1 juni 2014

Het complete overzicht

image for Het complete overzicht image

Jos Boerties
Jos Boerties
Denny Schouten

Jos Boerties
Jos Boerties
Denny Schouten
Denny Schouten

TOCO staat voor Taken en Organisatie Centrale Overheid. Deze database biedt een overzicht van de institutionele opbouw en organisatorische veranderingen binnen de rijksoverheid in de periode 1976 tot heden. Het grote voordeel van dit overzicht voor de archiefbewerkingsoperatie is dat eenvoudig te zien is hoe bepaalde archiefbestanden met elkaar samenhangen en binnen welke context het materiaal beschouwd moet worden. TOCO kan dan ook gezien worden als de institutionele schil van het bestandenoverzicht.

Puzzel
Bij de totstandkoming van deze complexe puzzel is gebruik gemaakt van alle beschikbare institutionele kennis en expertise binnen het Nationaal Archief en Doc-Direkt. Twee informatiespecialisten van BECIS hebben onder begeleiding van het Nationaal Archief gedurende elf maanden gewerkt aan de opbouw van dit overzicht. Niet alleen zijn alle departementen vanuit de situatie in 2012 teruggeleid tot 1975; ook de gegevens van ZBO’s, raden en Hoge Colleges van Staat zijn opgenomen in TOCO.
De opgeleverde database bestaat nu dan ook uit meer dan drieduizend records met namen en taakbeschrijvingen tot op directieniveau, classificaties, hiërarchische en chronologische relaties en overige organisatorische context.

Het idee van een institutioneel overzicht op rijksniveau is overigens niet nieuw. Sommige departementen hadden een eigen digitaal overzicht met institutionele gegevens van hun departement. Daarnaast bieden de Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO’s), staatsalmanakken en vastgestelde organisatieregelingen in samenhang vaak al veel achtergrondinformatie bij de organisatorische veranderingen van de afgelopen decennia. Het innovatieve element van de TOCO-database is echter dat dit soort deeloverzichten en honderden andere officiële bronnen nu terug te vinden zijn in één actueel en interactief overzicht.

Overzicht
Het resultaat is een overzicht van de manier waarop de rijksoverheid zich in de moderne geschiedenis heeft ontwikkeld. Veel historische gebeurtenissen hebben immers een direct effect gehad op haar organisatie en taakuitvoering. Zo was het eind van de Koude Oorlog het startschot van diverse grote bezuinigingsoperaties en reorganisaties bij Defensie, een effect dat goed zichtbaar is door de TOCOorganogrammen van de defensieorganisatie over meerdere jaren te vergelijken.

Ook de toenemende invloed van de Europese Unie is goed zichtbaar in de TOCO-overzichten. Binnen enkele jaren na het Verdrag van Maastricht beschikte elk ministerie over een Directie Europese (of Internationale) Zaken.
Naast dergelijke institutionele reacties zijn echter ook de beleidstrends van de afgelopen decennia duidelijk herkenbaar. Zaken als de privatisering en verzelfstandiging van overheidsorganen, de op- en afbouw van de verzorgingsstaat en de centralisatie van de politieorganisatie kunnen nu op gedetailleerde wijze herleid worden binnen de TOCO-database.

Dat TOCO ook meerwaarde heeft buiten de oorspronkelijke doelstelling is reeds tijdens het ontwikkelingsproces gebleken, de database diende regelmatig als aanvullend instrument bij het opstellen van archiefbewerkingsplannen en inventarissen.

Bijdrage
Het resultaat van de TOCO-database bewijst eens temeer hoe belangrijk het is om bij grote archiveringsprojecten vanuit een overzicht te werken. De investering van tijd, middelen en mankracht om dit overzicht te construeren kan zich al op korte termijn terugbetalen omdat het de efficiëntie en kwaliteit van de fysieke bewerking over de hele linie verhoogt.

Het feit dat met behulp van deze database over een periode van 36 jaar zowel grote departementale verschuivingen als ook naam- en taakwijzigingen op directieniveau kunnen worden herleid, maakt dat TOCO voor alle betrokkenen een welkome aanvulling is in het instrumentarium.
Als archiefselectiestool kan TOCO direct en indirect een grote bijdrage leveren aan de opdracht om relevante overheidsinformatie beschikbaar te stellen aan de samenleving. Dat is onbetwistbaar een prachtig resultaat voor een bijzonder project.

josboerties@becis.nl, Jos Boerties MSc. is adviseur bij BECIS B.V.
dennyschouten@becis.nl, Drs. Denny Schouten is adviseur bij BECIS B.V.