23 maart 2015

Het belang van informatie-governance*

image for Het belang van informatie-governance* image

Omdat IT-projecten vaak ‘ongecontroleerd’ werden uitgevoerd, in de regel te veel kosten en te weinig bijdroegen aan de prestaties van de organisatie is de ICT-governance geïntroduceerd. Dit gevestigde besturingsconcept is sterk gericht op kortetermijnwaarden, met een dominante lijn gericht op de compliance voor het opslaan, distribueren en gebruiken van gegevens en een stevige control op de kosten. Maar er is nog steeds te weinig aandacht voor een samenhangende ontwikkeling van de informatiehouding en -voorziening binnen de organisatie.

Omdat IT-projecten vaak ‘ongecontroleerd’ werden uitgevoerd, in de regel te veel kosten en te weinig bijdroegen aan de prestaties van de organisatie is de ICT-governance geïntroduceerd. Dit gevestigde besturingsconcept is sterk gericht op kortetermijnwaarden, met een dominante lijn gericht op de compliance voor het opslaan, distribueren en gebruiken van gegevens en een stevige control op de kosten. Maar er is nog steeds te weinig aandacht voor een samenhangende ontwikkeling van de informatiehouding en -voorziening binnen de organisatie.

Complex concept
Informatie is een complex concept omdat het een menselijke interpretatie van objectieve feiten en of gegevens is in een wisselende contextuele omgeving. Waar de traditionele informatiehuishouding zich, conform wettelijke vereisten, met name richt op het selectief bewaren of vernietigen van gegevens, biedt de digitale informatiehuishouding vele nieuwe mogelijkheden om informatie te presenteren en te gebruiken:

  • Hergebruik van informatie is makkelijker, maar heeft als gevolg een explosieve groei van digitale informatie.
  • De toenemende toegankelijkheid van gegevensbronnen maakt het makkelijker om deze te combineren tot nieuwe informatie.
  • Er komen nieuwe en meer platforms beschikbaar, zoals sociale media, samenwerkingsruimten en cloud computing waarmee de medewerker informatie makkelijker kan uitwisselen en delen waar, wanneer en met eigen hulpmiddelen.

Deze informatiegedreven ontwikkelingen en het karakter van digitale informatie maken het steeds moeilijker de juiste weg te vinden en de goede keuzes te maken. Reden genoeg voor slim beleid en actieve sturing op het (her)gebruik en delen van informatie. Alleen sturen op compliance en kostenbeheersing is hier niet genoeg. Het doel moet zijn een optimaal gedigitaliseerde informatiehuishouding te realiseren, waarbinnen de professional tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk kan beschikken over betekenisvolle informatie voor de uitvoering van de dagelijkse activiteiten.

Adequate sturing
Informatie-governance richt zich op vragen als ‘Welke informatie hebben we nodig en hoelang?’, ‘Hoe maken we doeltreffend gebruik van het bestaande?’, ‘Welke informatie kunnen of moeten we breder beschikbaar stellen?’ en ‘Wie heeft de verantwoordelijkheid om dat te doen?’.
De noodzaak tot actieve sturing moet ontstaan uit het besef dat:

  • informatie een van de kernwaarden is voor de organisatie en moet worden bestuurd onafhankelijk van de onderliggende technologie;
  • het managen van informatie niet alleen beperkt is door het naleven van wet- en regelgeving;
  • naast het technologisch perspectief, ook de immateriële waarde van informatie in de keten in overweging moet worden genomen.

Binnen de rijksoverheid ligt momenteel de huidige focus voornamelijk op het toepassen van rijksbrede normen en standaarden voor het beheer en passend gebruik van informatie en de control hierop. Informatie wordt nog steeds gezien als eigendom van en beheerd door afzonderlijke organisatieonderdelen of medewerkers en omarmd als een strategische troef. De subjectieve rijkdom van de waarde van de informatie wordt ‘onbewust’ genegeerd voor de organisatie en haar medewerkers. Adequate sturing ontbreekt om het informatiebeleid daadwerkelijk uit te voeren.
Een goed ingerichte besturing op de informatiehuishouding helpt bij het zoeken naar antwoorden op vragen als:

  • Hoe kan de beschikbare informatie zinvol worden ingezet voor organisatie, de ketenpartners en burgers als geheel?
  • Welke informatie ondersteunt de bedrijfsprocessen, vanuit de integrale benaderbaarheid van de ketenbeleid, uitvoering en toezicht: duurzaam toegankelijk, interpreteerbaar en herbruikbaar?
  • Hoe kan passieve informatie omgezet worden in actieve kennis voor medewerkers?
  • Hoe kan de organisatie maximaal profiteren van de rijkdom van de veelheid van beschikbare informatiebronnen?

Waarde van informatie
De antwoorden op deze vragen lijken nu te worden beperkt als gevolg van de vigerende wetgeving, beleid en richtlijnen. Als we die strikt volgen is dat ook zo, maar er is ruimte voor het maken van beargumenteerde keuzen hierin door bedreigingen en kansen zorgvuldig af te wegen. Het bepalen van de waarde van de informatie en informatiebronnen in de context van ketenbeleid, uitvoering en toezicht is de grondslag hiervoor.

Het is geen nieuwe discipline, want informatiemanagement en kennismanagement staan voor het contextafhankelijk managen, gebruiken en uitwisselen van informatie en richten zich op de interacties tussen mensen, en tussen mensen en systemen. Dankzij ontwikkelingen op deze gebieden is de aandacht voor de waarde van informatie toegenomen.
Maar er is nog steeds een toenemende drang om informatie te beheren en beheersen met wetgeving: Archiefwet en regelgeving, privacybescherming, informatiebeveiliging, openbaarheid, eigendom en auteurschap et cetera.
Wederzijds gebruik van informatie en het optimaliseren van de algemene aspecten van het delen van informatie biedt synergieën. Maar we hebben nog steeds weinig grip op de gevolgen van deze lopende digitaliseringslag. De digitale informatiehuishouding en de bijbehorende hoeveelheid redundante en irrelevante informatie groeit, als ook de mogelijkheden om bestaande informatiebronnen te combineren tot nieuwe informatie. Zonder een gerichte governance is dit niet beheersbaar.  

rombout@solcon.nl, Wil Rombout is redactielid van Od.


* P. Beijer, M. Kooper. Information governance: beyond risk and compliance. PrimaVera Working Paper 2010-05. Universiteit van Amsterdam, juli 2010.