Het archief van het archief

De vraag hoe goed archivarissen hun eigen archief bijhouden, is een confronterende vraag. Dit soort vragen doet altijd een beetje pijn omdat ze de gebruikelijke situatie omdraaien. Normaal gesproken beoordelen wij als archivarissen en archiefinspecteurs het analoge en digitale informatiebeheer bij ‘onze’ gemeenten, provincies, ministeries en gemeenschappelijke regelingen. Maar bij de nu voorliggende vraag zijn wij opeens zelf als ‘lijdend voorwerp’ onderwerp van onderzoek. Dat is vaak even wennen.

De vraag hoe goed archivarissen hun eigen archief bijhouden, is een confronterende vraag. Dit soort vragen doet altijd een beetje pijn omdat ze de gebruikelijke situatie omdraaien. Normaal gesproken beoordelen wij als archivarissen en archiefinspecteurs het analoge en digitale informatiebeheer bij ‘onze’ gemeenten, provincies, ministeries en gemeenschappelijke regelingen. Maar bij de nu voorliggende vraag zijn wij opeens zelf als ‘lijdend voorwerp’ onderwerp van onderzoek. Dat is vaak even wennen.

Inspectie van ons streekarchivariaat
De enige manier om hiermee goed om te gaan, is door het aanhouden van een strikte scheiding tussen het zakelijke en het persoonlijke. In de voorbije zomer heeft de archiefinstelling waarbij ik als archiefinspecteur werk precies dat geprobeerd. Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV), dat formeel een gemeenschappelijke regeling is en aldus gewoon valt onder de archiefinspectie, heeft zich als instelling laten inspecteren door een ervaren archiefinspecteur van buiten de provincie Gelderland.*

Sinds de inwerkingtreding van het horizontale toezicht eind 2012 zijn toezichtsrapportages over het beheer van de overgebrachte archieven verplicht. Ze zijn bestemd voor de gemeenteraden of algemene besturen, maar nog niet erg ingeburgerd. Voor zover het daarbij gaat om koudwatervrees heeft het SNWV die overwonnen, en ik kan iedereen verzekeren dat het reuze meevalt, zolang je de kritische beschouwingen maar zakelijk en dus niet persoonlijk opvat. Aan de bestuurlijke reactie op het inspectierapport wordt nog gewerkt; beide stukken worden besproken in de bestuursvergadering van december. Maar een tipje van de sluier mag van streekarchivaris Hajo de Roo al wel worden opgelicht.

Ons streekarchivariaat is ruim dertig jaar oud en qua locaties verspreid over de vijf deelnemende gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek. Dat het werken op meerdere vestigingen ons voor extra uitdagingen stelt, mag duidelijk zijn. Sinds de oprichting van het SNWV in 1986 hebben vier archivarissen er de scepter gezwaaid, waarvan de middelste twee zich ook volop hebben beziggehouden met de implementatie van de toen nieuwe Archiefwet 1995, waaronder de verkorting van de overbrengingstermijn.

Geleidelijk aan zijn alle vijf gemeenten bij met hun verplichte overbrengingen, al is er bij sommige uiteraard nog wat meer werk te doen dan bij andere. In alle vestigingen zijn of worden bestaande archiefbewaarplaatsen gerenoveerd of grondig verbouwd, zoals dit jaar in Harderwijk. Ook zijn of worden overal de studiezalen verplaatst vanuit het souterrain naar de begane grond, nabij de entree van de gemeentehuizen. Ten slotte wordt op tal van onderdelen gewerkt aan de overgang van analoge naar digitale vormen van beheer en dienstverlening, maar dit proces is nog lang niet ten volle gerealiseerd.

Aanbeveling over het archief van ons archief
Het SNWV worstelt, zoals uit het voorgaande duidelijk is, al geruime tijd met veel vraagstukken van zeer diverse financiële, personele, beleidsmatige, bouwkundige en digitale aard. De externe archiefinspectie zou daarop onvermijdelijk ingaan, en een lange lijst met aanbevelingen werd in dit verband dan ook verwacht. Van aanvang af heeft het SNWV zo’n lijst echter vooral gezien als hulpmiddel om nog meer grip te krijgen op een goede uitvoering van de vele veranderingen. Daarin zijn wij niet teleurgesteld, en een van de 26 aanbevelingen betreft het archief van ons archief.

Het SNWV is een gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeente, in dit geval Elburg; formeel zijn de medewerkers van het SNWV dan ook in dienst van deze gemeente. Omdat de praktijk altijd weerbarstiger is dan de theorie, heeft dat onder andere tot gevolg gehad dat met name het oudere gedeelte van het archief van ons archief zich op twee plaatsen bevindt, namelijk in het code-archief van de gemeente Elburg en bij het SNWV zelf.

Volgens de archiefinspecteur heeft deze situatie geresulteerd in een onoverzichtelijk en gefragmenteerd archief met het nodige achterstallige onderhoud. Hij wijst er op dat dit het achterhalen van de rechtsgrond van de verkrijging van archieven door de jaren heen bemoeilijkt, mede omdat deze rechtsgrond (zoals schenking, overbrenging of overbrenging met openbaarheidsbeperkingen) niet altijd even zorgvuldig schriftelijk is vastgelegd.

Bovendien geldt voor alle deelnemende gemeenten dat in hun oudere archieven ook stukken betreffende schenkingen kunnen zitten van vóór de totstandkoming van het streekarchivariaat in 1986; dit moet zorgvuldig worden gecontroleerd.

De fragmentatie uit zich ook in het hanteren van één dienstarchief, terwijl er dagelijks wordt gewerkt op vijf locaties. Volledig digitaal werken lijkt daarom vanuit het perspectief van zowel rechtmatigheid als doelmatigheid het enige alternatief. Maar dit is alleen uitvoerbaar indien de medewerkers op die vijf locaties kunnen werken in een en dezelfde digitale omgeving, dus plaatsonafhankelijk. Hiervoor is men mede afhankelijk van de digitale infrastructuur van de vijf gastheergemeenten, en die is helaas voor ons niet eenduidig.

Het werken in – per locatie – verschillende digitale omgevingen heeft als risico dat de onoverzichtelijkheid en fragmentatie van het eigen archief feitelijk groter wordt, zeker als er deels ook nog in papier wordt gewerkt.

Stappenplan
Als oplossing beveelt de archiefinspecteur aan om (zoveel mogelijk digitaal) een recht- en doelmatig archief van en over het archief te realiseren door vijf stappen te zetten:

1. statusverlening van een afzonderlijk archief: maak het SNWV-archief tot een afzonderlijk beheerd afdelingsarchief van de gemeente Elburg, dan wel afzonderlijk organisatiearchief; 
2. technische realisatie van een plaatsonafhankelijke, dus voor de vijf locaties gelijke, digitale werkomgeving (virtualisatie); 
3. opzet en inrichting van een volledig digitaal archief binnen deze digitale werkomgeving, en het beleggen c.q. faciliteren van taken en verantwoordelijkheden voor wat betreft registratie en beheer; in dit verband moet worden bezien of de bestaande applicatie de benodigde functionaliteit levert: een archief van en over het archief kan immers met een betrekkelijk eenvoudige inrichting toe. 
4. centrale opslag en het (laten) verrichten van achterstallig onderhoud aan het gevormde (met name papieren) archief wat betreft waardering en selectie, ordening, materiële verzorging en mogelijke privacybescherming;
5. overwegen van (gedeeltelijke) retrospectieve vervanging van de permanent te bewaren onderdelen van het archief van en over het archief, bijvoorbeeld voor de onderdelen die de rechtsgrond van de overgedragen archieven door de jaren heen documenteren. 

Bij een eerste bespreking van dit stappenplan werd geconstateerd dat sommige onderdelen sneller zijn te realiseren dan andere. Zo was de bewerking van het archief van ons archief medio 2016 al gestart; de technische realisatie van een plaatsonafhankelijke digitale werkomgeving vergt echter beduidend meer tijd vanwege het benodigde overleg met de vijf gemeenten.

Stap voorwaarts
Binnen het SNWV zullen alle 26 aanbevelingen zorgvuldig worden besproken en beoordeeld. Daarbij gaat het dan om, bijvoorbeeld:

• aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling; 
• intensivering van de kwaliteitszorg; 
• versterking van de maatschappelijke en publieksfunctie; 
• invoering van een plan-do-check-act-cyclus; 
• realisatie en autorisatie van de toegankelijkheid in relatie tot de privacybescherming (WPB/AVG). 

Dit zijn stuk voor stuk onderwerpen waarvan de gewenste verbeteringen niet met één druk op de knop kunnen worden gerealiseerd, en dat geldt eigenlijk voor alle aanbevelingen. Maar dat de lijst nu is opgesteld, wordt ervaren als een stap voorwaarts: de combinatie van eigen inbreng en zelf-evaluatie met het oordeel van een neutrale, maar gekwalificeerde buitenstaander biedt duidelijk meerwaarde.

De externe inspectie heeft onze archiefinstelling eigenlijk precies gebracht wat wij ervan hadden gehoopt. Deels hoopten wij te worden bevestigd in de door ons reeds gesignaleerde, historisch gegroeide tekortkomingen, zodat wij met deze extra ‘steun’ de middelen kunnen verwerven om die te kunnen (laten) verbeteren. Deels hadden wij ook gewoon behoefte om ten aanzien van bepaalde vraagstukken nu eens extern te worden getoetst op wettelijke verplichtingen. Het spreekwoord zegt immers dat vreemde ogen dwingen, en dat klopt.

Met deze rapportage op tafel kan de streekarchivaris bij bestuur en zorgdragers gemotiveerd aangeven met welke prioriteit bepaalde problemen moeten worden aangepakt, hoeveel middelen daarvoor moeten worden vrijgemaakt of gereserveerd, en welke besluitvorming daarvoor eventueel is vereist. Dit alles maakt discussies over de kwaliteitszorg van ons deel van het Nederlandse openbaar archiefwezen transparanter, en dat is uiteindelijk in ons aller belang.

floris.joustra@streekarchivariaat.nl, Floris Joustra is sinds 1 september 2015 archiefinspecteur van het SNWV.

Noot

* De externe archiefinspecteur heeft toestemming verleend voor het (omwille van de leesbaarheid) zonder annotatie overnemen van enkele tekstgedeelten uit zijn inspectierapport.