zijn, uitvoerbare kaders kunnen stellen, mee kunnen denken in het (her)ontwerp van processen en medewerkers op kunnen leiden en begeleiden.

Oplossingen komen hiermee voorhanden om de duurzame toegankelijkheid van informatie te borgen met als aanknopingspunt het managen van informatie bij ontvangst of creatie: dynamisch in samenhang gestructureerd en opgeslagen, proactief gedeeld, bereikbaar en (her)bruikbaar. Concepten als ‘proces- en informatiegericht’, ‘zaakgericht’ en ‘contextgeoriënteerde werkplek’ zullen de komende jaren hierbij meer en meer de boventoon voeren. Dat maakt dat de informatiehuishouding meer wordt ervaren als ‘vraaggestuurd’ en minder als ‘aanbodgedreven’.

De stip op de horizon is een volledig digitale werkomgeving waar de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding aan de bron is georganiseerd. Een werkomgeving die de werkprocessen van de organisatie optimaal ondersteunt en het (geautomatiseerd) beheren van informatieobjecten tijdens de gehele levenscyclus vanaf het eerste ontstaan tot aan de definitieve verwijdering mogelijk maakt. Vanuit gebruikersperspectief is het digitaal geheugen herkenbaar op de ‘gebruikersinterface’ van de gebruiker: actuele processtatus(sen), dossiers en informatieobjecten die 24/7 beschikbaar zijn.

Het gevolg is dat een belangrijk deel van de traditionele beheertaken hierbij door de bekwame medewerkers – al dan niet onbewust – zelf worden uitgevoerd; zij zijn dus veel meer ‘in charge’ en die situatie vergt meer integrale informatievaardigheden bij de eindgebruiker, onder andere het juist en bewust toepassen van de eisen rond (her)gebruik en of de beperking daarop.

IV-professionals zullen zich dus minder moeten richten op de uitvoering en zich moeten focussen op het optimaliseren van de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding. Deze meerwaarde wordt zichtbaar door, in de taal van de afnemer, proactief met kennis van zaken en meedenkende attitude het gesprek aan te gaan over onder andere de bedrijfsprocessen, kwaliteitsmanagement, metagegevensmanagement en vraaggerichte product- en beleidsontwikkeling. Door als IV-professional herkenbaar te verschuiven naar informatie- en kennismanager, met ‘blijven leren’ als lijfspreuk, komen we meer in positie. Want linksom of rechtsom: we zullen met minder mensen hoogwaardiger werk in een continue veranderende omgeving moeten doen.

Herijking van de kwalificatieprofielen
De hiervoor beschreven ontwikkelingen vormden de aanzet voor herijking van eisen (kernbeschrijvingen), in termen van kennis, kunde en vaardigheden, waaraan de moderne IV-professional moet voldoen. Dit geheel binnen het format van het Kwaliteitsraamwerk I(V) zoals dat binnen de rijksdienst wordt gehanteerd (zie kader). De profielen beschrijven de essentiële hoofdlijnen van de rol en de eisen rond competenties, opleidingen en kennis. Het zijn geen functiebeschrijvingen. De taken voor een functiebeschrijving worden, afhankelijk van de context van de organisatie en haar taken, van de profielen afgeleid.

Er zijn zeven (concept)kwalificatieprofielen beschreven die uit twee delen bestaan:

  1. de essentiële situaties en benodigde competenties; 
  2. de kwalificatieprofielen met onder andere kernbeschrijvingen van de functie/rol (conform European eCompetence Framework), het opleidingsniveau en aanvullende kenniseisen. 

De profielen zijn generiek van aard en kunnen in het functiegebouw rijk (FGR) voorkomen in de bedrijfs voering, advisering en uitvoering, en betreffen:

  1. management informatievoorziening; 
  2. kwaliteitsmanagement 
  3. recordmanagement 
  4. metagegevensmanagement 
  5. informatiedienstverlening 
  6. informatiecoaching 
  7. recordbeheer 

Korte toelichting op de profielen
Informatiecoaching is voor het rijk een nieuw profiel dat momenteel bij de decentrale overheden zijn opgang doet (provincies, gemeenten en waterschappen). Met de digitalisering van de werkprocessen en het zelfbedieningsconcept ontstaat er meer behoefte aan deze vorm van gebruikersondersteuning. Het profiel metagegevensmanagement vult een (beheer)gat in de organisatie van de informatievoorziening. Het profiel ‘management informatievoorziening’ is vanuit het aanbod (supply) gepositioneerd als tegenhanger van de business (demand, informatiemanagement). Het past beter bij de eerder genoemde ontwikkelingen en bij de verantwoordelijkheden die onze functie heeft. Met het profiel ‘Informatiedienstverlening’ is de rol van de informatiespecialist (BIDOC) in een nieuw, bij de tijd digitaal jasje gestoken. Kwaliteitsmanagement is de laatste nieuwe loot die is toegevoegd aan het domein omdat de kern van de functie informatiebeheer zich richt, dan wel gaat richten op het optimaliseren van de beschikbaarheid en kwaliteit van een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding.

Kwaliteitsraamwerk I(V)
De diversiteit in IV- en ICT-functies is groot. Door de aanwezigheid van internationale (opleidings)standaarden en het zeer dynamische werkveld wijkt de IV-functie af van andere functies. Het rijk heeft daarom, parallel aan de ontwikkeling van het Functiegebouw Rijk (FGR), het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening ontwikkeld, de standaard om zowel verwerving, opleiding, organisatie en het loongebouw van het interne personeel binnen het rijk te uniformeren.
Het aantrekken van interne en externe resources kan langs dit raamwerk verlopen, waardoor de geschiktheid van aan te trekken personeel wordt verhoogd. Met het Kwaliteitsraamwerk I(V) is er dus geen sprake van een verbijzondering van het FGR op dit terrein, maar van een extra hulpmiddel naast het FGR voor de IV-functie.

Het raamwerk biedt een referentiekader voor de professionalisering van, selectie voor én interoperabiliteit en mobiliteit van IV-professionals. Het is een normatief kader, dat direct verwijst naar de IV-kennis en vaardigheden zoals vastgelegd in het EU e-Competence Framework 3.0 (EU-programma e-Skills) waardoor eenduidigheid binnen Nederland en Europa bevorderd wordt. Behalve dat dit de arbeidsmarktpositie van de rijksambtenaren in de IV-functies versterkt en transparant maakt, bevordert dit de mobiliteit op Europees niveau. In Nederland wordt de e-CF in toenemende mate toegepast, zowel in de ICT-sector, als ook in opleidingen. Daarmee wordt de aansluiting tussen het kwaliteitsraamwerk en de bijpassende opleidingen inzichtelijk en versterkt. Het Kwaliteitsraamwerk IV is geen eindproduct. Onder druk van ontwikkelingen binnen het vakgebied en ervaringen met het gebruik van het raamwerk in de praktijk wordt het raamwerk regelmatig verder verbeterd en actueel gehouden. 

Tot slot 

Het mag duidelijk zijn dat door de digitalisering en de vernetwerking van de overheidsprocessen het op orde krijgen van informatiehuishouding in complexiteit meer en meer toeneemt. We zullen in deze dynamiek stappen moeten zetten om op de korte en middellange termijn onze afnemers passende oplossingen te bieden voor de creatie, het gebruik en hergebruik van overheidsinformatie en de borging van de duurzame toegankelijkheid. De traditionele registratieve beheertaken, en de daarmee verbonden kennis, kunde en vaardigheden, zullen in de komende jaren langzaam opdrogen. Ze verdwijnen niet, maar zullen mede door de automatisering en selfserviceconcepten anders worden uitgevoerd.

Daar komen wel andere hoogwaardige taken voor terug die andere kennis, kunde en vaardigheden ons vragen. Met de herijking van de kwalificatieprofielen is hier, de geschetste ontwikkelingen en verwachtingen van nu, op geanticipeerd.

De conceptkwalificatieprofielen worden nu interdepartementaal afgestemd. De verwachting is dat ze begin volgend jaar worden vastgesteld. Dat is een mooi moment om er opnieuw aandacht aan te besteden in Od, dan op de inhoud van de profielen zelf. 

warom@ziggo.nl, Wil Rombout is redactielid van Od


1 Onder andere documentair informatieverzorger, recordbeheerder, recordmanager, adviseur documentmanagement/recordmanagement/informatievoorziening, et cetera.

Bronnen